(Nog geen) Resident 1.5

Natuurlijk waren programmamanager Rutger Heemskerk (OBP, directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel) en zijn team zich er terdege van bewust dat zelfs gedeeltelijke terugkeer naar De Resident (projecttitel: Resident 1.5) nog geen ‘gelopen koers’ was. Maar stel nou dat er per 1 september wél iets had gekund. Dan moest het VWS-gebouw daar wel tijdig op aangepast zijn, en de communicatie helder zijn. En dat was precies wat Rutgers team, in samenwerking met FMH (Facilitair Management Haaglanden) en DCo (directie Communicatie), voor elkaar had gebokst. Met gekleurde routeborden, vloermarkering, Webex-vergaderschermen en nog een héél scala aan aanpassingen zou het hebben gekund… Zelfs de opgestapelde stoelen in de vergaderzalen waren al keurig verwijderd. "Tijdens een rondgang langs alle directies hadden we de wensen en behoeften geïnventariseerd", blikt Rutger terug. "We hadden een schema opgesteld met de bezetting per etage, die per maand wellicht zou kunnen groeien. We hebben in al onze interne communicatie steeds benadrukt dat het ging om 'mogelijk gedeeltelijke' terugkeer. Het woord definitief is hierbij bewust nooit gebruikt."

Teamontmoetingen (uit en thuis)

Rutger snapt dat het uitstel ("we noemen geen nieuwe streefdatum") voor veel VWS’ers teleurstellend is. "Zeker, er zijn ook collega’s die aangeven dat thuiswerken voor hen beter en effectiever is. Maar er zijn er minstens evenveel die, om uiteenlopende redenen, sterk de behoefte hebben om juist wél naar De Resident te komen. Al is het maar één of twee dagen per week." Dat zit er voor de meesten dus voorlopig níet in, collega’s met vitale functies uitgezonderd. Pleister op de wonde is dat er wel meer mogelijkheden zijn voor teamontmoetingen, zowel binnen als buiten De Resident. Rutger: ‘‘Teamontmoetingen zijn mogelijk; als het niet in De Resident kan, dan in zaal- en horeacagelegenheden in de omgeving. Mits die aan de RIVM-richtlijnen voldoen, uiteraard! De MT’s en secretariaten weten welke mogelijkheden er zijn, dat zijn er best veel." Ander lichtpuntje is dat voor VWS binnenkort extra kantoorruimte beschikbaar is. "Dat klinkt nu misschien wat onlogisch, maar we zijn blij dat we vanaf eind dit jaar extra vergader- en werkplekken kunnen gebruiken in Bruggebouw-Oost aan de Juliana van Stolberglaan en  Terminal-Noord aan de Schedeldoekshaven. Dat is zeer gewenst omdat  in De Resident te weinig ruimte is om VWS te huisvesten. Ongeacht of dit nu gaat om het aantal bureauwerkplekken of ontmoetingsruimtes."

Aanwezigheids-app

Bij de (mogelijk gedeeltelijke) terugkeer naar Resident 1.5 was zo ongeveer aan alles gedacht. Zoals het gebruik van kleurenroutes, beperkte liftcapaciteit en extra schoonmaak. "We waren ook bezig met een 'pilot' voor het gebruik van een aanwezigheids-app", aldus Rutger. "Bij OBP en de directie CZ is hiermee al getest. Wie naar kantoor wil komen, of bezoekers wil uitnodigen, moet dit een dag van tevoren aangeven via de app. Mocht het maximum zijn overschreden, dan meldt de app dat het niet kan, zodat je niet vergeefs naar Den Haag reist. We kijken nu of de crisisorganisatie de app al kunnen gaan gebruiken."
De videofilm die was gemaakt om VWS’ers , via VWSnet, wegwijs te maken in Resident 1.5 gaat nog even in de ijskast. Rutger: "Die gaat dus voorlopig ook op de plank, maar kan hopelijk toch óóit worden gebruikt. Dat de collega’s in die video zomers zijn gekleed, moeten we dan misschien maar voor lief nemen."

Lees ook het artikel in de vorige vws#Dia