Foto Josje Deekens
Het programma Bedrijfsvoering in Beweging (BiB) resulteerde in 2020 in de nieuwe organisatie Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB). De huidige trekkers van BiB, Pamela de Haas en Koos Borkent, gaan nog even door. ‘Het is belangrijk dat we in deze fase verder naar elkaar toe groeien.’
Plotseling zit je vanuit huis een veranderprogramma te trekken binnen een organisatie die je nog niet kent. Dat overkwam Koos Borkent, directiesecretaris FIB, begin 2020. Half januari is hij van RWS overgestapt naar het kerndepartement. In februari ging hij nog even op vakantie. Medio maart werd Koos net als iedereen verzocht naar huis te gaan om vanuit daar het werk voort te zetten.
Pamela de Haas, tegenwoordig directiesecretaris Uitvoering en Decentraal Advies en Control (UDAC), was al najaar 2019 aangehaakt bij BiB – het veranderprogramma met als doel om de directies Financiën, Management en Control (FMC) en Integrale Bedrijfsvoering IenW (IBI) samen te voegen tot één organisatie. Waarom was die verandering ook weer nodig?
Volwaardige partner
Koos: ‘Bedrijfsvoering is een volwaardig partner binnen het ministerie. Maar we zien dat we nog onvoldoende gevonden worden. Door meer zichtbaar te zijn en beter te etaleren wat FIB te bieden heeft, kan onze ondersteunende én proactieve, aanjagende rol groeien. We willen het podium pakken dat we verdienen. Natuurlijk hebben wij een cruciale rol als ondersteunende organisatie. Maar we willen ook een meer sturende rol pakken. We zijn tenslotte de vakprofessional op bedrijfsvoeringsgebied.'
Pamela: ‘Het departement stoelt op vier poten: beleid, uitvoering, inspectie én bedrijfsvoering. Als bedrijfsvoering zien we wat er in onze omgeving speelt en bedenken we daar bijvoorbeeld ICT-gerelateerde oplossingen voor. We willen daarin meer innoveren en pro-actiever zijn en daarmee voor de andere drie poten relevanter zijn.’
Verbondenheid en eendracht
Pamela herinnert zich de tweede sessie die het programma BiB op 20 februari 2020 organiseerde met als doel zo veel mogelijk toenmalige FMC- en IBI-collega’s te informeren en te interesseren voor de ‘bouwblokken’ van het veranderprogramma.
‘We hadden een ruimte op CS gehuurd maar er bleek een hijskraan te zijn omgevallen waardoor het station was afgesloten. Wat doe je dan als veranderprogramma? Je improviseert en zoekt een alternatief. Binnen een half uur hadden we een andere locatie op loopafstand gevonden. Het was hartstikke vol, maar het zorgde ook voor een sterk gevoel van verbondenheid en eendracht.'
‘We willen als bedrijfsvoering het podium pakken dat we verdienen’
In beweging brengen
Vertrekpunten voor BiB, dat in 2019 van start ging, waren de strategische ambities van het ministerie en het advies van Deloitte¹ uit 2019. Opdracht was zorgen dat de gehele bedrijfsvoeringsorganisatie – van directie tot medewerker, van beleid tot uitvoering – op basis daarvan een eigen visie op de bedrijfsvoering zou ontwikkelen met daarbij passende ambities en concrete doelstellingen. Met Pamela en Koos in een faciliterende en enthousiasmerende rol. Pamela: ‘Wij werden wel het “dynamisch veranderduo” genoemd.’
Er werden vier bouwblokken (of thema’s), met elk een resultaateigenaar, benoemd: Informatie & Technologie, Mens & Cultuur, Organisatie & Government en Processen. Vanuit die bouwblokken werden werkgroepen ingericht, die concrete onderwerpen bij de kop pakten en aan de slag gingen.
¹Deze link is alleen toegankelijk via het intranet van IenW.
‘We werden wel het “dynamisch veranderduo” genoemd’
Van bouwblok naar werkgroep
Zo kwam uit het bouwblok Informatie & Technologie de werkgroep Dashboards voort. Uit Processen ontwikkelde zich de werkgroep Robotisering (lees meer over deze werkgroepen in het verhaal Cybercriminelen, robots en dashboards – het jaar in digitale data). Op de sessie die BiB organiseerde (zomer 2019), kon je je als medewerker bij zo’n werkgroep aansluiten.
Koos: ‘De werkgroepen moesten hun doelstellingen zoveel mogelijk realiseren. Bij Robotisering hebben ze bijvoorbeeld 62 processen geïdentificeerd, die in aanmerking kunnen komen voor uitvoering door een robot. Daarvan zijn er drie een pilotfase ingegaan. Inmiddels kunnen die robots bijna meedraaien in de reguliere bedrijfsvoering. Dat is concreet.’
Pamela: ‘Dergelijke projecten met tastbare opbrengsten worden door de medewerkers zelf uitgevoerd. Daarmee wordt het veranderprogramma ook van de medewerkers.’
Van programma naar de lijn
Om die ontwikkeling richting één FIB verder te ondersteunen, organiseerden Pamela en Koos ook talrijke directiebijeenkomsten, leidinggevendensessies en bouwblokgesprekken.
Koos: ‘Je wilt zo het gesprek faciliteren over kernwaarden, over waar je met elkaar naartoe wilt, over wat ieders persoonlijke bijdrage daarin kan zijn.’
Pamela: ‘Onze rol is ook bewaken dat er daarin voortgang is.’
De nog niet gerealiseerde inhoudelijke doelstellingen van de bouwblokken kregen, bij de overdracht van veranderprogramma naar de lijn, een plek in het jaarplan van FIB.
Beiden: ‘Voor ons betekent het dat we onverminderd doorgaan met waar we mee bezig waren. Maar dan niet meer binnen het programma maar juist binnen en de tussen de verschillende directies. Een belangrijke doelstelling is zorgen dat de collega’s in die directies elkaar persoonlijk en inhoudelijk beter leren kennen. Dat is superbelangrijk voor een open organisatie, waarin je meer met elkaar wilt samenwerken en meer in elkaars verlengde wilt werken.’
De ‘why’ van FIB
De grote vraagstukken van deze tijd – denk aan woonopgave, mobiliteit, energietransitie en klimaatadaptatie – kunnen niet meer door een ministerie of directie alleen worden opgelost. Daarom werkt de overheid steeds meer opgavegericht en interbestuurlijk. IenW zoekt in groeiende mate de samenwerking met andere directies, ministeries en overheidslagen zoals provincie, gemeente en waterschap. En daarnaast met maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven en burgerinitiatieven.
IenW werkt dus ook steeds meer naar buiten gericht. Om dat te faciliteren en ondersteunen, besloten FMC en IBI tot nauwere samenwerking in een nieuwe organisatie, die de opgaven van het ministerie centraal stelt, opgavegericht werkt, wendbaar, flexibel en proactief is, maximaal ontzorgt en ook stimuleert, helpt en aanjaagt.
Dat heeft geleid tot een nieuwe inrichting van bedrijfsvoering, ofwel: de samenvoeging van FMC en IBI tot de nieuwe Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB). FIB bestaat officieel sinds 1 september 2020 met aan het hoofd Hillie Beentjes. In het directieteam zijn de drie concerndirecties Financiën, Mens en Organisatie en Informatievoorziening, en de drie directies van Uitvoering en Decentraal Advies en Control (UDAC), namelijk Financiën en Inkoop, Informatie en Exploitatie, en Organisatie en Personeel vertegenwoordigd.
Zo is FIB een volwaardige partner en essentiële pijler in het beantwoorden van de opgaven van IenW.
