Tekst Rick Borst
Nooit eerder was Nederland gastland voor de NAVO-top. Maar dit jaar is het zo ver. Op 24 en 25 juni kunnen we Den Haag eigenlijk wel even de onofficiële hoofdstad van het grootste politiek-militaire bondgenootschap ter wereld noemen. Op het nieuws zien we dan de nauwkeurig geregisseerde shots van wereldleiders die elkaar de hand schudden, strak in pak en glimlachend voor een muur van vlaggen. Maar wat schuilt er achter die beelden? Het antwoord: een megaoperatie! Een onderneming die maanden, zelfs jaren voorbereiding vergt. Duizenden mensen zijn hierbij betrokken, al zie je ze meestal niet. Want waar iets goed gaat, valt nooit iets op. In dit artikel een klein inkijkje in deze monsterklus!
Een ongekende schaal
De grootste logistieke en veiligheidsoperatie sinds de Tweede Wereldoorlog, zo wordt de top ook wel genoemd. Zo’n 27.000 politieagenten, 10.000 militairen, 6.000 delegatieleden, 2.000 journalisten en vrijwilligers zijn actief bij de top betrokken. En dat allemaal om de hoofdpersonen van de top in staat te stellen over belangrijke thema’s te kunnen vergaderen. Er worden namelijk 45 regeringsleiders verwacht, die ook hun ministers van Buitenlandse Zaken en Defensie meenemen. Alle inzet is gebaseerd op zorgvuldige risicoanalyses. Dreigingsbeelden en geopolitieke ontwikkelingen maken deze voorbereidingen noodzakelijk. Maar de operatie draait niet alleen om veiligheid. Ook gastvrijheid en representatie spelen een belangrijke rol.
De ‘NAVO-bijbel’ en een geluiddempend tapijt
De voorbereidingen beginnen allemaal bij de ‘NAVO-bijbel’: een dik handboek waarin de NAVO voorschrijft hoe een top eruit moet komen te zien. Dat gaat soms ver. Zo zijn er eisen voor de lichtsterkte in vergaderzalen, de afstand tussen stoelen en er kleven zelfs eisen aan het te gebruiken tapijt. Naast dat een mooi en zacht tapijt allure uitstraalt, dient dit ook een geluiddempende rol te vervullen. Die rol is ook de muren toebedeeld, want om afluistering te voorkomen, schrijft de ’Bijbel’ ook de dikte daarvan voor. En dan is er nog het ingewikkelde vlaggenprotocol. Dat klinkt misschien wat vaag, maar elk land heeft hier zijn eigen wensen en eisen voor, en die wil Nederland als gastland natuurlijk honoreren.
Van 21 naar 15 voetbalvelden
Nederland organiseert deze NAVO-top in het World Forum in Den Haag, de enige locatie die met wat bijbouw en creatief herindelen, het enorme evenement kan faciliteren. Eigenlijk schrijft de NAVO een minimale ruimte voor ter grootte van 21 voetbalvelden, maar dankzij het creatief denken van de Nederlandse organisatie kon dit worden teruggebracht naar 15 voetbalvelden. Ruimtes worden bijvoorbeeld op een slimme manier dubbel gebruikt. Zo worden persruimtes ook gebruikt voor break-out sessies voor het NATO Summit Defense Industry Forum.
De toppers achter de schermen
Ruim vóór de eerste wereldleider voet op Nederlandse bodem zet, zijn er draaiboeken geschreven, veiligheidsrisico’s afgewogen en honderden scenario’s doorgespeeld. De Taskforce NAVO-top 2025 (TNT) is een tijdelijk ingerichte afdeling bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. TNT vormt de centrale spil tussen alle betrokken partijen: het NAVO-hoofdkwartier in Brussel, Nederlandse ministeries en gemeenten, politie en veiligheidsdiensten, Rijkswaterstaat, Schiphol en de internationale delegaties. De taskforce werkt onder leiding van projectdirecteur Han-Maurits Schaapveld en operationeel directeur Robert Dingjan. Han-Maurits is zelfs speciaal voor deze top terug van pensioen gekomen. Hij was ook projectdirecteur van de Nuclear Security Summit (NSS) die Nederland in 2014 organiseerde. Dat was ook een zeer omvangrijke top, waar 53 landen spraken over het voorkomen van wereldwijd nucleair terrorisme. Samen brengen Han-Maurits en Robert dus een schat aan ervaring mee!
Ook zijn er vele vrijwilligers vanuit de Rijksoverheid geselecteerd en getraind om de delegaties te begeleiden, zoals Room Ushers (kamerbodes), Media Liaison Officers en Delegation Liaison Officers. Zij zorgen ervoor dat alle delegaties zich welkom voelen en dat alles soepel verloopt. Van te voren volgen zij trainingen over bijvoorbeeld interculturele communicatie. Dit is belangrijk, want wat voor een Amerikaanse minister ‘direct’ is, kan voor een Japanse delegatie misschien als bot overkomen.
Oefening baart kunst
Ook de oefeningen van de Koninklijke Marechaussee, de Nationale Politie en chauffeurs draaien op volle toeren. Buitenlandse delegaties sturen daarnaast zogenoemde 'advance parties': verkenningsteams die looproutes nalopen, vergaderzalen inspecteren en het draaiboek op de seconde timen. Alles om verrassingen te voorkomen. Geen nationale borstklopperij, maar gedisciplineerde samenwerking. Secuur en op tijd.
Deze uitgebreide voorbereidingen betekenen niet dat al het leven in Den Haag stilvalt. Zoals operationeel directeur Robert Dingjan treffend zegt: “Je wil niet uitstralen dat een stad op slot zit, maar je wil ook geen president die een uur chagrijnig in z’n hotel wacht.” En dus gebeurt er veel achter de schermen. Zo is de Johan de Wittlaan al weken afgesloten, worden putdeksels dichtgelast, en vluchtroutes aangelegd. Natuurlijk blijven de wegen wél gewoon open voor de hulpdiensten.
We doen het samen
De NAVO-top moet waardig, gastvrij, veilig en ongestoord verlopen. Dat vraagt om maandenlange inzet en flinke investeringen. Nederland brengt risico’s opnieuw in kaart, oefent op verschillende dreigingen en scherpt waar nodig systemen aan. Daar wordt onze veiligheid sterker van. Op papier, maar ook in de praktijk. Defensie, politie, Marechaussee en inlichtingendiensten groeien mee. Tegelijkertijd is veiligheid iets van ons allemaal. Hopelijk inspireert de top mensen om samen alert te zijn, om te zien naar elkaar en voorbereid te zijn op het onverwachte. Daar ligt misschien wel de stille kracht van deze top: bouwen aan een samenleving die samen sterker staat.
En als het dan zover is…
Dan is er geen ruimte meer voor fouten. Vervoer moet kloppen. Beveiliging moet discreet en trefzeker zijn. Elke delegatie moet zich welkom, veilig en gezien voelen. En dat allemaal met zorg, vakmanschap en ‘Hollandse souplesse’. Zoals een vrijwilliger het samenvatte: “Wij regelen, zonder te veel te regisseren.” Ook de samenleving schakelt mee. In de Randstad geldt een thuiswerkadvies. Het luchtruim gaat deels dicht en sommige vluchten worden omgeleid. Op straat is veiligheid zichtbaar en voelbaar.
De NAVO-top is meer dan een evenement waar belangrijke afspraken worden gemaakt. Het is een oefening in diplomatie, in logistiek, in collectieve toewijding. Wie dus straks de beelden ziet van handenschuddende wereldleiders, mag weten: daarachter stond een organisatie van toppers die maandenlang op de achtergrond werkte aan iets wat in 48 uur foutloos moet verlopen.
Volgend artikel: NAVO versnelt adoptie van nieuwe technologie
