Waar FEZ als concerncontroller van de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie van IenW opereert, treedt het UDAC, (directie Uitvoering en Decentraal Advies en Control) FenI op als de financiële counterpart. FEZ valt onder de Secretaris Generaal en richt zich op advisering en ondersteuning van bewindspersonen en de Secretaris Generaal. Het UDAC FenI fungeert als decentrale controleur onder het Directoraat Generaal. Projectmanager Steven van Vulpen en inkoopcoördinator Yüksel Istanbullu van het directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken (DGLM) over een van de grootste uitdagingen van 2023: de prestatieverklaringen.
Inkoopprocedure
Het principe van prestatieverklaringen is simpel: je koopt iets in en voegt bewijslast toe dat het product of dienst is geleverd. Dat kan gecontroleerd worden. Toch is de praktijk vaak weerbarstiger. Steven van Vulpen: “Prestatieverklaringen zijn een bevestiging waarin je zegt: ‘conform de afspraken is het rapport opgeleverd’. Daarnaast lever je een bewijsstuk op om aan te tonen dat er is geleverd.”
Een partij als bijvoorbeeld het directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken (DGLM) vraagt een uitzendkracht aan of een adviesrapport. Deze aanvraag komt terecht bij de inkoopadviseur die het traject begeleidt tot en met de handtekening onder het contract. Yüksel: “Maar dan beland je in een stukje niemandsland. Als beleidsmedewerker ben je dan blij: je aanvraag is opgepakt en er wordt gewerkt aan wat je wilt hebben. Vervolgens komt de factuur binnen en blijkt, soms maanden later, dat je verschillende stukken bewijslast had moeten verzamelen. Van ieder voortgangsgesprek word je bijvoorbeeld geacht een verslag te schrijven dat je achteraf oplevert.” Steven: “Dat proberen collega’s dan met terugwerkende kracht te corrigeren, maar dat is niet altijd mogelijk. We hebben gezien dat de opdrachtbrief niet altijd goed was opgesteld, of de beleidsmedewerker zich niet bewust was van zijn verantwoordelijkheid. Als je dat pas achteraf ontdekt is het vaak al te laat.”
Onvoldoende
Het project startte zelf met een uitgebreide monitoring in 2022. De resultaten logen er niet om. Het financieel beheer moest veel beter. Steven: “Het goede nieuws is dat het niet uitmaakte wie de prestatieverklaringen deed of op welke afdeling. Het slechte nieuws is dat dat kwam omdat overal dezelfde problemen speelden.” Yüksel vult aan: “Het probleem zat hem in de concretisering: men wilde wel meewerken maar wist simpelweg niet waar te beginnen. Er werden dingen verwacht van mensen waar ze zelf geen weet van hadden.” Steven: “Vergelijk het even met de Nederlandse wet. Als staatsburger word je geacht deze te kennen. Maar als er geen verkeersborden staan kun je onbewust de regels overtreden en bijvoorbeeld veel te hard rijden.”
De oplossing bleek simpel. Steven: “We zeiden tegen elkaar: ‘We kunnen nu massaal trainingen gaan geven over het voorkomen van fouten. Maar eigenlijk moeten we mensen vooral op het juiste moment laten weten hoe ze het wél moeten doen’. We begonnen met het opstellen van een stappenplan. Dat is uiteindelijk doorgegroeid tot een formulier dat je via een keuzepad leidt naar de bewijslast die je moet aanleveren. Iedereen heeft altijd en overal toegang tot dit formulier. Inmiddels is ook de bewijslast voor een aantal veel voorkomende stukken geconcretiseerd. En we zien: het werkt! De kwaliteit gaat nu drastisch omhoog en de beleidsmedewerkers hebben meer zekerheid of ze het goed doen.”
Sexy onderwerp
Steven: “Het lijkt nu net of het heel makkelijk was: ‘even een formuliertje maken’. Maar we zijn er twee jaar fulltime mee bezig geweest om dit te ontdekken en goed op te lossen. Daarnaast is geen inkoopopdracht hetzelfde. Er zijn zoveel varianten.” Yüksel voegt toe: “Daarbij is het niet echt een sexy onderwerp. Iedereen is druk. Mensen willen gewoon hun werk doen en verder naar de volgende opdracht. Komen wij aan met een formulier. Dat voelt als meerwerk voor die collega. Begrijpelijk dat daar soms frictie ontstond. Maar goed: wij maakten hen alleen bewust van iets dat altijd al moest. Wij hielpen slechts bij het verbeteren van het proces.” Steven: “Juist vanwege die frictie zijn we heel interactief te werk gegaan. We hebben ons niet laten verleiden om alleen een perfect middel de organisatie in te sturen. Juist door de eerste versie snel te laten gebruiken kregen we veel praktische feedback. We hebben de feedback meegenomen in de nieuwere versie. Zo is het een co-productie geworden en hebben we snel een goed toepasbaar product gekregen.”
