Prinsjesdag: de jaarlijkse ode aan traditie, elegantie en uiteraard hoeden. Iedere derde dinsdag van september maakt Den Haag zich op voor het nieuwe werkjaar van de regering. Het is natuurlijk ook de dag waarop de miljoenennota en de daarbij horende Rijksbegroting gepresenteerd wordt. Lily Sombroek (begrotingscoördinator bij FEZ) en Mauro Stel (sr. adviseur beleidscontrol op milieu en klimaat) maken deel uit van het team achter de begroting: “We werken zo veel mogelijk samen met de collega’s van IenW om tot een goed besluit te komen.”
De Stafdienst Financieel-Economische Zaken (FEZ) is concerncontroller van de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie van IenW. De focus van FEZ ligt op advisering van bewindspersonen en de Secretaris-generaal (SG). UDAC FenI, (directie Uitvoering en Decentraal Advies en Control) is de financiële counterpart. Waar FEZ onder de Secretaris-Generaal valt en als centrale controller opereert, fungeert UDAC FenI als decentrale controller onder de plaatsvervangend Secretaris-Generaal. Beide vallen ze onder FIB. De uitleg leest als een sudoku. “Het is een regelmatig gehoorde opmerking”, beaamt Mauro. “Wat is het verschil tussen de partijen en wie doet wat in de praktijk? Daarom worden er nu verbeteringen doorgevoerd, onder andere met UDAC-teams per DG.”
De rol van FEZ
Mauro: “Je kunt een onderscheid maken tussen proces en inhoud. FEZ organiseert het hele begrotings- en verantwoordingsproces; van het in beeld brengen van de begrotingsvoorstellen tot de politieke afronding daarvan in de Tweede Kamer. Maar ook het faciliteren van de processen en de afstemming met het ministerie van Financiën loopt via FEZ. Dit om zeker te weten dat alle informatie op de juiste momenten in het jaar aan de juiste personen worden aangeleverd.” “En we toetsen de begrotingsvoorstellen die de diensten bij ons indienen”, vult Lily aan. “Het is een randvoorwaarde dat beleidsvoorstellen en wijzigingen die een impact kunnen hebben op de begroting van IenW, langs FEZ gaan. Denk aan budgetoverhevelingen, herschikkingen, intensiveringen en extensiveringen van beleid. FEZ fungeert hierin als onafhankelijk adviseur en controller voor de secretaris-generaal, minister en staatssecretaris. Zo beoordeelt FEZ voorstellen op doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid.”
Demissionaire status
“We sturen altijd een kick-off nota naar de Bestuursraad waarmee de BSR het proces vaststelt. Maar ook een aantal inhoudelijke uitgangspunten waarin we bijvoorbeeld dit jaar hebben gezegd: gezien de demissionaire status van het kabinet stellen we in principe een beleidsarme begroting op”, legt Lily uit. “Beleidsarm betekent dat er geen ruimte is voor nieuw beleid of majeure beleidswijzigingen met financiële implicaties. Om dezelfde reden is een financiële claim bij Financiën, plat gezegd een verzoek tot meer middelen, ook niet kansrijk. Dus als er tegenvallers optreden, moeten we meer nog dan in andere jaren in eerste instantie zelf opvangen.”
Een lange weg
Het ontbreken van mogelijke extra’s moet voldoende meegenomen worden in de werkafspraken. De diensten zijn dan ook gevraagd om dekkingsopties aan te leveren voor eventuele tegenvallers. Lily: “In september bespreken we dat soort ‘spelregels’ met de Bestuursraad. Vervolgens gaan alle dienstonderdelen van IenW aan de slag met de begroting. Welke opgaven zien we? Hoe gaan we dat wel of niet inpassen? Wat betekent dat voor de huidige begroting? Welke begrotingsmutaties zijn hierbij benodigd? Die voorstellen krijgen wij eind januari. Dan hebben we ongeveer een maand de tijd om de besluitvorming te organiseren in de Bestuursraad en daarna voor te leggen aan de bewindspersonen. We nemen alle begrotingsvoorstellen door. De besluitvorming wordt afgerond met een politiek bilateraal met de Minister van Financiën. Daar bespreken we de zaken die IenW overstijgend zijn. Denk aan prijsstijgingen in de bouwsector of de regelgeving vanuit de EU op het gebied van duurzaamheid.” Na het besluitvormingsproces starten we met het opstellen van de begrotingsstukken die uiteindelijk op Prinsjesdag aan de Tweede Kamer worden aangeboden.
Enorme financiële heroverweging
In het voorjaar van 2023 zijn grote stappen gezet om de IenW-begrotingen beheersbaar te houden. Lily: “Bij het Mobiliteitsfonds liepen we tegen grote uitdagingen aan. Door allerlei externe ontwikkelingen hebben we te maken met aanzienlijke prijsstijgingen, waardoor alle projecten duurder worden. Ook is er de afgelopen jaren onvoldoende geld gegaan naar instandhouding van de netwerken, waardoor er sprake is van achterstallig onderhoud. En door de stikstofcrisis kunnen tot op heden projecten soms geen doorgang vinden. Om dit allemaal op te vangen hebben we een herallocatie uitgevoerd van alle beschikbare middelen. Hierdoor konden we geld beschikbaar stellen om prijsstijgingen op te vangen en de huidige infrastructuur te onderhouden. 17 projecten hebben we op pauze moeten zetten. In sommige regio’s kwam het voor dat de minister had voorgenomen een waterweg te verbeteren of een weg te verbreden. Maar door bovengenoemde noodzakelijke herprioritering ging het niet door. Gelukkig is dit altijd in goed overleg gegaan met de beleidsdirecties, de regio’s en andere stakeholders.”
Strategische sessies
Om de uitdagingen het hoofd te kunnen bieden, is bewustwording binnen het gehele departement essentieel. Lily: “Dit jaar hebben we voor de tweede keer een strategische sessie in de Bestuursraad georganiseerd. Hierin kijken we samen naar de komende uitdagingen voor de volgende begroting. Afdelingen realiseren zich in toenemende mate: ‘mijn beleid is belangrijk, maar er moet veel meer gebeuren van hetzelfde potje’.” Mauro voegt toe: “Samen kijken we naar wat er op ons afkomt. Dat draagt bij aan bewustwording.”
