Foto Josje Deekens
Opgavegericht werken is een term die rijksbreed en binnen IenW steeds meer in de schijnwerpers staat. Wat kenmerkt opgavegericht werken en wendbaar organiseren precies en hoe vat het post binnen het nieuwe FIB? ‘2020 stond in het teken van agendering, bewustwording en urgentiebesef.’
Kenmerken opgavegericht werken
- De (maatschappelijke) opgave is leidend
- Samenwerking die je organisatiegrens overstijgt
- Alle partijen met een belang en bijdrage zijn betrokken
- Je werkt in multidisciplinaire, horizontale samenwerkingsverbanden
- Je kunt snel meebewegen met ontwikkelingen en veranderingen
- Je staat in een open relatie met de omgeving (burgers en instellingen) – daardoor weet je wat er speelt, wissel je kennis uit en zorg je samen voor oplossingen.
‘Dit zijn de kenmerken van opgavegericht werken’, zegt Klaas Jan Hoogendoorn. Hij is senior adviseur bij Concerndirectie Mens en Organisatie en lid van het IenW-brede programmateam Over Morgen. Klaas Jan trekt het ontwikkeltraject Opgavegericht werken en wendbaar organiseren'.
We móeten wel samenwerken
Klaas Jan: ‘In een samenleving die steeds complexer wordt, met een buitenwereld die zich steeds kritischer opstelt, staan we voor grote vraagstukken die wij als ministerie - of zelfs als overheid – niet alleen kunnen oplossen.’
‘In die samenleving richten wij ons als ministerie van IenW in het bijzonder op drie transities: klimaatadaptatie, circulaire economie en slimme en groene mobiliteit. Drie maatschappelijke opgaven waarvoor je wel moét samenwerken.’
‘Buiten het departement werk je samen met andere ministeries, provincies, regioverbanden, maatschappelijke organisaties, kennisinstellingen en burgers. Maar ook binnen het ministerie kom je, als je de overstijgende opgave centraal stelt, steeds meer los van het werken “in de lijn”.’
‘Voor de goede orde: opgavegericht werken is niet de heilige graal. Er zal altijd een duaal systeem van lijn en opgave zijn. Er zijn natuurlijk genoeg situaties waarin werken in de lijn de juiste weg is. Telkens is de vraag: hoe organiseer je het werk? Welke variant past dan het beste?’
‘Voor de goede orde: opgavegericht werken is niet de heilige graal’
Aan de voorkant het verschil maken
‘Het COVID19-programma, dat we als ministerie vorig jaar hebben opgezet, kun je zien als een “spontaan” voorbeeld van opgavegericht werken. We werden in feite voor het blok gezet. En in een reflex werd het door ons aangevlogen vanuit de inhoud. Collega’s werden op basis van hun inhoudelijke kennis bij elkaar gezet om met oplossingen te komen.’
‘In eerste instantie ging er geen vraag naar bedrijfsvoering in de zin van: help ons deze opgave zo goed mogelijk uit de startblokken te krijgen. Terwijl het juist relevant en beter voor het resultaat is om aan de voorkant met elkaar na te denken over wat deze opgave nodig heeft. En dus ook om na te denken over de samenstelling van het team, de financiële randvoorwaarden en de informatievoorzieningstools die nodig zijn om in samenwerking onder hoge druk oplossingen te realiseren. Juist dan kunnen wij als FIB aan de voorkant het verschil maken. Intern en extern.’
Een andere mindset
‘Wat vraagt deze maatschappelijke opgave? Wat kan ik daar vanuit mijn expertise en middelen aan bijdragen? Hoe komen we gezamenlijk tot oplossingen? Werken vanuit deze fundamentele vragen vereist een andere mindset en doet een groot beroep op onze wendbaarheid. Het afgelopen jaar stond voor ons in het teken van agendering, bewustwording en urgentiebesef rond opgavegericht werken. De directeuren steunen dit en maken er middelen en tijd voor vrij.’
‘Inmiddels is het 2021 en maken we ons op voor de volgende slag. Met verschillende interventies staan we binnenkort bij wijze van spreken te rammelen aan de poorten van de integrale klantenteams, het management en de FIB-medewerker op alle bedrijfsvoeringdisciplines.’
‘We organiseren dialoogsessies in alle lagen van onze organisatie over de inhoudelijke focus van opgavegericht werken en de effecten voor de IenW-organisatie. Je bespreekt met integrale klantenteams bijvoorbeeld welke meerwaarde we nog meer kunnen leveren door samen naar de klant te gaan in plaats van ieder vanuit de eigen koker.’
‘In 2021 gaan we volop door met oefenen in opgavegericht werken’
Leren opgavegericht te werken
‘Een ander voorbeeld is de leergang Begeleiden in wendbaarheid - hiervan hebben we in februari dit jaar de eerste editie afgerond. Daar doen HRM- en organisatieadviseurs aan mee die werken voor beleid, inspectie, uitvoering – echt de breedte van IenW. We bespreken casuïstiek, hebben gastdocenten, werken aan de taal en vaardigheden die nodig zijn voor opgavegericht werken en wendbaar organiseren.’
‘Centrale vragen zijn: als de lijn niet meer voldoet, hoe organiseren we het dan in de vorm van een opgave? En hoe kunnen wij daar als bedrijfsvoering bij adviseren en faciliteren? Zo is een enthousiaste, groeiende community ontstaan - een lerende organisatie van koplopers - die echt verder wil. Voor de tweede editie hebben we al genoeg aanmeldingen.’
‘In 2021 gaan we volop door met leergangen, dialoogsessies, nieuwe methodieken, casuslabs, meer eenduidige taal. We gaan, kortom, meer oefenen met opgavegericht werken.’
