Beste collega’s,

Het jaar 2020 kan zomaar de boeken ingaan als het jaar dat in het teken stond van flexibiliteit en wendbaarheid. Want corona vroeg begin vorig jaar veel van de gehele bedrijfsvoering om het ministerie “gewoon” door te laten draaien, maar dan vanuit huis. 

Ik ben trots op hoe we dit gezamenlijk hebben opgepakt met een duidelijk doel voor ogen. Deze crisis bracht met flexibiliteit en doelgerichtheid het goede naar boven. Net zoals we voor ogen hadden met de samenvoeging van Financiën, Management en Control (FMC) en Integrale Bedrijfsvoering IenW (IBI) tot Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB) in september 2020. 

In 2021 zetten we deze wendbaarheid en flexibiliteit voort. Want de maatschappij, IenW en FIB, veranderen onverminderd door en dus ook de opgaven waar we voor staan. 

Ik doe dit zelf vanuit mijn nieuwe rol als plaatsvervangend Secretaris-Generaal (pSG) van IenW, en nog steeds met verantwoordelijkheid en een grote passie voor de bedrijfsvoering. Daarom ben ik blij dat ik mij in 2021 samen met jullie kan blijven inzetten voor belangrijke thema’s als integriteit, opgavegericht werken, duurzaamheid en natuurlijk het hybride werken. De mooie verhalen hierover in dit jaarbericht inspireren mij en hopelijk jullie ook.

En ik hoop voor iedereen dat we zo snel als kan, kunnen starten met oefenen met het hybride werken. Want - zoals de foto’s in dit jaarbericht goed weergeven - waar het werk nu vooral plaatsvindt vanuit huis, en collega’s elkaar beperkt buitenshuis kunnen ontmoeten, hoop ik dat we snel weer op een veilige manier op kantoor kunnen samenkomen. 

Blijf gezond!

Met vriendelijke groet, 

Hillie Beentjes
plaatsvervangend Secretaris-Generaal IenW

Plotseling zit je vanuit huis een veranderprogramma te trekken binnen een organisatie die je nog niet kent. Dat overkwam Koos Borkent, directiesecretaris FIB, begin 2020. Half januari is hij van RWS overgestapt naar het kerndepartement. In februari ging hij nog even op vakantie. Medio maart werd Koos net als iedereen verzocht naar huis te gaan om vanuit daar het werk voort te zetten.

Pamela de Haas, tegenwoordig directiesecretaris Uitvoering en Decentraal Advies en Control (UDAC), was al najaar 2019 aangehaakt bij BiB – het veranderprogramma met als doel om de directies Financiën, Management en Control (FMC) en Integrale Bedrijfsvoering IenW (IBI) samen te voegen tot één organisatie. Waarom was die verandering ook weer nodig?

Volwaardige partner

Koos: ‘Bedrijfsvoering is een volwaardig partner binnen het ministerie. Maar we zien dat we nog onvoldoende gevonden worden. Door meer zichtbaar te zijn en beter te etaleren wat FIB te bieden heeft, kan onze ondersteunende én proactieve, aanjagende rol groeien. We willen het podium pakken dat we verdienen. Natuurlijk hebben wij een cruciale rol als ondersteunende organisatie. Maar we willen ook een meer sturende rol pakken. We zijn tenslotte de vakprofessional op bedrijfsvoeringsgebied.'

Pamela: ‘Het departement stoelt op vier poten: beleid, uitvoering, inspectie én bedrijfsvoering. Als bedrijfsvoering zien we wat er in onze omgeving speelt en bedenken we daar bijvoorbeeld ICT-gerelateerde oplossingen voor. We willen daarin meer innoveren en pro-actiever zijn en daarmee voor de andere drie poten relevanter zijn.’

Verbondenheid en eendracht

Pamela herinnert zich de tweede sessie die het programma BiB op 20 februari 2020 organiseerde met als doel zo veel mogelijk toenmalige FMC- en IBI-collega’s te informeren en te interesseren voor de ‘bouwblokken’ van het veranderprogramma. 

‘We hadden een ruimte op CS gehuurd maar er bleek een hijskraan te zijn omgevallen waardoor het station was afgesloten. Wat doe je dan als veranderprogramma? Je improviseert en zoekt een alternatief. Binnen een half uur hadden we een andere locatie op loopafstand gevonden. Het was hartstikke vol, maar het zorgde ook voor een sterk gevoel van verbondenheid en eendracht.'

In beweging brengen

Vertrekpunten voor BiB, dat in 2019 van start ging, waren de strategische ambities van het ministerie en het advies van Deloitte¹ uit 2019. Opdracht was zorgen dat de gehele bedrijfsvoeringsorganisatie – van directie tot medewerker, van beleid tot uitvoering – op basis daarvan een eigen visie op de bedrijfsvoering zou ontwikkelen met daarbij passende ambities en concrete doelstellingen. Met Pamela en Koos in een faciliterende en enthousiasmerende rol.  Pamela: ‘Wij werden wel het “dynamisch veranderduo” genoemd.’ 

Er werden vier bouwblokken (of thema’s), met elk een resultaateigenaar, benoemd: Informatie & Technologie, Mens & Cultuur, Organisatie & Government en Processen. Vanuit die bouwblokken werden werkgroepen ingericht, die concrete onderwerpen bij de kop pakten en aan de slag gingen.

¹Deze link is alleen toegankelijk via het intranet van IenW.

Van bouwblok naar werkgroep

Zo kwam uit het bouwblok Informatie & Technologie de werkgroep Dashboards voort. Uit Processen ontwikkelde zich de werkgroep Robotisering (lees meer over deze werkgroepen in het verhaal Cybercriminelen, robots en dashboards – het jaar in digitale data). Op de sessie die BiB organiseerde (zomer 2019), kon je je als medewerker bij zo’n werkgroep aansluiten.

Koos: ‘De werkgroepen moesten hun doelstellingen zoveel mogelijk realiseren. Bij Robotisering hebben ze bijvoorbeeld 62 processen geïdentificeerd, die in aanmerking kunnen komen voor uitvoering door een robot. Daarvan zijn er drie een pilotfase ingegaan. Inmiddels kunnen die robots bijna meedraaien in de reguliere bedrijfsvoering. Dat is concreet.’

Pamela: ‘Dergelijke projecten met tastbare opbrengsten worden door de medewerkers zelf uitgevoerd. Daarmee wordt het veranderprogramma ook van de medewerkers.’

Van programma naar de lijn

Om die ontwikkeling richting één FIB verder te ondersteunen, organiseerden Pamela en Koos ook talrijke directiebijeenkomsten, leidinggevendensessies en bouwblokgesprekken. 

Koos: ‘Je wilt zo het gesprek faciliteren over kernwaarden, over waar je met elkaar naartoe wilt, over wat ieders persoonlijke bijdrage daarin kan zijn.’

Pamela: ‘Onze rol is ook bewaken dat er daarin voortgang is.’
De nog niet gerealiseerde inhoudelijke doelstellingen van de bouwblokken kregen, bij de overdracht van veranderprogramma naar de lijn, een plek in het jaarplan van FIB. 

Beiden: ‘Voor ons betekent het dat we onverminderd doorgaan met waar we mee bezig waren. Maar dan niet meer binnen het programma maar juist binnen en de tussen de verschillende directies. Een belangrijke doelstelling is zorgen dat de collega’s in die directies elkaar persoonlijk en inhoudelijk beter leren kennen. Dat is superbelangrijk voor een open organisatie, waarin je meer met elkaar wilt samenwerken en meer in elkaars verlengde wilt werken.’

Eind vorige eeuw was de bouwfraude voor iedereen een wake-up call. Mede daardoor legden we, als het over integriteit ging, lange tijd de nadruk op de vraag of je tegen de regels had gehandeld of niet - zeg maar de ‘harde’ kant van het begrip integriteit. De laatste jaren zijn we meer aandacht gaan geven aan de ‘zachte’ kant van integriteit: hoe gaan we met elkaar om en wat vinden we daarin wel en niet acceptabel. Een heel belangrijk deel van ons huidige integriteitsbeleid is de vraag: ‘hoe zorgen we voor een sociaal veilig werkklimaat?’ 

Nieuwe dilemma’s, nieuwe opzet

Binnen Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB) maakt het team Integriteit, dat bestaat uit coördinerend adviseur Integriteit Evert-Jan van der Woerd en adviseur Integriteit Koos van Drunen, deel uit van de Concerndirectie Mens en Organisatie (CDMO), waarvan Karen plaatsvervangend directeur is. 

Het team werkt o.a. nauw samen met coördinator Integriteit voor de Bestuurskern, Yvonne Stokhuijzen, werkzaam binnen de directie Organisatie en Personeel van UDAC. Binnen IenW heeft elk organisatieonderdeel een integriteitscoördinator - samen vormen zij het integriteitsberaad. Gezamenlijk helpen ze om het integriteitsbeleid vorm en uitvoering te geven. 
Karen: ‘Wij willen binnen IenW een klimaat scheppen waarin integriteit bespreekbaar is. Dat start al als je binnenkomt. Als je op het ministerie komt werken, leg je tijdens de introductiebijeenkomst de eed of belofte af. En dat is dan ingebed in een bijeenkomst waarin we morele dilemma’s voorleggen en bespreken.’ 

Ze vervolgt: ‘Op 2 september vorig jaar beleefde ik het bijzondere moment dat ik nieuwe trainees live mocht toespreken – dat kon toen even. Onderdeel daarvan is dat je morele dilemma’s voorlegt en de trainee een keus maakt uit de mogelijkheden hoe te handelen. Toen bleek ook weer dat collega’s op basis van eenzelfde set feiten heel verschillende keuzes kunnen maken. En dat geeft aan dat morele dilemma’s ook echt lastige kwesties zijn waar je op veel verschillende manieren tegenaan kunt kijken.’

Dagelijkse afwegingen

Koos: ‘Het gaat om kwesties waar je wekelijks, zo niet dagelijks, mee te maken hebt. Integriteit heeft echt constant aandacht nodig. Het is een spier die je dagelijks kunt, misschien wel moet, trainen.’ 

Yvonne: ‘Stel, je krijgt als beleidsdirecteur een uitnodiging voor een commercieel congres waaraan ook een diner is verbonden. Dat klinkt aantrekkelijk want dat diner geeft je ook de gelegenheid om mensen te spreken die belangrijk zijn in een project waarover jij nog een knoop moet doorhakken. Wat doe je? Welke afwegingen maak je?’ 

Karen: ‘We hebben natuurlijk de Gedragscode Integriteit van het Rijk (GIR) waar iedere ambtenaar zich aan moet houden. Die kan je helpen om gefundeerde beslissingen te nemen. Daarnaast hebben we bij IenW een database met zo’n 400 geanonimiseerde casussen, ook beschikbaar op intranet,¹ waarmee je de omgang met dilemma’s bespreekbaar kunt maken, bijvoorbeeld met je afdeling of je projectteam.’ 

Evert-Jan: ‘We gebruiken die casussen bijvoorbeeld in workshops. Dan word je als medewerker of manager getraind in morele oordeelsvorming. Een vraag kan zijn: welke van de morele waarden ‘eerlijkheid’, ‘betrouwbaarheid’ of ‘onpartijdigheid’ weegt in deze casus het zwaarst? En dan kan het dus zijn dat die waarden in dat bewuste geval tegenover elkaar staan.’

¹Deze link is alleen toegankelijk via het intranet van IenW

Commitment voor bespreekbaar maken

Afgelopen december vond de jaarlijkse Week van de Integriteit plaats. Het thema: ‘Maak het bespreekbaar’. 

Evert-Jan: ‘We krijgen na zo’n week altijd weer meer aanvragen voor workshops.’ 
Karen: ‘De hele week is in 2020 digitaal georganiseerd. We trapten af met een webinar waar meer dan 800 collega’s van IenW, BZ en de IND die onder meer in het rijkspand Rijnstraat 8 werken, aan deelnamen. Ik was ook blij met de aanwezigheid van de SG van IenW, de DG van RWS, de Hoofddirecteur van de IND en de SG van Buitenlandse Zaken. Het is belangrijk dat de ambtelijke top zich op zo’n moment laat zien en commitment toont.’

Daarmee werd ook nog eens onderstreept dat er sinds drie jaar een interdepartementale werkgroep is waarin onderdelen van IenW, BZ en de IND samenwerken. De werkgroep maakt zich hard voor het thema integriteit binnen de departementen die met elkaar zijn gevestigd op de Rijnstraat. 

Evert-Jan: ‘Die werkgroep krijgt inmiddels rijksbreed navolging.: “Dit jaar werd de week rijksbreed georganiseerd, en maakte ‘onze´ week daar deel vanuit. Zo’n week vindt in december 2021 opnieuw plaats.’ 

Social media als koffiecorner

Corona, zeggen de teamleden, benadrukt dat integriteit een dynamisch onderwerp is. We gaan op andere manieren met elkaar om, onder andere omstandigheden. Doordat we grotendeels digitaal werken, levert dat nieuwe situaties op met nieuwe morele dilemma’s. 

Yvonne: ‘Doordat de meesten van ons in deze tijd thuis achter hun eigen scherm zitten, kunnen integriteitskwesties langer onzichtbaar blijven. Wij merkten bijvoorbeeld dat er in de eerste helft van het afgelopen jaar minder snel een beroep werd gedaan op de vertrouwenspersonen. Daar zijn we als expertiseteam dan mee bezig. We moedigen de 60 vertrouwenspersonen binnen IenW aan om zich actief op te stellen en zichtbaar te blijven. Nu je elkaar niet meer treft in de wandelgangen, moet je als vertrouwenspersoon dus zorgen dat je wordt uitgenodigd bij digitale teamsessies zodat medewerkers weten dat je er bent.’

De vlucht die social media hebben genomen, heeft ook impact, misschien wel versterkt door de corona-omstandigheden. 
Yvonne: ‘Collega’s zitten nu meer thuis en uiten zich meer via die kanalen. Ik heb de indruk dat social media soms de vervangers zijn geworden van het praatje in de koffiecorner.’ 

Evert-Jan: ‘Eens. En met die media moet je zorgvuldig omgaan. Ons advies daarbij is: je bent 24/7 ambtenaar en wees je daar altijd bewust van in je uitingen.’ 

Tot slot

Aan het einde van het interview wil Karen nog een punt kwijt: ‘Zit je met een ethisch vraagstuk, een dilemma of een vermoeden van een schending, blijf er vooral niet mee zitten. Spreek erover met een collega of je leidinggevende. Als dat niet kan, benader dan een van de ongeveer 60 vertrouwenspersonen² die we binnen IenW hebben.’ 

²Deze link is alleen toegankelijk via het intranet van IenW.

‘Sinds 13 maart vorig jaar ben ik 1 uur op kantoor geweest’, zegt Ria Hoogervorst, sinds 1 februari 2021 projectleider Hybride werken voor IenW. ‘In heel 2020 was ik er welgeteld 3 uur’, zegt Miranda Deinum, adviseur Bedrijfsvoering bij de afdeling Duurzaamheid en Huisvesting van de UDAC-directie Organisatie en Personeel.

Ria en Miranda zijn druk bezig met de voorbereiding van wat heel goed het nieuwe normaal kan worden: het hybride werken. Kort gezegd betekent hybride werken dat het niet meer zal uitmaken waar je fysiek bent tijdens je werk. 

Hoe ziet dat er straks uit?

Ria: ‘Voor bijvoorbeeld een teamvergadering betekent het dat niet iedereen meer op de Rijnstraat aanwezig moet zijn. Van de acht teamleden zitten er misschien 3 op de Rijnstraat in een daarvoor bestemde ruimte met goed beeld en geluid. Drie zitten er thuis en videobellen in via een goede, beveiligde Webex-verbinding. Een collega van de Inspectie die onderweg was, is even gestopt om deel te nemen. De laatste collega zit op een veilige werkplek ergens in de stad en doet van daaruit mee. Een volgend overleg kan dat weer anders zijn. Zolang iedereen maar optimaal kan meedoen.’

Miranda: ‘Je moet dit dus wel van tevoren met elkaar hebben afgestemd. Een belangrijke kant van hybride werken is dat je meer zelfstandig plant dan voorheen. Het biedt meer flexibiliteit en vraagt ook meer organisatorische skills. Het is een appèl op eigen verantwoordelijkheid en zelf de regie nemen.’   

Begin 2021 zijn de voorlopige resultaten van het onderzoek “We werken thuis” gepresenteerd (zie het kader onderaan dit artikel). 81 procent van de ondervraagde ambtenaren (waaronder ook die van IenW) verwacht in de toekomst de helft van de tijd thuis te werken. 12 procent wil liever niet thuiswerken. Iets meer dan de helft van de ondervraagden vindt dat thuiswerken tot betere werkprestaties leidt. Het gebrek aan sociale contacten is wel een keerzijde, vinden velen.  

Hoe reageerden jullie op die uitkomsten?

Ria: ‘We waren niet verbaasd. Dit ministerie wijkt niet af van vergelijkbare departementen. Wat we positief vinden, is dat veel medewerkers aangeven dat ze een betere werk-privébalans hebben, dat ze meer autonomie ervaren en minder hoeven te reizen.’   

Miranda: ‘We zijn nu met de andere gebruikers van de Rijnstraat aan het afstemmen hoe we hybride werken gaan faciliteren en welke aanpassingen dit mogelijk vraagt, fysiek en/of digitaal. 

Is er ook een plan voor het hybride werken?  

Ria: ‘Dat zijn we nu aan het ontwikkelen. Dat wordt niet heel sturend geformuleerd, eerder kaderstellend. Waar het om gaat is dat je, met je leidinggevende en je team, gezamenlijk heel goed naar elkaars verwachtingen kijkt en tot een vergelijk komt.’  

Miranda: ‘Op rijksniveau, op het niveau van de departementen, de directies, de teams, de interbestuurlijke samenwerkingen – óveral zullen nieuwe afspraken gemaakt worden. Dat zal van iedereen het nodige vergen. Ook de bereidheid tot compromissen sluiten.’

Ria: ‘Een organisatieonderdeel zal dus zelf een plan ontwikkelen en daar komen dan weer vragen uit voort. Zoals: “Ik wil een cursus ‘hoe geef ik leiding aan een hybride overleg?’ volgen”. Of: “Ik wil een ICT-voorziening voor brainstorms”. We kijken vanuit het project hoe we dit kunnen faciliteren.’   

IenW stelt ook meer opgavegericht werken centraal. Hoe verhoudt zich dat tot hybride werken?

Miranda: ‘Het ene is niet noodzakelijk voor het andere, maar ze kunnen elkaar zeker versterken.’

Ria: ‘Neem de klimaatadaptatietop die we recent hadden. Voorheen was het een enorme inspanning om al die mensen uit al die verschillende organisaties en landen fysiek bij elkaar te krijgen. Nu hadden we online uiteindelijk sneller meer deelnemers bij elkaar en kregen we meer gedaan. In de toekomst krijg je dan een mix van fysiek aanwezige en online deelnemers.’

Slotvraag: hoe verhoudt hybride werken zich tot de beleidsdoelstellingen?

Ria: ‘Goed punt. Hybride werken betekent meer thuiswerken en dus minder mobiliteit. Minder verkeersbewegingen is goed voor het klimaat, goed voor de verkeersveiligheid en goed voor duurzame mobiliteit. Hybride werken betekent dus dat je meer in lijn met de eigen doelstellingen handelt.’

Miranda: ‘Dat kun je dus ook zien als een voordeel.’
 

‘Cybercriminelen laten zich uitbetalen in bitcoins’ 

Dennis Stinissen, teamleider Functioneel beheer en Beveiliging, en Marcel de Graaf, coördinerend adviseur Functioneel beheer en Beveiliging werkzaam bij de UDAC-directie Informatie en Exploitatie, reflecteren op het jaar dat achter ons ligt.

‘Informatiebeveiliging was 10 jaar geleden nog iets dat één medewerker erbij deed. Nu kan het een politiek struikelpunt zijn en hebben wij er een team van 10 specialisten op zitten. De vraag is groter dan het aanbod en de vragen worden ook steeds diverser. 
Het gaat van: “Mag ik persoonsgegevens opslaan in een Excel” tot de beveiliging van het regeringsvliegtuig in relatie tot satellietsystemen. Die kennis moet je ook in huis hebben. De vragen worden steeds tactischer en strategischer.’

Nieuwe modus

Dennis en Marcel werken al jaren samen. Dat helpt in deze periode waarin je elkaar alleen nog maar op een schermpje ziet.

Dennis: ‘We missen het wel – de sessies dat je bij elkaar zit, met een whiteboard voor de groep staat, even koffie met elkaar drinkt om te bespreken waar de weerstand zit. Maar het is ook gelukt om een nieuwe modus te vinden.’

Marcel: ‘We kunnen schermdelen als geen ander.’ 
 

Geen nerd-dingen

Je denkt, zeggen ze, bij informatiebeveiliging waarschijnlijk meteen aan nerd-dingen. Maar het is in hoge mate mensenwerk. ‘Een belangrijk deel van ons werk is bij medewerkers alertheid creëren, zorgen dat je oog hebt voor de veiligheidsrisico’s in de digitale wereld. En dat doen wij beter live dan vanachter een computerscherm.’ 

Overigens verliep de jaarlijkse crisisoefening in het virtuele crisiscentrum – normaal gesproken met iedereen bij elkaar in dezelfde ruimte, nu digitaal vanuit huis – goed. 

Marcel: ‘Iedereen voelde dezelfde spanning, dezelfde urgentie. Het is ook goed om te ervaren dat je ‘op afstand’ ook goed kunt acteren.’ 

Meer cybercrime

Terugblikkend op 2020, zegt Marcel: ‘Waarschijnlijk door corona zijn er nu meer criminelen actief in de digitale wereld. Kijk je naar het incidentenoverzicht van 2020, dan is dat langer dan in voorgaande jaren. De whatsapp van een directeur werd gehackt. Er is meer phishing gaande, waar zelfs beveiligingsexperts in trappen.’ 

‘Je ziet dat cybercriminelen steeds slimmer worden. Je kunt bijvoorbeeld niet met 100 procent zekerheid zeggen dat zich in jouw systemen geen (slapende) cellen van een vreemde mogendheid bevinden, die kunnen meekijken met wat jij aan het doen bent.’  
Dennis: ‘Het is niet meer zozeer de vraag óf je geconfronteerd wordt met cybercrime, maar wanneer.’  

Correcte helpdesk

Dennis: ‘Je zag de afgelopen tijd dat er ransomware naar binnen wordt gesluisd bij overheidsinstellingen zoals gemeente Hof van Twente en Universiteit Maastricht. Dan kun je nergens meer bij en ben je de facto gegijzeld. Die criminelen eisen dan losgeld in ruil voor het vrijgeven van je systemen.’ 

‘Je moet betalen in bitcoins. Ze zijn zo professioneel dat, als je niet weet hoe je in bitcoins moet betalen, je wordt doorverwezen naar een helpdesk die je door het betaalproces heen loodst.’ 

Marcel: ‘Op een recent webinar hoorden we hierover. Er was een partij die teveel had betaald. Ze namen weer contact op met de helpdesk en die zorgde dat het keurig werd teruggestort. Deze vorm van cybercrime is gewoon business geworden.’ 

Actuele dilemma's

Hoe ga je hier als overheid mee om?
Dennis: ‘Hof van Twente heeft gezegd: wij laten ons als overheid niet chanteren. Dan maar nieuwe systemen en meer geld kwijt. Nu gaan wij, als Functioneel beheer en Beveiliging, over de uitvoering en niet over het beleid, dus wij gaan er niet over. Maar dit is wel iets waar je over na moet denken.’ 

Marcel: ‘Stel je voor, wij zien bij onze securityscans een hacker bezig. Wie besluit dan of je je systeem uitzet of aanhoudt? Prioriteit is dat de werkzaamheden binnen het ministerie niet tot stilstand komen – en dus moeten de systemen doordraaien. Maar het is wel zo dat je huis in de fik staat. Je moet snel handelen.’

Veilig mogelijk maken

Dennis: ‘Daar moet je ook over nadenken als je robotiseert. Het is prachtig om softwareprogramma’s het werk te laten doen, maar houd er rekening mee dat criminelen proberen ongezien de software onder de motorkap te wijzigen. Idem dito bij datadriven werken. Je zult per dataset die je binnenhaalt, beveiligingsmaatregelen moeten nemen. En ook het verrijken van je data biedt kansen voor kwaadwillende derden.’ 

Marcel: ‘Ik hecht er wel aan om te benadrukken dat onze club er niet is om deze ontwikkelingen in de weg te staan. We zijn er juist om dit op een veilige, werkbare manier mogelijk te maken.’  
 

‘De opgave was: ga iets doen met robots’ 

‘Nu we de afronding naderen, ben ik steeds blijer en trotser op wat wij hier als werkgroep realiseren’, zegt Peter Hage. Hij werkt als afdelingshoofd bij de UDAC-directie Financiën en Inkoop en is daarnaast resultaateigenaar voor de werkgroep Robotisering binnen Bedrijfsvoering in Beweging (BiB). 

Anderhalf jaar geleden stond hij met zijn ‘kraam’ op de BiB-markt, als een van de vier te vormen werkgroepen die een BiB-thema zouden gaan vertalen naar concrete doelstellingen en uitvoering. De werkgroep Robotisering kwam voort uit het thema ‘Processen’. Peter: ‘Het werd een brede werkgroep van een man of tien, die direct enthousiast aan de slag ging.’
 

62 processen

‘We begonnen met een inventarisatie van de processen die in aanmerking komen voor robotisering. Processen, dus, die gekenmerkt worden door veel handmatig en repeterend werk, en waarvan je de kwaliteit en efficiency waarschijnlijk ook verhoogt als je ze door robots laat uitvoeren. Plus: een robot kan dit 24 uur per dag doen.’

De werkgroep kwam uit op 62 processen. Daarvan werden er *drie geselecteerd - stamgegevens invoeren, grootboekmutaties aanmaken en vorderingen instellen - om bij wijze van pilot daadwerkelijk te laten uitvoeren door robots. Hierbij, zegt Peter, moeten we overigens niet denken aan robotfiguren zoals je in films ziet. 

*De overige 59 processen komen in aanmerking voor robotisering. Als besluitvorming hierover is vastgesteld dan zullen we verdergaan met de robotisering van deze processen.

Doorstarten in de zomer

Peter: ‘Nee, de robots in onze situatie zijn ‘gewoon’ zelfstandige softwareprogramma’s die de repeterende activiteiten van een medewerker overnemen. Die medewerker is vervolgens bijvoorbeeld breder inzetbaar op het gebied van data-analyse, waar binnen de organisatie veel behoefte aan bestaat en wat ook uitdagender werk is.’

Tijdens het inventarisatieproces werden meteen al de conceptrobots ontwikkeld en werd begonnen met het opleiden van medewerkers die zelf robots kunnen bouwen. 

Fast forward naar de lente van 2021. Peter: ‘De concept-bots bevinden zich in de afrondende fase. Ze worden nog getest en gaan in mei echt aan het werk. Als die pilot goed verloopt en de evaluatie is positief, dan verwacht ik dat we snel kunnen doorstarten en dat de robots in de zomer volledig operationeel zijn.’

‘Nu zegt iedereen: doe mij ook een dashboard’

Paul Esmeijer is op dit moment afdelingshoofd van twee afdelingen bij UDAC-directie Informatie en Exploitatie (IenE): Business Informatie en IenE Ontwikkeling. Het afgelopen jaar deed hij met de werkgroep Informatiegestuurd Werken onderzoek naar de verdere mogelijkheden die data in dit kader kunnen bieden binnen Bedrijfsvoering. 

Hij vertelt: ‘We willen binnen bedrijfsvoering al langer de mogelijkheden benutten van informatie-gestuurd werken. Bedrijfsvoering in Beweging bood ons de kans om daar dieper in te duiken. Zo konden we binnen het thema Informatie en Technologie met de werkgroep onderzoek doen.’ 

'Het mooiste is als die informatie via een dashboard beschikbaar komt. Daarbij gaat het om een aantal vragen: wat willen we weten, welke databestanden willen en kunnen we gebruiken als input, welke mogelijkheden hebben we daarmee en kunnen we daarmee dashboards ontwikkelen, liefst natuurlijk met voorspellende waarde?'

Thermometer

Dashboards zijn populair, vertelt Paul. ‘Je kunt ze zien als de thermometers van een organisatie. De Bestuursraad en de SG willen naar de situatie toe dat de bedrijfsvoering hen stuurinformatie geeft via dashboards. En vanuit de organisatie klinkt de roep om dashboards ook steeds harder. Eigenlijk zegt iedereen nu: doe mij ook een dashboard.’

Hij geeft een voorbeeld: ‘Vanuit personele data wil je als manager graag in één oogopslag en het liefst real time zien hoeveel medewerkers je in dienst hebt, of ze verlof hebben, wat de vrije ruimte is in je budget, etc. 

Tussen de oren

‘Het punt is dat we voor een actueel beeld zoals in dit voorbeeld, heel veel data die betrekking heeft op de (nabije) toekomst, handmatig moeten invoeren. En heel veel kennis die nodig is, blijkt tussen de oren van medewerkers te zitten, maar dus nog niet in het systeem.’

‘De crux is dat je zorgt dat de voor het dashboard relevante data automatisch en permanent uit de bronbestanden worden geselecteerd. En dat ze verrijkt worden aan de hand van een beperkt aantal behandelingen - zoals corrigeren, vervolledigen, uniformeren en interpreteren. En dat ze dan in het dashboard worden gestopt om daar bruikbare stuurinformatie op te leveren. Je kunt niet zomaar wat data in je dashboard stoppen: data is nog geen informatie.’

Datahub

De conclusie van de werkgroep was dat er op dit moment niet altijd een directe koppeling mogelijk is tussen bronbestanden en het gewenste dashboard. Veel bronsystemen bieden deze mogelijkheid niet.

Paul: ‘Er is daarvoor een tussenlaag nodig, een ‘datahub’. Die ontvangt en bewerkt de data uit de bronsystemen en stuurt het resultaat als informatie door. Zo krijg je een optimalisatieloket dat voor de verbinding zorgt tussen bronsystemen en de stuurinfo in het dashboard.’ ‘Het is daarbij overigens ook heel belangrijk dat je aan de achterkant - bij de bronbestanden - zorgt dat die consequent en tijdig de juiste, bruikbare data aanleveren. Anders krijg je ‘garbage in, garbage out’. Dat vereist de nodige discipline binnen de organisatie.’

Experimenteerfase

‘We hebben ons advies in februari van dit jaar uitgebracht. We stellen voor een experimenteerfase te starten waarin je die datahub creëert en we ons advies in de praktijk waar kunnen maken. Daarvoor zijn wel middelen nodig en een kwartiermaker. Zodra dit is gerealiseerd, gaan we hier mee verder.' 

Met gepaste trots nam staatssecretaris Stientje van Veldhoven op 4 maart 2021 het certificaat niveau 5 op de CO₂-Prestatieladder in ontvangst. Deze ladder is een methodiek die inzicht geeft in de totale uitstoot en die de voortgang van de CO₂-reductiemaatregelen in je organisatie borgt. Daarnaast is het een inkoopinstrument waarmee je bedrijven die op de ladder zijn gecertificeerd, gunningsvoordeel kunt geven bij aanbestedingen.

‘In 2017 zijn we met de ladder begonnen op niveau 3. In 2018 zaten we op niveau 4 en in 2020 bereikten we dus niveau 5 – het hoogste niveau’, vertellen Lidia Kop, communicatieadviseur Duurzaamheid, en Arjen Kapteijns, coördinerend adviseur Duurzaamheid. Beiden zijn werkzaam bij de afdeling Duurzaamheid en Huisvesting, bij de UDAC-directie Organisatie en Personeel. 

Daarmee bevindt IenW (inclusief RWS, KNMI, PBL en ILT) zich als eerste ministerie in het goede gezelschap van onder meer ProRail (dat de methodiek van de ladder mede heeft ontwikkeld), de provincie Gelderland en de meeste grote aannemers en bouwers in Nederland. De hoop is dat de andere ministeries zich de komende jaren ook laten certificeren.

Maar wat zegt dat certificaat niveau 5 nu precies?

Arjen: ‘Het geeft aan dat je in kaart hebt gebracht waar in je bedrijfsvoering je de meeste impact kunt maken op duurzaamheid. En het houdt bij hoe je daar werk van maakt. Bij niveau 3 kijk je naar je eigen uitstoot als organisatie. Op de niveaus 4 en 5 kijk je ook naar je inkoop en naar de uitstoot in de keten.’

Lidia: ‘Dat laatste is voor IenW natuurlijk erg relevant. Met name RWS koopt heel veel in als het gaat om grond-, water- en wegenbouw. Dat betekent dat je zoekt naar de aannemers die hetzelfde werk tegen de laagste CO₂-uitstoot kunnen doen. Zo kunnen we de verduurzaming in de gehele bouwsector stimuleren. Meer gebruik van biobrandstof, geëlektrificeerde machineparken, circulair asfalt– dat zijn allemaal zaken waar we op kunnen sturen.’

Arjen: ‘De CO₂-Prestatieladder is een heel goede stok achter de deur. De maatregelen die we nemen, worden twee keer per jaar extern getoetst. We rapporteren ook twee keer per jaar aan de Bestuursraad. Voordeel daarvan is dat we op het hoogste niveau korte lijntjes hebben. Gaan dingen niet helemaal goed, dan kunnen we daar snel over schakelen.’

Lidia: ‘Het is een goed instrument om ‘practice what you preach’ waar te maken.’

Hoe leeft verduurzaming binnen het ministerie?

Arjen: ‘Dat tegengaan van klimaatverandering misschien wel onze grootste opgave is, wordt in bijna het hele ministerie zo ervaren. Corona heeft daar het afgelopen jaar een positieve invloed op gehad. We hebben met z’n allen bijvoorbeeld een stuk minder gevlogen en in plaats daarvan heel veel videovergaderingen gehad. Je ziet nu dat KNMI heeft besloten de helft van de internationale bijeenkomsten online te gaan doen. Dat helpt allemaal om onze doelstellingen te halen.’ 

Lidia: ‘IenW heeft samen met RWS en ProRail de strategie ‘Naar klimaatneutrale en circulaire rijksinfrastructuurprojecten’ (KCI) opgesteld. In 2030 willen we volledig klimaatneutraal en circulair werken. Er is nu 50 miljoen euro gereserveerd voor RWS en ProRail; bij RWS pakken ze daarmee ruim 30 projecten op. Daarmee kun je grote stappen zetten.’ 

Arjen: ‘Je merkt ook dat marktpartijen zich graag laten uitdagen om te innoveren. Tegelijk blijft het voor ons als ministerie een ‘struggle’ om de capaciteit en de middelen te vinden om die ambitie waar te maken. Er is echt nog veel extra inzet nodig.’

Kunnen jullie een voorbeeld geven van die ‘struggle’?

Arjen: ‘Dan denk ik bijvoorbeeld aan de vloot van de Rijksrederij, ook onderdeel van onze organisatie. Het gaat om 100 schepen die uiteindelijk allemaal geëlektrificeerd moeten worden.’

Lidia: ‘We hebben al wel hybride schepen in het water.’

Arjen: ‘Zeker. Maar we zien ook de taken van de Rijksrederij toenemen. We hebben bijvoorbeeld recent twee schepen aangeschaft die moeten surveilleren bij de windparken op zee. Die windparken zijn natuurlijk goed nieuws als het gaat om verduurzaming. Maar die schepen, die ook nog eens veel varen, drukken wel hard op onze emissies.’

Beiden: ‘Het vraagt wel om investeringen aan de voorkant. En dan praat je over afschrijvingsperioden en terugverdientijden’.

Lidia: ‘Positief bekeken biedt het ook kansen. Nederland heeft veel scheepbouwbedrijven. En dit is nu echt een gelegenheid om de wereld te laten zien welke innovaties wij in huis hebben om schepen emissievrij te maken. Hier ligt een exportmogelijkheid.’
 

Kenmerken opgavegericht werken

• De (maatschappelijke) opgave is leidend
• Samenwerking die je organisatiegrens overstijgt
• Alle partijen met een belang en bijdrage zijn betrokken
• Je werkt in multidisciplinaire, horizontale samenwerkingsverbanden
• Je kunt snel meebewegen met ontwikkelingen en veranderingen
• Je staat in een open relatie met de omgeving (burgers en instellingen) – daardoor weet je wat er speelt, wissel je kennis uit en zorg je samen voor oplossingen.

‘Dit zijn de kenmerken van opgavegericht werken’, zegt Klaas Jan Hoogendoorn. Hij is senior adviseur bij Concerndirectie Mens en Organisatie en lid van het IenW-brede programmateam Over Morgen. Klaas Jan trekt het ontwikkeltraject Opgavegericht werken en wendbaar organiseren'.

We móeten wel samenwerken

Klaas Jan: ‘In een samenleving die steeds complexer wordt, met een buitenwereld die zich steeds kritischer opstelt, staan we voor grote vraagstukken die wij als ministerie - of zelfs als overheid – niet alleen kunnen oplossen.’ 

‘In die samenleving richten wij ons als ministerie van IenW in het bijzonder op drie transities: klimaatadaptatie, circulaire economie en slimme en groene mobiliteit. Drie maatschappelijke opgaven waarvoor je wel moét samenwerken.’ 

‘Buiten het departement werk je samen met andere ministeries, provincies, regioverbanden, maatschappelijke organisaties, kennisinstellingen en burgers. Maar ook binnen het ministerie kom je, als je de overstijgende opgave centraal stelt, steeds meer los van het werken “in de lijn”.’

‘Voor de goede orde: opgavegericht werken is niet de heilige graal. Er zal altijd een duaal systeem van lijn en opgave zijn. Er zijn natuurlijk genoeg situaties waarin werken in de lijn de juiste weg is. Telkens is de vraag: hoe organiseer je het werk? Welke variant past dan het beste?’  
 

Aan de voorkant het verschil maken

‘Het COVID19-programma, dat we als ministerie vorig jaar hebben opgezet, kun je zien als een “spontaan” voorbeeld van opgavegericht werken. We werden in feite voor het blok gezet. En in een reflex werd het door ons aangevlogen vanuit de inhoud. Collega’s  werden op basis van hun inhoudelijke kennis bij elkaar gezet om met oplossingen te komen.’ 

‘In eerste instantie ging er geen vraag naar bedrijfsvoering in de zin van: help ons deze opgave zo goed mogelijk uit de startblokken te krijgen. Terwijl het juist relevant en beter voor het resultaat is om aan de voorkant met elkaar na te denken over wat deze opgave nodig heeft. En dus ook om na te denken over de samenstelling van het team, de financiële randvoorwaarden en de informatievoorzieningstools die nodig zijn om in samenwerking onder hoge druk oplossingen te realiseren. Juist dan kunnen wij als FIB aan de voorkant het verschil maken. Intern en extern.’
 

Een andere mindset

‘Wat vraagt deze maatschappelijke opgave? Wat kan ik daar vanuit mijn expertise en middelen aan bijdragen? Hoe komen we gezamenlijk tot oplossingen? Werken vanuit deze fundamentele vragen vereist een andere mindset en doet een groot beroep op onze wendbaarheid. Het afgelopen jaar stond voor ons in het teken van agendering, bewustwording en urgentiebesef rond opgavegericht werken. De directeuren steunen dit en maken er middelen en tijd voor vrij.’  

‘Inmiddels is het 2021 en maken we ons op voor de volgende slag. Met verschillende interventies staan we binnenkort bij wijze van spreken te rammelen aan de poorten van de integrale klantenteams, het management en de FIB-medewerker op alle bedrijfsvoeringdisciplines.’ 

‘We organiseren dialoogsessies in alle lagen van onze organisatie over de inhoudelijke focus van opgavegericht werken en de effecten voor de IenW-organisatie. Je bespreekt met integrale klantenteams bijvoorbeeld welke meerwaarde we nog meer kunnen leveren door samen naar de klant te gaan in plaats van ieder vanuit de eigen koker.’ 

Leren opgavegericht te werken

‘Een ander voorbeeld is de leergang Begeleiden in wendbaarheid - hiervan hebben we in februari dit jaar de eerste editie afgerond. Daar doen HRM- en organisatieadviseurs aan mee die werken voor beleid, inspectie, uitvoering – echt de breedte van IenW. We bespreken casuïstiek, hebben gastdocenten, werken aan de taal en vaardigheden die nodig zijn voor opgavegericht werken en wendbaar organiseren.’ 

‘Centrale vragen zijn: als de lijn niet meer voldoet, hoe organiseren we het dan in de vorm van een opgave? En hoe kunnen wij daar als bedrijfsvoering bij adviseren en faciliteren? Zo is een enthousiaste, groeiende community ontstaan - een lerende organisatie van koplopers - die echt verder wil. Voor de tweede editie hebben we al genoeg aanmeldingen.’ 

‘In 2021 gaan we volop door met leergangen, dialoogsessies, nieuwe methodieken, casuslabs, meer eenduidige taal. We gaan, kortom, meer oefenen met opgavegericht werken.’

Bedrijfsvoering IenW, - FIB Jaarbericht 2020

Publicatiedatum

woensdag 19 mei 2021

Hoofdredactie

UDAC Communicatie, Maaike Cosgun en Shaline Gafoer

EMMA Experts in Media en Maatschappij, Eduard van Holst Pellekaan

Vormgeving

Ontwerpwerk

Fotografie: Josje Deekens

Redactieadres

UDAC-communicatie@minienw.nl

Copyright

CC0 1.0 Universal