Hoe verdeel je een bezuiniging van circa 90 miljoen euro op het totale apparaat over een ministerie zonder dat het piept en kraakt? Als het nieuwe kabinet in 2024 besluit om te bezuinigen, begint voor het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) een complex proces achter de schermen. Twee collega’s uit de F-kolom, Erik van Bussel (Financiën en Inkoop, FenI) en Pieter van de Sande (Financieel Economische zaken, FEZ), nemen ons mee in hoe dat proces eruitziet, en wat het vraagt van mensen, structuren en samenwerking.
Van hoofdlijnen naar euro's
“Elk kabinet komt met eigen prioriteiten,” vertelt Erik, coördinerend DG-controller bij DG Mobiliteit. “In dit geval ging het om bezuinigen op subsidies, specifieke uitkeringen en ambtenaren. Door die politieke keuzes moeten zogenaamde “taakstellingen” worden verwerkt. Oftewel: er moet geld worden gevonden.” Voor IenW kwam dat voor de bezuiniging op ambtenaren neer op een taakstelling op het apparaat van 90,3 miljoen euro. “Die taakstelling is niet willekeurig,” vult Pieter aan. “Er is gekeken naar de groei van de kosten van de apparaatsbudgetten sinds 2018. Dat bleek 22% te zijn. Het kabinet heeft besloten dat de budgetten terug moeten naar het niveau van 2018. En dus wordt er op basis van de personele budgetten een verdeelsleutel toegepast over alle ministeries.” Die verdeelsleutel is het startpunt. Daarna begint het werk binnen het departement”.
Verdeling van de taakstelling
In de hele taakstellingsopgave voor IenW worden twee ‘budgetstromen’ onderscheiden: het apparaat (zoals personeel, ICT, huisvesting) en het programma (denk aan subsidies en specifieke uitkeringen). Pieter, als concerncontroller, richt zich binnen FEZ op het eerste. Erik kijkt naar alle taakstellingen. “Maar die budgetstromen hangen natuurlijk wel met elkaar samen,” zegt Erik. “Minder mensen betekent ook minder capaciteit om programma’s uit te voeren.” Vanuit de regiegroep en afstemmingsgroep, waarin FEZ, HRM en de DG’s vertegenwoordigd zijn, wordt een voorstel uitgewerkt. De opdracht aan Pieter en zijn collega’s: vertaal de taakstelling naar concrete kortingen binnen het ministerie. “We hebben uiteindelijk gekozen voor een rationele, eerlijke verdeling,” zegt Pieter. “Iedere DG levert naar rato van zijn apparaatsbudget. Iedereen draagt bij.” Toch blijft het een gevoelig proces. “Elke directie heeft legitieme redenen waarom zij niet gekort zou moeten worden,” zegt Erik. “Van CO₂-doelstellingen tot vrachtwagenheffingen: er zitten vaak hele belangrijke beleidsdoelen aan vast. Maar het geld moet helaas ergens vandaan komen.”
Weinig frictie
Erik en Pieter opereren vanuit verschillende rollen en belangen. Erik bewaakt vanuit FenI het DG-belang en adviseert ‘zijn’ directies, met als doel de impact van bezuinigingen zoveel mogelijk te beperken. Pieter kijkt vanuit FEZ naar het grotere geheel en zorgt voor cijfermatige consistentie. “Daar kunnen soms spanningen ontstaan,” erkent Pieter. “Maar het helpt enorm dat we elkaars rol begrijpen.” En wat opvalt: ondanks die verschillende invalshoeken is er weinig frictie. “We hebben elkaar tijdens dit traject nauwelijks direct gesproken,” lacht Erik. “Het meeste loopt via afdelingshoofden en bestuurlijke lijnen. Maar functioneel snappen we elkaar. We voeren dezelfde strijd, alleen op een ander niveau.”
Uitvoerende diensten
Een belangrijk onderdeel van deze taakstelling was het ‘ontzien’ van uitvoerende diensten zoals Rijkswaterstaat en ProRail. Maar dat bleek in de praktijk lastig. “Uiteindelijk dragen zij ook bij,” zegt Pieter. “Dat was cruciaal, want anders had de bestuurskern een veel zwaardere klap gekregen. Nu leveren ook deze uitvoeringsorganisaties een stukje in. Dat scheelt enorm.” Dat ‘iedereen meedoet’ is mede te danken aan de inzet van de SG, benadrukken beiden. “Hij heeft vanaf het begin benadrukt dat dit een collectieve opgave is,” aldus Pieter. “Zonder die gezamenlijke lijn hadden we ongetwijfeld meer strijd gehad.”
Meer dan een Excel-oefening
Hoewel het proces een flinke dosis rekenwerk vergt, is het volgens Erik en Pieter allesbehalve een droge Excel-oefening. “Het gaat uiteindelijk over mensen,” zegt Erik. “Over medewerkers, directe collega’s, over werkdruk, over beleidsambities. Als je minder geld hebt, kun je minder doen. Zo simpel is het.” Bij sommige onderdelen wordt gekeken of natuurlijk verloop soelaas biedt. “De verwachting is dat we functies zoveel mogelijk kunnen laten afvloeien zonder gedwongen ontslagen,” zegt Pieter. “Dat lijkt nu te gebeuren, mede doordat we een relatief vergrijsde organisatie zijn.” Toch blijven er zorgen. “Er komt altijd een moment dat je moet kiezen: doen we dit nog wel, of laten we het los?” zegt Erik. “Dat vraagt om een scherpe blik op onze rol. Zijn we bezig met de juiste dingen? En doen we die dingen goed?”
Keuzes en consequenties
Het inboeken van de taakstelling betekent ook keuzes maken die doorwerken in het beleid. Erik: “Neem de vrachtwagenheffing. De heffing wordt opgehaald bij transportsector (door een tarief per verreden kilometers) en de ontvangsten worden gebruikt voor verduurzaming van het wagenpark. Toen daar ook op bezuinigd dreigde te worden, hebben de directie en DG duidelijk aangegeven dat dit geen begrotingsgeld is, maar geld van de sector zelf. Dat is gelukt. Maar het illustreert hoe snel beleidsdoelen onder druk kunnen komen.” Hetzelfde geldt voor subsidies en programma’s rond CO₂-reductie. “Daar zitten directe gevolgen aan als je budgetten terugschroeft,” legt Erik uit. “En dan moet je als organisatie durven zeggen: dit gaan we dus anders doen, of misschien helemaal niet meer.”
Mogen we je een aantal vragen stellen over het FIB jaarbericht? Klik dan hier.
Leren van elkaar
Tijdens het proces werd er ook continu afgestemd met andere departementen. “Iedereen zit in hetzelfde schuitje,” zegt Pieter. “Sommige ministeries sloten hun uitvoerende diensten helemaal uit, anderen niet. We hebben veel gehad aan die gesprekken. Je leert van elkaars aanpak.” Ook binnen IenW zelf was er veel afstemming tussen de verschillende directies. Erik: “Wij DG-controllers overleggen nauw, juist omdat het advies aan onze eigen DG, juiste gevolgen heeft voor de andere DG’s. Wat er besloten wordt voor mobiliteit, kan gevolgen hebben voor luchtvaart of milieu. Dan is het wel netjes om elkaar op tijd op de hoogte houden.”
Vooruitkijken
Wat brengt de toekomst? Pieter is realistisch: “De kans bestaat dat er met de voorjaars- of miljoenennota nog extra taken of bezuinigingen komen. We zijn nog niet helemaal klaar.” Erik vult aan “Ik hoop dat we het nu een beetje kunnen afronden en dat de organisatie weer door kan. Want zolang er onzekerheid is over budgetten, houden mensen de adem in.” “We hebben deze klus samen opgepakt,” zegt Pieter. “Met vallen en opstaan. Maar wel met oog voor elkaar. En dat maakt dat we er vertrouwen in houden.”
