Ter verbetering van de bedrijfsvoering zijn binnen IenW in 2023 speciale directie Uitvoering, Decentraal Advies en Control (UDAC)-teams opgericht. Iedere Directeur-generaal (DG) heeft zijn eigen UDAC-team met adviseurs. Deze teams staan in nauw contact met de beleidsdirecties. Bart van Nierop (DGWB/DGMI), Tom Mostarlić (DGMI), Esther Fiolet-Gankema (DGMO), en Koos Suurling (FIB) werken bij zo’n team.
Onder verantwoordelijkheid van de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) worden de uitvoerende taken van bedrijfsvoering voor de bestuurskern van IenW verricht door de directies bij UDAC-teams, onder andere op het gebied van HR, Informatievoorziening, Inkoop, Financiën en Duurzaamheid. UDAC is onderverdeeld in drie directies: Financiën en Inkoop, Informatie en Exploitatie, en Organisatie en Personeel. In het UDAC-team zitten adviseurs die de verbinding maken met de beleidsdirecties om de processen goed te laten lopen binnen IenW.
Niet nieuw
De teams bestaan sinds november 2023. “Maar de functie is niet nieuw”, vertelt Bart. “Er bestonden al integrale klantteams bij de directeur-generaal Milieu en Internationaal. Na een audit kwamen er op verschillende terreinen toch enkele verbeterpunten naar voren. Werk aan de winkel dus. Om de directeur-generaals beter te kunnen ondersteunen, zijn daarom de UDAC-teams in het leven geroepen, met in ieder team zo’n zes mensen. Alle disciplines van bedrijfsvoering zitten hier bij in, waarbij het samenspel met de DG-secretaris cruciaal is.”
Ook kregen de UDAC-teams een formele status, vult Koos aan. “Daardoor zijn de teams beter zichtbaar en nadrukkelijker aanwezig. Doel is om up-to-date inzichten te geven over hoe de zaken ervoor staan, zodat de Directeur-Generaal snel kan reageren als zaken niet goed gaan. Dat is in het kort de bedoeling van de integrale teams.”
Structurele verandering
De UDAC-teams spelen in op de verbeterpunten die nodig zijn binnen IenW. Dat de auditcommissie kritisch was, is natuurlijk niet leuk om te horen. Koos: “Maar het is ook duidelijk. En het motiveert ons wel om te verbeteren. Vergeet niet, er wordt behoorlijk wat verwacht van alle medewerkers. Momenteel wordt het hele stelsel rond informatievoorziening geprofessionaliseerd. Daarmee krijg je ook meer regels waar je aan moet voldoen. Stel, je wilt een website maken. Dan heb je rekening te houden met verschillende regelgeving, richtlijnen en eisen om te voldoen aan bijvoorbeeld de informatiebeveiliging of toegankelijkheid. Wil je dit permanent doorvoeren in je hele organisatie, dan moet je de collega's ondersteunen. Met de UDAC-teams hopen we die steun te bieden.”
Waarom werken integrale klantteams, de huidige UDAC-teams, nu wel? Tom: “Met de uitspraken in de bestuursraad ligt er nu een grotere urgentie om aan de slag te gaan met elkaar. Het moet beter. Dat willen we ook met z’n allen en dat gaan we ook doen. Niet met snelle oplossingen, maar op een structurele hernieuwde basis.”
Esther: “Ieder ministerie heeft als kerntaak beleid te maken met de Kamer. De beleidsdirecties zijn logischerwijs vooral daarmee bezig. Mobiliteit, luchtvaart, maritiem, waterbodem of milieu en internationaal. De bedrijfsvoering wordt daarmee naar een andere kolom geschoven. Het effect daarvan is dat de beleidsdirecties wel verantwoordelijk zijn voor het inkopen van zaken, het inhuren en aannemen van personeel en de regels en de processen, maar niet zijn betrokken bij het proces. Die brug slaan wij als UDAC.”
Bewustzijn creëren
Het vormen van de UDAC-teams is een eerste stap in de overbrugging tussen beleid en interne bedrijfsvoering. Bart: “We werken met mensen die de bedrijfsvoering kennen én ervaring hebben in de wereld van beleid. Mensen kunnen ons raadplegen: als ik een subsidie wil verstrekken aan gemeente X, hoe pak ik dat aan? Waar moet ik beginnen en allemaal aan voldoen? Door zichtbaar te zijn als vraagbaak en te helpen met het doorverwijzen naar juiste mensen binnen bedrijfsvoering creëren we bewustzijn bij mensen. Eerst waren onderwerpen als prestatieverklaringen vage begrippen. Doordat we interdisciplinair samenwerken, begrijpt een beleidsmedewerker hopelijk beter waarom bepaalde procedures er zijn en waarom het belangrijk is dat die worden nageleefd.”
Samen werken aan resultaat
2023 was het jaar van het oprichten van de teams. Koos: “We zijn geformeerd en gepositioneerd. Wij van beleid en zij van bedrijfsvoering wordt steeds meer wij van DG. Een goed georganiseerde bedrijfsvoering is een fundament van het departement en daarmee van de kwaliteit van beleid. Natuurlijk is het werk intensiever geworden, maar ook interessanter. En ook niet onbelangrijk: we zien nu al resultaten. Op verschillende terreinen zien we al dat we beter presteren dan vorige jaren.”
Esther: “De komende maanden willen we een goede maandrapportage neerzetten. Iedere discipline kan in die rapportage zijn indicatoren neerzetten. Dat zou veel rust geven. Soms zijn we veel tijd kwijt om een inkoop in de database te krijgen zodat het herkenbaar in een managementteam kan worden gepresenteerd. Dat moet makkelijker kunnen.”
Tom: “Voordeel is dat beleidsmedewerkers weten wat ze te doen staat. En waar ze terecht kunnen als ze vast lopen. De haarvaten van de beleidsdirecties moeten zichtbaar worden. Dat geeft ons allemaal meer uniformiteit.”
