‘Huisvesting is emotie’

Een complex vraagstuk zo’n huisvestingsscenario, voor welke uitdagingen stond je?

“Het is en blijft nog wel even flink puzzelen. Maar we zijn er inmiddels aardig bedreven in. Samen met de directies is er goed en constructief overlegd en meegedacht. Opvallend was ieders flexibiliteit, dat maakte het makkelijker om de puzzel rond te krijgen. Je merkt ook dat directies op een andere manier naar huisvesting gaan kijken door de ervaringen van het afgelopen 1,5 jaar.”

Hoeveel werkplekken zijn er nu in de Resident?

“Door de 1,5 meter-regel zijn er nu 655 werkplekken beschikbaar voor VWS’ers in De Resident. Op een totaal van ongeveer 1.900 fte’s. Per etage hebben we te maken met een halvering van het oorspronkelijke aantal werkplekken. Het goede nieuws is dat vanaf maandag 137 werkplekken voor VWS beschikbaar zijn in Terminal Noord, vlak achter het BZK-gebouw.”

Welke directies gaan daar gebruik van maken?

“De directies OBP, GMT, VGP, Sport, MDT, nafase COVID en programma Duurzame Zorg verhuizen naar Terminal Noord. Ook daar geldt natuurlijk de 1,5 meter-regel, dus ook de collega’s van die directies kunnen niet alle dagen naar kantoor. Overigens is de verhuizing naar Terminal Noord niet een permanente verhuizing.”

Hoe kunnen directies het beste omgaan met de beschikbare werkplekken?

“Directies moeten onderling goede afspraken maken. En dan niet alleen met de eigen directie, maar ook directies met wie ze de verdieping delen. Wie een deel van de werktijd op kantoor wil werken of collega’s wil ontmoeten, kan in gesprek gaan met de leidinggevende en het team. Goede communicatie binnen je directie, team en collega’s is essentieel. Daarbij zijn er natuurlijk ook mogelijkheden om teamontmoetingen te organiseren. Voor de vrijkomende etages in De Resident is een nieuw ‘plan’ gemaakt, met een nieuwe indeling voor die etages.”

Er komt toch ook nog een app waarop je kunt zien of er werkplekken vrij zijn?

“Op 1 juli is een app beschikbaar, maar die willen we nog niet verplichten. We gaan samen met de directies bekijken of dit goed werkt en of het zinvol is. Daarna kunnen we ‘m stapsgewijs invoeren.”

Wat is de rol van floorhosts?

“FMH-gastheren en –dames wijzen je de weg in de panden. Zij zijn op de hoogte van alle coronamaatregelen en beantwoorden vragen die leven vragen en bieden hulp en ondersteuning, bijvoorbeeld over looproutes. In de Pandinfo-app van FMH (Android en iOS) staat ook alle informatie over het pand overzichtelijk op een rij.”

Wat is belangrijk om te weten als je op kantoor bent?

“Voor ons gelden de normale basisregels en –adviezen, zoals 1,5 meter afstand en handen wassen. Mondkapjes hoeven niet meer, ook niet op de begane grond. Wie dat wil, kan natuurlijk wel een mondkapje dragen. Bijvoorbeeld in de liften.”

En nog steeds maar twee personen per lift? Dus dat wordt traplopen naar de 20e?

“Bij binnenkomst staat via kleurroutes aangegeven hoe je naar de eigen werkplek kunt. Medewerkers die hun werkplek hebben op de 1e tot en met de 7e etage maken gebruik van de roltrap en trap. Medewerkers die op etage 8 tot en 20 moeten zijn, kunnen vanaf de begane grond gebruik maken van de lift. Als je onder werktijd naar een andere etage moet, kun je de (rol)trap of de lift gebruiken.”

De versnelde opening betekent ook een versnelling van opschaling voor alles rondom de schoonmaak, beveiliging en de restaurants. Is het allemaal gelukt?

“Misschien dat op 28 juni nog niet alles helemaal klaar is. We moeten het samen doen, het zijn grote veranderingen die in rap tempo moeten worden doorgevoerd nu alles weer opengaat. Maar ik sta er positief in. En ik verwacht en weet eigenlijk ook wel dat VWS’ers flexibel en begripvol zijn. Dus het gaat lukken.”

Wat is er veranderd in de vergaderzalen?

“Het aantal stoelen is gehalveerd; de ongebruikte stoelen zijn weggehaald. In de grote vergaderzalen springen de grote Webex-schermen het meest in ’t oog. Zo kan iedereen dus meedoen aan overleggen, ook vanuit huis.”

En wat is er veranderd in het bedrijfsrestaurant, Grand en Petit Café?

“Het bedrijfsrestaurant blijft nog tot september gesloten. Want het is nog niet rendabel om nu al te openen. In het Grand Café is het assortiment uitgebreid en gelukkig is het Petit Café ook weer open. Die mensen zaten te springen om weer aan de slag te kunnen. Je kunt daar ook weer binnen zitten. Op anderhalve meter, uiteraard.”

Geldt bij VWS een maximaal aantal dagen per week dat je naar kantoor mag komen?

“Ook hier geldt: maatwerk. Binnen je directie worden afspraken gemaakt. Experimenteer ermee, leer ervan en deel je ervaringen met andere collega’s, bijvoorbeeld in de groep ‘Resident 1.5’ op vws#Net.”

Even tussendoor, hoe gaat het met jou?

“Het is een enorme klus. Huisvesting is emotie, dat wist ik al. En dat blijkt nu weer. Er heerst gezonde hectiek en de laatste loodjes leveren de meeste zweetdruppels op. De zorgen die er zijn begrijp ik, en daar werken we hard aan. We moeten gaan ervaren hoe het werkt en daar snel lering uit trekken.”

Hoe zien de kantoorpanden van de toekomst eruit?

“Het hernieuwde gebruik van de kantoren betekent ook de start van experimenteren met Eigentijds Werken. De vergaderzalen zijn bijvoorbeeld al ingericht op ‘hybride’ werken. Er staan Webex-schermen zodat ook de collega’s die thuis of elders werken bij een overleg kunnen zijn. En in Terminal Noord is er ook een ‘creatieve ruimte’ voor overleggen. De komende periode moeten we met elkaar gaan ervaren wat werkt en wat niet en wat we nodig hebben.”

Collega’s die suggesties hebben, kunnen zij bij jou terecht?

“We gaan een fase van ‘learning by doing’ in. Reacties zijn hartstikke welkom, via de Resident 1.5-groep op vws#Net of via FMH. Is er iets? Blijf er niet mee lopen, maar deel het met ons en we gaan zoeken naar een oplossing.”

Vragen, suggesties of ervaringen delen? Ga naar de groep Resident 1.5 op vws#Net!