Tekst Roos van Keulen & Loes van Bergen
De nieuwe leergang Multilateraal Onderhandelen
Elke dag zijn er over de hele wereld tientallen mensen voor het Koninkrijk aan het onderhandelen in verschillende multilaterale fora. De effectiviteit van deze onderhandelaars heeft direct invloed op onze veiligheid, welvaart, de internationale rechtsorde en de effectiviteit van de internationale samenwerking.
Dit vergt diepgaande kennis en expertise. Een diplomaat moet in zowel bilaterale als multilaterale contexten met mensen uit zeer verschillende culturen overeenstemming zien te bereiken op complexe thema’s zoals veiligheid, klimaat of economie. Vooral bij de multilaterale posten bleek er een grote behoefte te zijn aan een verdiepend leertraject multilateraal onderhandelen voor nieuwe medewerkers.
Leestijd: 6 minuten.
Aan dat geluid heeft Jan Reinder Rosing, ervaren diplomaat en trainer en momenteel werkzaam bij DARE, gehoor gegeven. In samenwerking met Roos van Keulen, onderhandelingswetenschapper, werkzaam bij DVB-NW en David Oey van de Academie voor Internationale Betrekkingen heeft Jan Reinder een pilot opgezet voor en door diplomaten over de kunst van het onderhandelen in een multilaterale setting.
Een dergelijke interne, specialistische en gevorderde cursus onderhandelen, waarbij concrete praktijkvoorbeelden en ervaringen worden gedeeld en geduid aan de hand van de theorie, ontbrak tot nu toe nog bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hoe is de pilot verlopen en wat hebben de deelnemers geleerd?
De leergang werd opgedeeld in vijf sessies, verdeeld over negen weken. De pilot richtte zich op onderhandelingen binnen drie prominente fora voor multilateraal onderhandelen: de Verenigde Naties, de Europese Unie en de Noord-Atlantische Verdrags Organisatie (NAVO). De 21 geselecteerde deelnemers kwamen van (of gingen binnenkort naar) afdelingen en posten waar men zich veel bezighoudt met multilaterale onderhandelingen.
Zo waren er deelnemers die momenteel voor BZ in Den Haag werken – waaronder een groot aantal DVB’ers, een aantal mensen van de posten en een paar deelnemers van andere departementen.
De eerste paar sessies bestonden uit een combinatie van masterclasses en workshops. In de masterclasses werden ervaringsdeskundigen, zoals Mark Zellenrath, Audrey Goosen en Bart Jan Wegter uitgenodigd om hun ervaringen, tips en ideeën over succesvol multilateraal onderhandelen te delen.
Zo werd er door alle uitgenodigde sprekers gehamerd op het belang van een goede voorbereiding om het onderhandelingsspel goed te kunnen spelen: niet alleen je eigen instructie, positie en kaders goed kennen, maar je met name ook goed inlezen over de onderhandelaars die tegenover je zitten, de geschiedenis van het land dat ze vertegenwoordigen en de rules of procedure van het forum waarbinnen je onderhandelt.
Audrey Goosen (Nederlandse permanente vertegenwoordiging bij de EU in Brussel) zei het volgende over de verschillende onderhandelingsfases:
‘Alle fases van onderhandelen zijn belangrijk. Het is net als het spelen van meerdere schaakspellen tegelijkertijd, waarbij de juiste timing en op de juiste manier inzetten je veel goodwill kan opleveren.’
Verder werd ingegaan op het (subtiele!) gebruik van humor om de sfeer in een onderhandelingsruimte te ontdooien, werd het belang van (Engelse) taalkennis benadrukt om belangrijke nuances in onderhandelingsteksten goed te vatten, en werden er voorbeelden gegeven van hoe culturele verschillen tijdens onderhandelingen voor extra uitdagingen kunnen zorgen.
Ook werd er veel ruimte gegeven voor discussie: sommigen ervaringsdeskundigen waren bijvoorbeeld sceptisch over het tonen van emoties tijdens onderhandelingen, terwijl anderen juist benadrukte dat emoties (tonen) tijdens onderhandelingen onvermijdelijk is en je hier enkel mee kan leren omgaan.
De voorbeelden en tips van de ervaringsdeskundigen werden tijdens workshops geduid aan de hand van de theorie en wetenschap over onderhandelen: Jan Reinder gaf op de eerste dag een workshop over de vijf verschillende conflictstijlen (van het Thomas Kilmann model) waarbinnen onderhandelaars (kunnen) opereren.
Roos gaf een workshop over cognitive biases – denkfouten – waar onderhandelaars vaak mee kampen tijdens een onderhandeling en hoe ze aan de hand van verschillende onderhandelingstechnieken daar strategisch op in kunnen spelen.
De tweede sessie stond in het teken van samenwerking, emoties & geloofwaardigheid. Tijdens de workshop ging Roos in op de vraag hoe je als onderhandelaar met ‘pathos’ – emoties – van jezelf en van anderen kan omgaan en hoe je tactisch gebruik kan maken van deze emoties. Tevens kwam tijdens deze workshop aan bod hoe je als onderhandelaar een goede reputatie kan opbouwen en geloofwaardigheid kan tentoonspreiden voorafgaand aan, en tijdens, een onderhandeling.
Tijdens de derde sessie werd het bedrijf Intercultural Business Improvement uitgenodigd om op basis van hun expertise een theoretisch kader te schetsen over de rol van cultuur (inclusief taal) in onderhandelingen en wetenschappelijke inzichten over culturele verschillen te delen.
Er werd uitgelegd hoe culturele verschillen kunnen leiden tot verschillende conflictstijlen, verschillende uitingen van beleefdheid, verschillende onderhandelingsdoelen en verschillende verwachtingen over het verloop en de structuur van een onderhandeling.
Tijdens de workshop werden hierover herkenbare voorbeelden aangehaald. Zo zien high context culturen het opbouwen en onderhouden van een band met de ander als belangrijke schakel in het proces van een onderhandeling (relatiegericht), terwijl low context culturen meer gericht zijn op de inhoudelijke voor- en nadelen van de mogelijke uitkomsten (taakgericht; het begrip high context/low context werd 1976 geïntroduceerd door E.T. Hall).
Met hun aandacht voor de relationele aspecten van communicatie kunnen onderhandelingspartners uit high context culturen hun Nederlandse counterpart als te zakelijk, onpersoonlijk, ja zelfs onbeleefd ervaren. Andersom kunnen Nederlandse onderhandelaars de indruk krijgen dat hun partners uit high context culturen lang van stof zijn, vaag en onduidelijk, en alsmaar om de hete brei heen draaien.
De deelnemers leerden dat in een interculturele onderhandeling het niet gaat om je geheel aan de ander te accommoderen, maar om inzicht in culturele verschillen (interculturele sensitiviteit) en flexibiliteit in je stijl (interculturele communicatie). De kernboodschap die de deelnemers meekregen was: wees je bewust van je eigen culturele gewoontes, en toets wat de ander nodig heeft om jouw intenties, en je stijl, correct te interpreteren.
Tot slot kregen deelnemers tijdens deze sessie feedback op de Intercultural Readiness Check (IRC) die ze vooraf aan de sessie hadden ingevuld: een persoonlijke checklist waarin men inzicht krijgt over welke interculturele competenties ze al goed bezitten, en welke nog ruimte voor ontwikkeling bieden.
Tijdens de vierde sessie brachten de deelnemers alle opgedane theorie in de praktijk in een originele onderhandelingssimulatie. Voor de vijfde en laatste sessie werden deelnemers opgedeeld in een multilateraal forum naar keuze, om daarover nog meer praktische en specifieke informatie te krijgen en concrete vragen te stellen.
Bij de afsluiting van het leertraject waren deelnemers enthousiast: ze gaven aan nieuwe kennis op te hebben gedaan, zich bewuster te zijn van alle essentiële elementen in een onderhandeling en zich nu beter voorbereid te voelen op een volgende functie op een multilaterale post.
Deelnemer Carlijn Lubbinge, werkzaam op de ambassade in Ankara, blikt terug:
‘Ervaren collega’s wisten moeiteloos te illustreren hoe kennis en vaardigheden even belangrijk zijn in het multilaterale werk. Zij brachten de magie van het onderhandelen aan ons over met hun ervaringen en met mooie one-liners als: ‘Het gaat om het tonen van lef.’ ‘Informatie is macht!’ ‘Vergroot invloed en impact.’ ‘Walk the talk!’ en ‘Echt álles is politiek’.'
Olivia Lin, deelnemer van de leergang en werkzaam bij de Taskforce Cyber bij DVB, concludeerde:
‘Tijdens de leergang kwamen alle facetten van het onderhandelen aan bod: van theorieën over emoties en conflictstijlen tot het in praktijk brengen daarvan. Ik heb weer meer geleerd over het diplomatieke van onderhandelen en beveel deze leergang van harte aan, ook voor de ervaren onderhandelaars!’
Evaluatie pilot: hoge score, nuttige feedback en hopelijk jaarlijks traject
Tijdens de evaluatie beoordeelden de deelnemers alle sessies met een 8 of hoger: een hele goede score voor een pilot! De deelnemers hebben daarnaast nuttige feedback gegeven voor de volgende edities, om het leertraject nog functioneler en effectiever te maken. Al met al was de pilot dus een groot succes waar zowel de deelnemers, als de posten – waar het verzoek voor dit leertraject initieel vandaan kwam – heel blij over waren.
Wat deze leergang vooral uniek en waardevol heeft gemaakt is de inductieve, bottom-up approach: een cursus gegeven door ervaren diplomaten, waarbij hun praktijkvoorbeelden en ervaring worden geduid aan de hand van de theorie en wetenschap.
Voor het ministerie van Buitenlandse Zaken is het van groot belang om dit soort waardevolle kennis, ervaring en tips over onderhandelen van ervaren diplomaten te verankeren binnen de organisatie, in plaats van dit uit te besteden aan een externe partij. Wij hebben immers veel kennis over diplomatieke onderhandelingen al zelf in huis… Hopelijk blijft de leergang dan ook niet bij een pilot, maar wordt het een geïnstitutionaliseerd jaarlijks traject binnen ons ministerie!
