De vergaderingen voor zo’n 18.000 politici en ambtenaren uit alle 28 lidstaten van de Europese Unie vinden plaats in het Scheepvaartmuseum en het naastgelegen Europagebouw in Amsterdam.  Marijke Nederpel, secretaresse van de minister van BZK, helpt mee om dat organisatorisch en logistiek vlekkeloos te laten verlopen.

“Mijn leukste ervaring van deze afgelopen vijf maanden? Dat was in januari toen de bewindspersonen in Amsterdam bijeenkwamen voor de Raad van Justitie en Binnenlandse Zaken (JBZ). Voor die JBZ-raad organiseerde ik het informeel programma voor de partners van de bewindslieden. Dit partnerprogramma bestond onder meer uit een boottocht door de grachten en een privérondleiding door het Rijksmuseum. De gids deed het ontzettend leuk en de sfeer onder de deelnemers, onder wie de vriendin van minister van der Steur, was uitstekend. Het leverde ook nog een bijzondere selfie bij de Nachtwacht op.“

Gedetacheerd

“Het is keihard werken tijdens dit voorzitterschap. Net als veel andere collega’s doe ik veel van die taken rondom het voorzitterschap naast mijn reguliere werk.” Maar Marijke doet het met veel plezier. Zo ondersteunt ze, middels een part-time detachering, ook bij de 23 bijeenkomsten die het ministerie van Veiligheid en Justitie (V&J) tijdens dit voorzitterschap organiseert. “Het team had extra mankracht nodig die flexibel en snel aan de slag kon. Geweldig om dit bijzonder gemotiveerde team te ondersteunen. “Maar ook vóór dit voorzitterschap was ik al betrokken vanuit BZK bij bijzondere evenementen zoals een diner voor oud-bewindspersonen, de opening van het gebouw aan de Turfmarkt en de activiteiten rondom tweehonderd jaar Grondwet.”

Marijke Nederpel
Marijke Nederpel, foto: Paul Voorham

Vlekkeloos

“Kort gezegd is het onze taak om de bijeenkomsten op organisatorisch en logistiek gebied vlekkeloos te laten verlopen. De beleidsdirecties zijn onze opdrachtgevers; zij bepalen de inhoud, stellen de gastenlijsten samen en vullen het programma op grote lijnen in. Wij helpen ze vervolgens bij de uitvoering. We regelen het vervoer van de gasten, overleggen met de cateraar en zorgen dat de techniek op de locaties goed geregeld is. In een draaiboek beschrijven we van minuut tot minuut wie wat moet regelen. Ook voorzien we de deelnemers van praktische informatie: hoe laat worden ze opgehaald, hoe laat de vergaderingen zijn, waar de lunch is. Soms worden we gevraagd om een sociaal programmaonderdeel in te vullen. Zo verzorgde ik dus dat partnerprogramma voor de JBZ-raad in januari en hebben we in mei 150 Europese gasten in sloepen door Amsterdam laten varen. Een accordeonist zorgde voor de muziek, de sfeer was echt hartstikke goed.“

Stappenteller

“In de laatste weken voor een evenement, nemen de werkdruk en de hectiek snel toe.

De deelnemerslijsten wijzigen vaak nog op het laatste moment, de techniek moet worden getest, de cateraar komt nog met vragen of een programma-onderdeel start later dan gepland.

Dan moeten we constant improviseren. Meters maken, letterlijk en figuurlijk. Een collega nam tijdens een van de evenementen de proef op de som door een stappenteller te dragen. Ze bleek in één dag achttien kilometer te hebben gelopen. Maar we genieten ervan. Het is zó fijn om te merken dat onze gasten het naar hun zin hebben en onze opdrachtgevers onze inspanningen waarderen.

Ik ben er trots op dat ik daar mijn steentje aan heb kunnen bijdragen. Helaas zit deze bijzondere klus er bijna op. In juli hebben we nog een feest voor iedereen die heeft meegewerkt aan dit voorzitterschap. Daarna dragen we het stokje over aan Slowakije.”