''Het verbeteren van de communicatie kan ik alleen maar toejuichen''

Tekst Arthur Simonse
Foto Bart van Vliet

Charlotte de Swart geeft samen met haar broer Mitchell en zus Brigitte leiding aan familiebedrijf De Swart Services BV in Leidschendam. Een bedrijf met 32 werknemers dat zich al 44 jaar bezighoudt met vastgoedonderhoud, voornamelijk voor de zakelijke markt. Voor de helft van hun opdrachten zijn zij aangewezen op aanbestedingen.

Charlotte de Swart, Eigenaar De Swart Services Vastgoedonderhoud

Hoe werkt aanbesteden voor een ondernemer? Wat vind je van Beter Aanbesteden? Wat kan de overheid doen om het voor MKB'ers makkelijker te maken?

Scroll naar beneden en klik op de bullets onder de foto's om Charlotte's verhaal te lezen.

Wat is je grootste probleem met hoe het aanbesteden op dit moment werkt?

“Wat ze allemaal wel niet van je willen weten, nadat je je hebt aangemeld als gegadigde! Vooral het Plan van Aanpak kost veel tijd: Hoe ben je van plan de klus te klaren, liefst van minuut tot minuut uitgeschreven. Nog te vaak worden aanbestedingsteksten opgesteld door de mensen van de afdeling Inkoop en niet door mensen die verstand hebben van de praktijk.”

Wat gebeurt er nadat je je hebt ingeschreven voor een opdracht?

“Er zit gemiddeld zes tot acht weken tussen het moment van inschrijven en de gunning. In die tussentijd moet je, zoals ik al zei, erg veel informatie geven die er in mijn ogen niet toe doet. Gelukkig kun je, nog wel vragen stellen over de opdracht, zodat het allemaal wat scherper wordt. En dan is het wachten, met gelukkig zo af en toe een positief resultaat.”

Je werkt ook voor de Gemeente Den Haag, hoe gaat dat?

“We doen veel opdrachten voor de gemeente Den Haag. Zij vormen een prettige uitzondering en weten hoe een goede, werkbare aanbesteding eruit moet zien. Ze willen niet al die onzindetails weten, zijn to the point en kunnen inschatten wat praktisch haalbaar is. Zij zouden vaker met hun inkoop-collega's om tafel moeten zitten om hun goede voorbeeld te delen.''

Waar moet Beter Aanbesteden nog meer aandacht voor hebben?

''De wet- en regelgeving. Voor ons heel ongrijpbaar. Neem de certificaten die je moet hebben én onderhouden, door trainingen en audits die je krijgt. Je doet je best om daaraan tegemoet te komen, terwijl je collega - met geen óf met een verouderd certificaten werkt -, een aanbesteding onder je neus vandaan kaapt. Er wordt nog teveel met twee maten gemeten.

De Swart Services loopt al een tijdje mee. Hoe ging dat vroeger met aanbesteden?

“Je hoeft bij mijn vader niet aan te komen met aanbestedingen. Hij ging met de opdrachtgever naar het gebouw, en daar werd ter plekke de aanpak en kosten besproken. Ik zie mijn opdrachtgever vaak pas na de gunning. Ik begrijp dat Beter Aanbesteden de communicatie tussen inkopers onderling én tussen inkopers en de markt wil verbeteren. Dat kan ik alleen maar toejuichen!''