Hybride werken bij het Rijk

Na de zomer boden de coronamaatregelen even ruimte voor een combinatie van thuiswerken en werken op kantoor. Sinds 13 november geldt echter: werk thuis en ga alleen naar kantoor als het echt niet anders kan. Eerdere maatregelen gaven wél de ruimte om te experimenteren met hybride werken.

"Hybride werken gaat over: het werk en de werkplek zo organiseren dat ze goed aansluiten op de functie en rol in het team, de levensfase en privésituatie van de werknemer. Een goede balans tussen werk en privé", zegt Wallenburg (BZK). "De afgelopen periode stemt ons optimistisch over de mogelijkheden van hybride werken." Beentjes (IenW) wijst erop hoe verschillend er tegen de ideale werkvorm kan worden aangekeken. "Je kunt geen groepen aanwijzen, zo is mij heel duidelijk geworden. Misschien ben je geneigd te denken: jonge mensen willen alles digitaal en ouderen willen naar kantoor. Dat is niet zo. Iedereen kijkt er op zijn eigen manier tegenaan. Dat maakt generiek beleid voeren lastig."

Een goed gesprek

Om hybride werken te kunnen laten slagen, heeft de werkgever een faciliterende rol, stellen Van Wallenburg en Beentjes. "Denk aan een thuiswerkvergoeding, een thuiswerkplek die op orde is en de IT op kantoor die goed aansluit bij bijvoorbeeld hybride vergaderen", vertelt Van Wallenburg. “Maar net zozeer onder dat faciliteren, valt het goede gesprek dat de leidinggevende met de werknemers voert. Als er goede afspraken zijn tussen leidinggevende en werknemer, maar ook tussen collega’s onderling, is er veel vrijheid mogelijk in het invullen van je werkweek."

Er is dus sprake van een gedrag- en cultuurverandering, waarop de overheid zich ook aanpast. Beentjes: "We gaan het beste van twee werelden combineren. Alleen maar thuiswerken vinden veel mensen niet prettig, maar hele weken op kantoor evenmin. Het gaat dus om een balans tussen thuiswerken en op kantoor of elders werken (werkhub). Elders werken, kan bijvoorbeeld een IenW-locatie zijn die niet je standplaats is, maar die wel dicht bij huis is of makkelijk bereikbaar is voor alle deelnemers van een overleg. Daar proberen we als werkgever in te faciliteren." Van Wallenburg: "Er zijn gesprekstrainingen voor leidinggevenden, waarin zij technieken aanleren om dat soort gesprekken over een hybride werkvorm te voeren. Maar ook de IT-voorzieningen (waarop al een slag gemaakt werd toen iedereen thuis kwam te zitten) en de inrichting van de kantoren worden aangepast op een nieuwe hybride werkvorm."

Samenwerking tussen rijksprogramma Hybride werken en departementen

Als werkgever van het Rijk is de rol van Binnenlandse Zaken iets anders dan die van de andere ministeries. Wat niet betekent dat er van bovenaf regels worden opgelegd. Er worden ideeën uitgewisseld, afspraken gemaakt. Van Wallenburg: "Om de week komen de plaatsvervangend secretarissen-generaal van de ministeries, de plaatsvervangend directeuren-generaal van de grote uitvoeringsorganisaties en ik bij elkaar en proberen we rijksbrede afspraken te maken. Dat werkt goed. Daarnaast heeft ieder ministerie een projectleider die hier met de bestuursraad van zijn/haar ministerie invulling aan geeft." Beentjes: "Wij vullen rijksbrede communicatie over hybride werken en thuiswerken aan met communicatie binnen ons eigen ministerie. We maken bijvoorbeeld handreikingen voor hybride werken en we monitoren de bezetting van de panden, zodat je met elkaar het gesprek kunt aangaan als het op sommige dagen altijd druk is. Bij IenW en de andere departementen staat het experimenteren met hybride werken centraal (met uitzondering van perioden zoals deze, waarin het beleid is: thuiswerken, tenzij het niet anders kan). Ook de dienstverleners, bijvoorbeeld op het gebied van IT-ondersteuning, betrekken we hierbij."

Ervaringen uitwisselen met bedrijven

Het Rijk heeft geregeld contact met grote werkgevers om ervaringen met hybride werken te delen. "We spreken met partijen uit de private sector (zoals PWC, Rabobank en ING), maar ook met gemeenten en provincies. We kunnen van elkaar leren omdat we in verschillende sectoren actief zijn. Zij vinden ons als grote werkgever een interessante gesprekspartner. Andersom kunnen wij leren van het bedrijfsleven."

Op ieder ministerie kan het weer anders gaan met thuiswerken, maar er zijn ook wel rijksbrede beleidslijnen. "Met een rijksbrede oproep om fysieke bijeenkomsten zoveel mogelijk tussen 10:00 uur en 15:00 uur te plannen, proberen we te stimuleren tot spreiden van woon-werkverkeer", zegt Van Wallenburg. "En we doen als Rijk mee aan een initiatief van de gemeente Den Haag om met grote werkgevers in de Haagse regio het spreiden (over de dag en over de week) en het mijden van woon-werkverkeer verder te brengen."

Geef je grenzen aan

Zowel Van Wallenburg als Beentjes kijkt met trots terug op hoe het thuiswerken is opgepakt. Beentjes: "Onze werknemers hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Alles is gewoon zo doorgegaan. Als je ziet wat voor werk er is verzet in al die maanden." Van Wallenburg knikt. "De productiviteit van het Rijk is over de hele linie op peil gehouden. Iedere medewerker heeft flexibiliteit getoond."

Wel is het belangrijk om goed met elkaar in contact te blijven en te weten hoe iemand zijn werkweek inricht. "Het is link als je het gevoel hebt altijd bereikbaar te moeten zijn. Werktijden worden minder duidelijk afgekaderd. Ik bel nu soms iemand ’s ochtends om half 8 al op, omdat ik weet dat diegene werkt. Dat is prima, maar dat moet je dus wel van elkaar weten." Van Wallenburg: "Dat moet onderdeel zijn van dat gesprek tussen leidinggevende en werknemer. Wees duidelijk, geef je grenzen aan en voel je veilig genoeg om dat expliciet te maken."