'Hybride werken doet appèl op persoonlijk leiderschap'

‘Sinds 13 maart vorig jaar ben ik 1 uur op kantoor geweest’, zegt Ria Hoogervorst, sinds 1 februari 2021 projectleider Hybride werken voor IenW. ‘In heel 2020 was ik er welgeteld 3 uur’, zegt Miranda Deinum, adviseur Bedrijfsvoering bij de afdeling Duurzaamheid en Huisvesting van de UDAC-directie Organisatie en Personeel.

Ria en Miranda zijn druk bezig met de voorbereiding van wat heel goed het nieuwe normaal kan worden: het hybride werken. Kort gezegd betekent hybride werken dat het niet meer zal uitmaken waar je fysiek bent tijdens je werk. 

Hoe ziet dat er straks uit?

Ria: ‘Voor bijvoorbeeld een teamvergadering betekent het dat niet iedereen meer op de Rijnstraat aanwezig moet zijn. Van de acht teamleden zitten er misschien 3 op de Rijnstraat in een daarvoor bestemde ruimte met goed beeld en geluid. Drie zitten er thuis en videobellen in via een goede, beveiligde Webex-verbinding. Een collega van de Inspectie die onderweg was, is even gestopt om deel te nemen. De laatste collega zit op een veilige werkplek ergens in de stad en doet van daaruit mee. Een volgend overleg kan dat weer anders zijn. Zolang iedereen maar optimaal kan meedoen.’

Miranda: ‘Je moet dit dus wel van tevoren met elkaar hebben afgestemd. Een belangrijke kant van hybride werken is dat je meer zelfstandig plant dan voorheen. Het biedt meer flexibiliteit en vraagt ook meer organisatorische skills. Het is een appèl op eigen verantwoordelijkheid en zelf de regie nemen.’   

Begin 2021 zijn de voorlopige resultaten van het onderzoek “We werken thuis” gepresenteerd (zie het kader onderaan dit artikel). 81 procent van de ondervraagde ambtenaren (waaronder ook die van IenW) verwacht in de toekomst de helft van de tijd thuis te werken. 12 procent wil liever niet thuiswerken. Iets meer dan de helft van de ondervraagden vindt dat thuiswerken tot betere werkprestaties leidt. Het gebrek aan sociale contacten is wel een keerzijde, vinden velen.  

Hoe reageerden jullie op die uitkomsten?

Ria: ‘We waren niet verbaasd. Dit ministerie wijkt niet af van vergelijkbare departementen. Wat we positief vinden, is dat veel medewerkers aangeven dat ze een betere werk-privébalans hebben, dat ze meer autonomie ervaren en minder hoeven te reizen.’   

Miranda: ‘We zijn nu met de andere gebruikers van de Rijnstraat aan het afstemmen hoe we hybride werken gaan faciliteren en welke aanpassingen dit mogelijk vraagt, fysiek en/of digitaal. 

Is er ook een plan voor het hybride werken?  

Ria: ‘Dat zijn we nu aan het ontwikkelen. Dat wordt niet heel sturend geformuleerd, eerder kaderstellend. Waar het om gaat is dat je, met je leidinggevende en je team, gezamenlijk heel goed naar elkaars verwachtingen kijkt en tot een vergelijk komt.’  

Miranda: ‘Op rijksniveau, op het niveau van de departementen, de directies, de teams, de interbestuurlijke samenwerkingen – óveral zullen nieuwe afspraken gemaakt worden. Dat zal van iedereen het nodige vergen. Ook de bereidheid tot compromissen sluiten.’

Ria: ‘Een organisatieonderdeel zal dus zelf een plan ontwikkelen en daar komen dan weer vragen uit voort. Zoals: “Ik wil een cursus ‘hoe geef ik leiding aan een hybride overleg?’ volgen”. Of: “Ik wil een ICT-voorziening voor brainstorms”. We kijken vanuit het project hoe we dit kunnen faciliteren.’   

IenW stelt ook meer opgavegericht werken centraal. Hoe verhoudt zich dat tot hybride werken?

Miranda: ‘Het ene is niet noodzakelijk voor het andere, maar ze kunnen elkaar zeker versterken.’

Ria: ‘Neem de klimaatadaptatietop die we recent hadden. Voorheen was het een enorme inspanning om al die mensen uit al die verschillende organisaties en landen fysiek bij elkaar te krijgen. Nu hadden we online uiteindelijk sneller meer deelnemers bij elkaar en kregen we meer gedaan. In de toekomst krijg je dan een mix van fysiek aanwezige en online deelnemers.’

Slotvraag: hoe verhoudt hybride werken zich tot de beleidsdoelstellingen?

Ria: ‘Goed punt. Hybride werken betekent meer thuiswerken en dus minder mobiliteit. Minder verkeersbewegingen is goed voor het klimaat, goed voor de verkeersveiligheid en goed voor duurzame mobiliteit. Hybride werken betekent dus dat je meer in lijn met de eigen doelstellingen handelt.’

Miranda: ‘Dat kun je dus ook zien als een voordeel.’