Ambtenaren die hun ivoren toren uitstromen, de straat opgaan en het gesprek aangaan met burgers, bedrijven en andere doelgroepen van beleid. Om samen met hen nieuw beleid te ontwikkelen. Beleidslab in een notendop. Saillant detail: net als de Hollandse Nieuwe komt Beleidslab eigenlijk uit Denemarken.

Het begon allemaal in 2012, toen raakte Dille van Rijssen tijdens een studiereis van Jong BZK in Kopenhagen geïnspireerd door ‘Mindlab’. De gedachte achter dit Deense initiatief: beleidsvraagstukken niet van achter je bureau oplossen, maar door je in te leven in de belevingswereld van de mensen voor wie beleid bestemd is. Van Rijssen nam zich voor om bij BZK een Nederlandse evenknie van Mindlab op te zetten. En zo geschiedde, het management gaf haar groen licht, ze formeerde samen met mede-programmamanager Jos Verlinden een enthousiast projectteam en ‘Beleidslab’ kwam tot stand.

De 4 fases van Beleidslab

  • Analyse. Verkenning van de bestaande kennis.
  • Veldwerk. Inleven in de belevingswereld van de doelgroep. Bijvoorbeeld door het interviewen van burgers, bedrijven, uitvoerders, betrokken sleutelpersonen, maar juist ook minder voor de hand liggende experts (uit andere markten en expertisevelden) die nieuwe inzichten en een fris perspectief kunnen aanreiken.
  • Ideegeneratie. In een soort snelkookpansessie nieuwe oplossingen en benaderingen bedenken op basis van de inzichten uit het veldwerk.
  • Prototyping. Een eerste test voor de daadwerkelijke realisatie van nieuwe oplossingen.

Prototypes testen

Belangrijk onderdeel van de Beleidslabmethode is ‘prototyping’: testen van mogelijke oplossingen, bijvoorbeeld door een conceptbrief, wetsvoorstel, subsidieregeling of maquette eerst snel voor te leggen aan de doelgroep, dus niet pas als iets al helemaal uitgedacht is. “Die prototypes kun je in meerdere ronden testen en op basis daarvan steeds verder verbeteren”, licht Van Rijssen toe. “Dan bereik je al snel een oplossing die in de praktijk beter werkt. Net als in de ontwerpwereld zou dat ook bij de ontwikkeling van overheidsbeleid een normaal patroon kunnen worden.”

Verlinden: “Het leuke van Beleidslab is dat je niet bekijkt hoe een gebouw er technisch perfect uit moet zien, maar hoe het gebouwd kan worden vanuit de wensen van de bewoner. Wij zoeken bij beleidsnota’s nadrukkelijk de mensen op die ermee te maken krijgen. Zo komen we tot beter beleidsadvies en effectievere oplossingen.”

(In beeld verschijnen de volgende zinnen en woorden: Onderdompelen in belevingswereld. Beleidsoplossing. Testen van prototypes. Herontwerpen. Beleidsklant. Beeldtitel: Beleidslab.)

LEVENDIGE MUZIEK

(Op een raam staat het woord 'lab'. Een vrouw noteert iets op een flip-over. Dille van Rijssen filmt zichzelf met een smartphone:)

DE LEVENDIGE MUZIEK SPEELT VERDER

DILLE VAN RIJSSEN: Bij Beleidslab maken we op een andere manier beleid.

Wat we doen, is eigenlijk kort samengevat: het toepassen van ontwerpprincipes op het maken van beleid.

VROUW: En ik hoop dat hier zulke fantastische dingen uit komen dat we gewoon kunnen zeggen: Tadaa, dit is het. En dat vind ik heel spannend.

MAN: Wie wil het stokje overnemen?

We proberen echt vanuit de belevingswereld van de eindgebruiker van beleid slimme oplossingen te bedenken.

Dat doen we in co-creatie met innovatieve partijen, creatieve partijen en die testen we in de praktijk.

JOSIEN KUIPER: Als ambtenaar van Binnenlandse Zaken zit je in een hele hoge toren van 36 verdiepingen hoog.

En wanneer daal je nou af het land in om met mensen te praten om te kijken wat zij nou echt belangrijk vinden?

Dat hebben we gedaan met Beleidslab.

We zijn in de afgelopen periode een aantal malen het land ingegaan en hebben met mensen echt zelf gesproken over wat zij belangrijk vinden.

MAARTEN HEIJLTJES: Ik ben van het Lab Toekomstgericht Wonen en vandaag gaan we onderzoeken hoe wij burgers, mensen op een betere manier kunnen benaderen.

Hai, Maarten.

-Dag.

We hebben het idee ontwikkeld en we gaan kijken, we gaan het tegen jullie aan houden en jullie gaan daar onversneden op reageren eigenlijk.

VROUW: Stel u voor, u bent jarig en u krijgt een brief van de gemeente.

LISETTE VISSERT: Wanneer de overheid iets eerst onderzoekt of het nuttig is dat dat handig is omdat het anders toch een hoop geld over de balk gooien is.

VISSERT: Zou ik apart vinden.

Ik krijg normaal alleen maar rekeningen van de gemeente. Dit is wel leuk.

(Maarten Heijltjes:)

Welke van deze opties spreekt u het meeste aan?

Op deze manier horen we vanuit de praktijk waar het beter kan en dat doen we niet alleen met het Lab Toekomstgericht Wonen ook voor privaat kapitaal-huur en het lab VvE-gemengd wonen.

Wat vond u ervan?

VROUWENSTEM: Verrassend, vond ik het wel, ja.

MANNENSTEM: Jullie zijn de experts erin.

O ja?

-Ja, jazeker.

VAN RIJSSEN: De methode Beleidslab is nog in ontwikkeling.

We doen het nu voor het tweede jaar en omdat we aan het leren zijn, terwijl we het aan het doen zijn organiseren we een paar keer een leernetwerk om van elkaar en met elkaar te leren, te kijken hoe het werkt.

KUIPER: En dat is voor mij de meerwaarde van Beleidslab dat je heel snel test of een beleidsoplossing wel of niet voldoet en zo nee, kun je hem heel snel aanpassen en weer verder gaan.

Simpel.

(Het Nederlandse wapenschild met daarnaast: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het beeld wordt blauw met wit. Beeldtekst: Dit is een productie van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Copyright 2015.)

DE LEVENDIGE MUZIEK SPEELT VERDER

Keukentafelgesprekken

In 2014 en 2015 werd de nodige ervaring opgedaan met toepassing van Beleidslab op diverse beleidsdossiers. Aan ieder lab werkte een team beleidsmedewerkers, aangevuld met een sociale adviseur en een ontwerper. “In de voorbereiding kost het wel meer tijd dan normaal”, weet Verlinden inmiddels. “Je moet niet alleen overleggen, maar ook het veld in.” ”Maar meer geld hoeft het niet te kosten”, vult Van Rijssen aan. “En je eindresultaat is beter”, concludeert Verlinden. “Je hebt ook een efficiënter beleidsproces, omdat je uiteindelijk minder achteraf aan je beleid hoeft te repareren.”

Van Rijssen, tegenwoordig werkzaam bij VenJ: “Het levert veel meer op dan je op het eerste gezicht zou denken. Het Beleidslab ‘Toekomstgericht wonen’ bijvoorbeeld zorgde voor maar liefst 95 ideeën! Een deel daarvan is meegenomen in het reguliere beleid. Daarnaast heb je de leereffecten. Doordat we de gesprekken met de betrokkenen zelf voeren, leer je hoe mensen naar problemen kijken. Dat inzicht haal je niet uit rapporten. Soms voer ik twintig keukentafelgesprekken met mensen in alle uithoeken van het land. Daarbij kan ik echt de diepte ingaan. ‘Jullie zijn de experts’, zeg ik dan. En ze merken wanneer je luistert of niet.”

Huurders en kopers in gesprek over prototypes
Huurders en kopers in gesprek over prototypes, foto: Paul Voorham

Sneller paard

Verlinden zegt er een betere beleidsadviseur door te zijn geworden. “Dat is niet in geld uit te drukken.” Wel tastbaar zijn alle oplossingen van de drie Beleidslabs van 2015 die zijn gebruikt als beleidsadviezen of verwerkt in brieven aan de Tweede Kamer. Verlinden: “De verwachtingen zijn meer dan uitgekomen.”

Momenteel denkt hij na over hoe Beleidslab verder kan worden uitgerold binnen BZK. “Door de reorganisatie is dat nog niet heel concreet. Ik wil wel doorgaan, maar we weten nog niet in welke vorm. Mensen met ideeën hierover zijn welkom om zich bij mij te melden.” Van Rijssen: “Ook gaan we de resultaten nog bespreken met minister Blok; vorig jaar is hij al in gesprek gegaan met de voormalig directeur van Mindlab over deze manier van werken.”

“Als ik mijn klanten had gevraagd wat ze wilden”, zei autopionier Henry Ford ooit. “hadden ze een sneller paard gewild.” Om aan te geven: als je snapt waar mensen behoefte aan hebben, kun je slimmere oplossingen bedenken. Misschien wordt Beleidslab wel een nieuwe draver.

“Nuance in onderzoek komt kwaliteit ten goede”

“Ik ben erg blij dat de overheid mij als burger heeft gevraagd mee te denken over toekomstgericht wonen”, zegt Johan Dompig, deelnemer aan het testpanel van Beleidslab Woonbox. “Erg bijzonder om zo direct mijn ervaringen, behoeften en ideeën te kunnen delen met mensen die er beleid over maken. En ik was blij verrast over de ideeën en informatie die ze zelf al in de Woonbox hadden verzameld. Sommige informatie was voor mij nieuw, maar zeer relevant. Informatie over veiligheidsmaatregelen en politiekeurmerken waarmee je de kans op inbraak kunt verkleinen bijvoorbeeld. Dat soort praktische informatie sluit goed aan bij mijn woonsituatie en leefomgeving.”

“De beleidsmakers luisterden ook echt naar me. Dat stelde me in staat mijn antwoorden te nuanceren. Je ziet namelijk aan de reactie van de ander of de boodschap overkomt. Is iets niet duidelijk, dan kun je een toelichting geven. Je bereikt met deze manier van onderzoek misschien minder mensen, maar de kwaliteit is beter. Er is namelijk meer ruimte voor de menselijke kant van het verhaal.”