Hybride werken in PostNL’s nieuwe hoofdkwartier

De mogelijkheid om thuis te werken bestond bij PostNL al pre-corona. "Maar in de praktijk werkten mensen vier of vijf dagen per week op kantoor", vertelt Van Ierland. Plotseling veranderde dat naar iedereen de hele week thuis. We streven nu naar een nieuwe vorm: hybride werken. Een mix van fysiek op kantoor werken én werken op afstand. Dat kan behalve thuis dus ook in een ander PostNL-pand zijn dan waar je normaal zit."

Gesprekken

Al twee jaar terug creëerde PostNL gebruikersgroepen met collega’s die meedachten over de inrichting van het nieuwe kantoor. In de laatste anderhalf jaar hebben ook zij andere ideeën gekregen bij het aantal werkplekken en informele overlegplekken. “Gaandeweg is het idee van hybride werken ontstaan, met als kern: naar kantoor kom je vooral om samen te werken. We hebben vervolgens regelmatig met de medezeggenschapsraad over hybride werken gesproken, de directie hierbij betrokken en live events georganiseerd waarin bepaalde thema’s werden uitgelicht. Ook met de vakorganisaties hebben we over hybride werken gesproken. Zo hebben we een cao afgesloten waarin een thuiswerkvergoeding is opgenomen.” Het bedrijf ging dus niet over één nacht ijs. Momenteel buigen alle managementteams zich nog over welke overlegvorm wanneer wenselijk is.

Samenwerkplekken

PostNL probeert zijn vierkante meters in te richten op een manier die bij de eisen en wensen van nu past. Het aantal arbowerkplekken wordt fors verminderd. Het gros van onze mensen komt doorgaans niet naar kantoor om daar afgezonderd aan een bureau te werken, zo is de gedachte. "Maar al met al heeft de herinrichting van het pand niet geleid tot een kleiner oppervlakte aan werkruimte. De samenwerkplekken vragen namelijk veel meer ruimte met whiteboards en digitale hulpmiddelen. Er zijn twee verdiepingen met flexibele wanden met een rail in het plafond. Afhankelijk van de setting en de groep kun je je ruimte passend inrichten."

Tools

Zo worden kantoorruimtes ook ingericht met aandacht voor hybride vergaderingen. "Straks kan het zijn dat er toevallig vijf collega's op het hoofdkantoor zitten en maar één vanuit huis meedoet. Hoe zorg je dan dat die ene collega zich voldoende betrokken voelt en gelijkwaardig deel uitmaakt van de vergadering? Dat wordt de uitdaging. We hebben onder andere vergadertools aangeschaft waarbij wordt ingezoomd op de spreker. Die ene thuiswerker ziet ook een overzicht van de hele vergaderruimte. De voorzitter moet vervolgens zorgen dat iedereen zich gehoord voelt", aldus Van Ierland.

Pizzasessie

PostNL gaat ook spitsmijden extra stimuleren. "Is er een fysieke vergadering nodig? Dan adviseren wij deze na 10.00 uur te houden of niet later dan 16.00 uur klaar te zijn. Je kunt ook kiezen voor een pizzasessie, waarbij je pas na de spits naar huis gaat. Zo kunnen meer mensen op een rustige en zo duurzaam mogelijke manier naar kantoor komen, zoals met het OV. Mede daarom verhuisden we dit jaar naar het Stationspostgebouw, direct aan het station Holland Spoor."

Evalueren

"We hebben straks de flexibiliteit en materialen om in te spelen op verschillende hybride werkvormen. Het wordt belangrijk om hybride werken regelmatig, bijvoorbeeld eens per kwartaal, te evalueren in je team. Hoe vinden we dat het gaat? Wat willen we vasthouden en wat kan beter? Probeer dat niet vanuit de top te bepalen, maar laat vooral je medewerkers aan het woord om feedback te geven", adviseert Van Ierland.

Gedrag

Woensdag 1 september (een aantal weken na dit interview) ging PostNL officieel over. "Een mogelijk ‘risico’ is dat alle werknemers straks dagelijks naar ons mooie nieuwe kantoor willen komen", vertelt Van Ierland met een knipoog. "Laten we vooral het goede uit de coronatijd behouden: het besef dat het niet nodig is om elke dag naar kantoor te komen en in de spits te staan. Ik verwacht niet dat we massaal vervallen in ons oude reis- en werkgedrag."