Tekst Bernadette van der Goes
Foto Henriëtte Guest

Toen directeur-generaal Jaap Uijlenbroek eind januari BZK verruilde voor de Belastingdienst was een van zijn eerste acties: het bedenken van een nieuwe topstructuur. In plaats van een extern bureau in te huren riep hij de hulp in van oud-collega Ninke Lansink Rotgerink, directeur Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR).

In zijn laatste functie bij BZK was Uijlenbroek DG Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk, waar UBR deel van uitmaakt. Hij werkte daar al nauw met Lansink Rotgerink samen, onder andere toen UBR adviseerde over de topstructuur van het Rijksvastgoedbedrijf. Bij de totstandkoming van het rapport ‘Topstructuur Belastingdienst’ waren de rollen anders. Waren ze geen directe collega’s meer, maar was Uijlenbroek opdrachtgever en Lansink Rotgerink opdrachtnemer. Hoe verliep dat?

Ninke Lansink Rotgerink

Ninke Lansink Rotgerink, directeur UBR: ‘De samenwerking gaf onwijs veel energie’

“De Belastingdienst staat voor een grote veranderopgave. De nieuwe topstructuur die wij hebben gemaakt is daar de basis voor. In februari 2017 kregen wij van Jaap de opdracht, eind mei waren we klaar. Hoewel ik drie dagen per week werk, ik heb een duobaan, was ik er in die periode fulltime mee bezig. Ik was blij verrast dat Jaap bij ons kwam, want UBR wil dit soort klussen graag doen. Om drie redenen zijn wij er bij uitstek geschikt voor. Wij kennen de rijksoverheid goed, komen bij alle departementen over de vloer. Wij hebben diverse disciplines in huis en hebben veel ervaring met reorganisaties en departementale verandertrajecten. Bovendien werken we zeer nauw samen met de klant.”

Goed schakelen

“Voor ons advies over de topstructuur van de Belastingdienst formeerden we een kernteam waarin zowel experts van de Belastingdienst als van UBR zaten. Het team bestond uit acht mensen: drie van de Belastingdienst en vier van UBR, en ikzelf als projectmanager. Daar omheen was er een flexibele schil van specialisten uit beide organisaties waar we een beroep op konden doen. Als het nodig was konden we capaciteit bijschakelen. We hebben het helemaal samen gedaan. Ik had alle expertise uit de hele organisatie achter me staan, als UBR konden wij echt laten zien wat we in huis hebben. De uitdaging was dat er een deadline was en we hoge kwaliteit wilden leveren. Zowel bij de Belastingdienst als bij ons werd heel goed geschakeld. En snel.”

Pittige tijdsdruk

“Over het vastleggen van de topstructuur kun je niet een jaar doen. De Belastingdienst kampte met het probleem dat de sturing onduidelijk was. Uitvoering en beleid liepen door elkaar heen. In de topstructuur leg je de opbouw van de ambtelijke top vast en hoe je gaat sturen. Zolang je dat niet hebt, kun je niet verder met reorganiseren. De tijdsdruk was pittig, maar de samenwerking gaf onwijs veel energie. Iedereen was erg gemotiveerd en betrokken. Zo organiseerden we halverwege een gezamenlijke bijeenkomst met 27 directeuren van de Belastingdienst, leden van de Bestuursraad van Financiën en een vertegenwoordiging van de medezeggenschap. Iedereen wilde daar graag bij zijn. Sommige mensen kwamen zelfs terug van vakantie. Het gevoel van urgentie dat wij zelf als kernteam hadden werd door iedereen gedeeld. Dat was erg prettig.”

Blik van buiten

“Op dit moment is de Belastingdienst de nieuwe topstructuur aan het invoeren. UBR is gevraagd te ondersteunen bij de implementatie. Niet meer vanuit een kernteam, maar vanuit de verschillende disciplines die wij in huis hebben. Wij zijn de blik van buiten, zijn onafhankelijk. Tegelijkertijd is UBR een onderdeel van de rijksoverheid en voelt het als heel eigen. Opdrachtgevers kunnen daardoor erg open tegen ons zijn. Het helpt dat wij niet uit de organisatie zelf komen, maar elkaar wel heel goed kennen. Wij hebben een rijksbrede blik. Daardoor kunnen we dingen beter plaatsen en begrijpen we waar de ander mee worstelt. Aan de andere kant houden we de rollen strikt gescheiden, is er ook een zekere afstand. Het rapport is óns advies, onze visie. Wat de Belastingdienst ermee doet is hun eigen verantwoordelijkheid. Ik ben er trots op dat ze het advies hebben overgenomen.” 

Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR)

UBR werkt als onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken voor het publieke domein. Doel is de overheid beter, sterker en slimmer te maken. UBR helpt bij grote organisatieveranderingen, complexe ICT-trajecten en innovaties in de bedrijfsvoering. Daarnaast voert UBR taken uit op het gebied van interim-management, HRM, IT, inkoop en financiën.
De medewerkers van UBR kennen de overheid door en door, schakelen snel, zijn innovatief en flexibel. Zij werken elke dag hard voor een overheid die aansluit op de digitale wereld van morgen. Dit doen ze uiteraard niet alleen, maar samen met klanten en partners.

UBR. Voor een ambitieuze overheid.

Jaap Uijlenbroek
Jaap Uijlenbroek, foto Arenda Oomen

Jaap Uijlenbroek, directeur-generaal Belastingdienst: ‘UBR heeft het heel goed gedaan’

“Voordat ik hier kwam is de Raad van Bestuur afgeschaft. En is besloten over te gaan op een SG/DG-besturingsmodel. Een fundamentele verandering. Daardoor hadden we behoefte aan een nieuwe topstructuur. Binnen de Belastingdienst hebben we veel eigen deskundigheid op het terrein van organisatie en personeel, maar ik wilde dat mensen betrokken waren die meer ervaring hebben met hoe je een topstructuur maakt.”  

In balans

Ik wil een organisatie waar voor iedereen duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met elkaar in balans zijn, en er een duidelijk onderscheid is tussen beleid en uitvoering. Waarbij het DG zo is ingericht dat het goed is verankerd binnen het ministerie van Financiën. En de primaire processen zoals het fiscale deel, Toeslagen, de Douane en de Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst met elkaar in balans zijn.”

Gecombineerd kernteam

“Ik koos voor UBR omdat ik mensen wilde die ervaring hebben met het maken van een topstructuur in een politiek-bestuurlijke context. Eerder had ik bij het ontwerpen van de topstructuur van het Rijksvastgoedbedrijf met UBR uitstekende ervaringen, dus toen heb ik Ninke weer gevraagd. Maar wij hebben ervoor gezorgd dat wij er zelf nauw bij werden betrokken. De topstructuur is gemaakt door een gecombineerd kernteam van UBR en de Belastingdienst. Het combineren van kennis van de Belastingdienst en het maken van een topstructuur vereist een breed samengesteld team: mensen van de Belastingdienst en mensen van UBR met deskundigheid in het maken van een topstructuur. Zo werd de kennis en ervaring van twee kanten benut.”

Lekker bezig

“De topstructuur bevat de cruciale bouwstenen voor de rest van de reorganisatie. Nadat het advies klaar was, hebben we het voorgelegd aan de medezeggenschap. Op 23 september was dat afgerond en zijn we gestart met het werken in de nieuwe topstructuur. Nu volgt de verdere implementatie. De directies zijn er nu op een dieper niveau verder mee aan de slag. We zijn lekker bezig.”
“UBR heeft het heel goed gedaan. Met een extern adviesbureau was dit niet mogelijk geweest. Daar hebben ze onvoldoende kennis over de duizend en één details en spelregels waar rekening mee moet worden gehouden. UBR beschikt over de hele reorganisatiedeskundigheid binnen de rijksdienst. Daarmee voorzien ze echt in een behoefte. Ook daarom betrekken we hen bij de verdere implementatie. Ik vind dat de kennis die bij dit soort reorganisatieprocessen wordt opgedaan behouden moet blijven binnen de rijksoverheid. Iedereen leert daarvan.”