“Inkoopadviseurs hebben best wel wat invloed”

Aan het woord is Mariska Fuller-Huizing, inkoopadviseur – samen met twee collega’s - voor het samenwerkingsverband Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland. “We zijn drie Friese plattelandsgemeenten met elk nog geen 30.000 inwoners. Wat ligt dan meer voor de hand dan de handen ineen te slaan en gezamenlijk onder andere de inkoop, de afgifte van vergunningen en de financiën te regelen? Het komt de kwaliteit ten goede, we reduceren kosten en we delen kennis!”

Elektrische auto’s

“Of het nu gaat om de renovatie van het stationsplein, het plaatsen van zonnepanelen op het gemeentehuis, de aanleg van een park of de aanschaf van elektrische auto’s voor een gemeentelijke dienst; bij ons begint de aanbestedingsprocedure. Neem als voorbeeld elektrische auto’s. Nadat het  besluit tot aanschaf is genomen, gaan we met de verantwoordelijk wethouder of gemeenteambtenaar om tafel zitten om een aantal zaken door te nemen. Enerzijds zaken die te maken hebben met de auto: wat moet de actieradius zijn, is het voor personen- of vrachtvervoer, hoe hoog is het budget? En anderzijds kijken we - aan de hand van een aantal criteria - wat een wenselijke procedure is en waarop we gaan gunnen: Meervoudig, enkelvoudig, nationaal of Europees?”

“Omdat we als maatschappelijke waarde ‘lokale inkoop’ hoog in het vaandel hebben staan, nodigen we - als de markt dat toelaat – ook altijd minstens twee lokale of regionale ondernemers uit om te reageren op onze aanbesteding. En verder zetten we de aanbesteding ook nog op Twitter en in onze inkoopkalender op de website.”

Nadat de inschrijvingstermijn om is, wordt de beoordelingscommissie bijeen geroepen die de reacties gaat beoordelen. Springt er iemand uit, dan wordt die het voorlopig gegund. En als er geen bezwaar wordt gemaakt - het komt namelijk wel eens voor dat een concurrent wat moeite heeft zijn verlies te nemen -, dan wordt het een definitieve gunning. Zoals ik in het begin al zei: het kan heel snel gaan, maar normaliter duurt een procedure - van begin tot einde - tussen de 3 maanden en een half jaar.”

Spin in het web

“De inkoopadviseurs zijn een spin in het web. We geven gevraagd, maar ook ongevraagd advies. Als bijvoorbeeld de voltallige gemeenteraad zegt duurzaamheid hoog in het vaandel te hebben, dan stimuleren we dit in onze inkoopadvisering. Maar omgekeerd kunnen we ook wel eens op de rem trappen: ‘is dit nu wel zo nodig, kunnen we dit niet op een andere manier bereiken’. En gelukkig worden we serieus genomen, want hoewel onze adviezen niet bindend zijn, worden ze bijna altijd opgevolgd.”

“Maar niet alleen intern moet je je contacten op orde hebben, ook in je externe relaties moet je blijven investeren. We hebben gelukkig uitstekende contacten met drie ondernemersclubs, hier uit de regio. En ook bij het ministerie van EZK  zijn we geen onbekende. Zo hebben we meegedaan in een regioteam Noord van Beter Aanbesteden en zijn pilotorganisatie geworden voor het evalueren van aanbestedingen door de enquête Beter Aanbesteden. Ook wordt nu gekeken of onze manier van werken als het gaat om de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt landelijke standaard kan worden. En verder is onze wethouder Rob Jonkman regiovertegenwoordiger Noord.”

“We hebben als inkoopadviseurs best wel wat invloed. Er zou alleen wel wat meer samengewerkt mogen worden, met name ook met de ondernemers. Marktpartijen weten vaak beter dan wij wat er speelt en willen dit ook graag delen. En vergeet niet: hoe beter je de markt kent, hoe beter je aanbestedingsdocument daarop aansluit. Daar mogen we nog best een tandje hoger schakelen. Mooi dat Beter Aanbesteden daar ook aandacht aan besteed.”