Tekst Martin Lamboo
Foto Bart van Vliet
Begin september vond weer de Week van het onbesproken gedrag plaats. Deze week speelt een belangrijke rol in het streven van Justitie en Veiligheid om een 'moreel fitte' organisatie te zijn en te blijven. Maar wat is dat eigenlijk, een moreel fitte organisatie? En wat is ieders rol hierin? JenV Magazine sprak met drie wegbereiders.
“Spreek u uit!” Met die woorden spoorde minister Grapperhaus de JenV-collega’s aan, bij de opening van de Week van het Onbesproken Gedrag. En dat is precies de kern waar het in een moreel fitte organisatie om draait. En waar het in onze huidige organisatie nog wel eens aan ontbreekt. “Mensen die bij JenV komen werken, hebben vaak een sterk ontwikkeld gevoel voor normen en waarden”, vertelt Jacqueline Kuyvenhoven, programmadirecteur JenV Verandert. “Ze willen echt iets voor de samenleving betekenen. Ze zijn gedreven, heel erg bezig met de maatschappelijke opgaven waar we als JenV voor staan. En vaak sterk gericht op de inhoud, zonder tijd te nemen voor reflectie.”
Maar ook dat is essentieel, weet directeur Personeel en Organisatie, Stefan van de Griendt. “Zeker bij JenV, dat misschien nog wel méér dan andere departementen, te maken heeft met grote, ingewikkelde maatschappelijke vraagstukken. Complexe, ingrijpende en niet zelden ook controversiële problematiek, waarover je vrijwel dagelijks in de krant leest – niet zelden op de voorpagina - en die je als mens ook persoonlijk raakt. Dat kan je wel eens voor dilemma’s plaatsen.”
Gedragscode
“Natuurlijk, we hebben een gedragscode”, vult Dirk Rinkel, centrale coördinator Integriteit, aan. “Maar die gaat je niet in elke situatie met ‘een nulletje of een eentje’, of een ondubbelzinnig ‘ja of nee’ helderheid geven, als je voor de lastige keuze staat of je moreel het juiste doet. Denk bijvoorbeeld aan een conflict tussen de gewenste snelheid en de vereiste behoorlijkheid en zorgvuldigheid. Of als budgettaire beperkingen de in jouw ogen meest verstandige en moreel juiste oplossing in de weg staan. Een moreel fitte organisatie is een organisatie waarin medewerkers en leidinggevenden het heel gewoon vinden als je zegt: mensen, ik sta in dit dossier voor een belangrijke, lastige keuze en ik weet niet helemaal precies of dit wel het moreel goede is om te doen, rekening houdend met de belangen van alle betrokkenen. Help me even. En dat je dan de ruimte neemt – en krijgt – om daar met elkaar over te praten, verschillende perspectieven uit te wisselen en zo samen op zoek te gaan naar een antwoord op de vraag: wat is in deze zaak, onder deze omstandigheden deugdelijk en goed om te doen?”
“Even diep adem halen en goed kijken: wat doen we allemaal, klopt het allemaal nog en klopt het ook met de normen en waarden die je hebt?”, vat Kuyvenhoven samen.
Cultuuromslag
Om de gewenste cultuuromslag – want dat is het – te bereiken, gaat JenV dan ook over de volle breedte te werk. Full House, zoals Van de Griendt het noemt. “Je komt er niet met één keer per jaar, los van alles, een Week van het Onbesproken Gedrag te organiseren. Dat is uiteraard een prima initiatief, maar het zou naïef zijn om te denken dat je er daarmee bent. Die week kun je het beste zien als een aantrekkelijke etalage voor dat brede palet aan instrumenten dat we hebben ontwikkeld, om de groei van JenV naar een moreel fitte organisatie te stimuleren, zoals het moreel beraad, de koerskaart, dilemmatrainingen, dialoogsessies en regietoneel.” Kuyvenhoven: “Een aantal van die instrumenten hebben we ontwikkeld op basis van goede initiatieven die al her en der in de organisatie leefden. Neem het moreel beraad , een overleg om morele issues aan de orde te stellen met collega’s. Dat werd bij de NCTV al ingezet, om collega’s te laten discussiëren over ethische kwesties die kunnen spelen in hun werk. Ook bij DJI vonden dit soort gesprekken al plaats. Wat wij - de collega’s van Bureau Integriteit en JenV Verandert – hebben gedaan is: mensen die al ervaring hadden met dit instrument bij elkaar brengen. Samen hebben we het moreel beraad verder helpen professionaliseren. En inmiddels zijn er ook 17 collega’s opgeleid, die zo’n sessie kunnen leiden. Datzelfde geldt ook voor andere instrumenten, zoals de koerskaart.”
‘Morele dilemma’s signaleren en voortdurend onder de aandacht houden’
Simone Smit: “Als je bij de NCTV werkt, of bij JenV in den brede, krijg je nogal eens te maken met maatschappelijke vraagstukken die sterk raken aan je persoonlijke normen en waarden”, vertelt Simone Smit, directeur Contraterrorisme bij de NCTV. “Dat kan je soms voor een moreel dilemma plaatsen, een conflict tussen je rol als ambtenaar en je privé-opvattingen. Het is goed om dat als organisatie te erkennen. En beter nog: om het bespreekbaar te maken. Bij de NCTV zijn we daarom drie jaar geleden al gestart met sessies Moreel Beraad. Gewoon de tijd en de ruimte nemen om, onder regie van een collega die is opgeleid als gespreksleider, met elkaar het gesprek aan te gaan over zo’n dilemma. Dat kan van alles zijn. Bijvoorbeeld dat je, uit hoofde van je functie, kennis hebt van een mogelijke dreiging in de stad waar je partner werkt. Mag je dan zeggen: werk jij morgen maar thuis? Of iemand vraagt je op een verjaardag: ik wil daar en daar naar toe op vakantie. Is dat wel veilig? Het kan ook een kleiner vraagstuk zijn: bijvoorbeeld iets wat alleen speelt binnen jouw team. Maar ook van zulke kwesties is het belangrijk dat je ze bespreekbaar maakt. Belangrijk is dat je als leidinggevende aandacht hebt voor je medewerkers, signalen oppikt die er op kunnen duiden dat er iets speelt en er ook actie op onderneemt. Alleen zo kunnen we als JenV doorgroeien naar die open en veilige organisatie die we willen zijn. Of ik al resultaten zie? Dat vind ik moeilijk om te zeggen. Wel merk ik binnen de NCTV dat de collega’s dit soort initiatieven zeer waarderen. En verder is het een kwestie van er telkens opnieuw aandacht voor vragen. Een moreel fitte organisatie vergt voortdurend onderhoud.”
Instrumenten
Met de genoemde instrumenten ligt er inmiddels een mooi pakket waarmee organisatieonderdelen en afdelingen zelf aan de slag kunnen, om zich (verder) te ontwikkelen tot een moreel fitte organisatie, zoals die de politieke en ambtelijke leiding van JenV voor ogen staat. Rinkel: “Iedereen, van manager tot medewerker, is van harte uitgenodigd om die instrumenten in hun werk toe te passen. Niets is verplicht, maar we hopen natuurlijk dat er op basis van de ervaringen die onderdelen ermee opdoen een levendige mond-tot-mond reclame ontstaat. Goede verhalen, die collega’s van andere afdelingen aan het denken zetten en hen over de streep trekken om mee te doen. Omdat ze inzien: hee, dat zijn prima hulpmiddelen waarmee we ons vakmanschap, onze professionaliteit, verder vooruit kunnen brengen!”
Gebruik maken van de instrumenten is, zoals gezegd, niet verplicht, maar dat wil volgens Kuyvenhoven niet zeggen dat het werken aan een moreel fitte organisatie vrijblijvend is. “We gaan niet turven hoeveel sessies moreel beraad of koerskaart elk onderdeel heeft gehouden, maar in de gesprekken die de secretaris-generaal met de managers voert, komt het onderwerp morele fitheid zeker ter sprake. Vertel eens, wat hebben jullie op dit vlak al gedaan? En wat is daar uitgekomen?”
Preventief
De ontwikkelde instrumenten hebben vooral een preventief karakter. Door meer openheid te betrachten en meer tijd te nemen voor reflectie op en discussie over dilemma’s, verwacht JenV eventueel niet-integer handelen zo veel mogelijk te kunnen voorkomen. “Maar goed, zelfs in een open cultuur is zoiets natuurlijk nooit voor de volle honderd procent uit te sluiten”, erkent Rinkel. “Daarom hebben we de afgelopen tijd ook veel energie gestoken in de ‘harde kant’: de ontwikkeling van een nieuw integriteitsstelsel. We beschikken nu over een heldere, laagdrempelige procedure om vermoedens van integriteitsschendingen te melden en duidelijke instructies voor de afhandeling daarvan. En nog dit jaar treedt de vaste, onafhankelijke integriteitscommissie voor JenV aan. De FNV, die doorgaans toch vrij kritisch is, heeft ons hiermee gecomplimenteerd. En de hoop uitgesproken dat JenV op dit punt als voorbeeld zal dienen voor de hele Rijksdienst!”
Dat JenV belangrijke stappen heeft gezet op weg daar die gewenste ‘moreel fitte organisatie’ leidt geen twijfel. “Maar we moeten niet denken dat we er al zijn”, waarschuwen Van de Griendt en Kuyvenhoven. “Organisatieontwikkeling is in feite nooit af. Ook voor een thema als morele fitheid moet continue aandacht blijven. Dat betekent: de juiste mensen op de juiste plekken zetten én houden, aandacht aan dit thema schenken in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers, in leiderschapsprogramma’s, initiatieven als de Week van het Onbesproken gedrag jaarlijks herhalen. En niet verslappen!” Rinkel: “Het gaat erom dat die open houding vanzelfsprekend wordt, dat je alle dilemma’s, lastige beslissingen waar je voor staat, problemen die je ziet aankomen, met elkaar kunt bespreken. Zie die roze olifant maar onder ogen, spreek je uit en heb het erover! Dát moet de normale gang van zaken worden. Dan is JenV pas echt een moreel fitte organisatie.”
‘Laat zien dat ‘t je menens is’
Annemieke van Dam: "Veiligheid en openheid zijn absolute voorwaarden om ons werk goed en met plezier te kunnen doen’, zegt Annemieke van Dam, directeur Rechtshandhaving en Criminaliteitsbestrijding en plaatsvervangend Directeur-Generaal Rechtshandhaving en Rechtsbescherming. ‘Zo’n veilige en open omgeving is er echter niet “vanzelf”. Daar moeten we aan werken – elke dag opnieuw. Van een gesprekje bij de koffieautomaat tot in overleggen of bilateraaltjes: laat zien dat ‘t je menens is. Binnen DRC hebben we een eigen Koerskaart gemaakt. Daarop staan de punten waarop we onszelf verder willen versterken en welke stappen we nog gaan ondernemen om daar te komen. Het mooie vind ik dat het initiatief daarbij grotendeels van de medewerkers zelf komt. Het MT “adopteert” een thema van onze Koerskaart, bijvoorbeeld “Leiderschap” of “Management van medewerkers”. Binnen dat thema worden medewerkers actie-eigenaar, bijvoorbeeld op “tegenspraak” of “moreel goed handelen” - en organiseren daar activiteiten omheen. Daarbij maken we uiteraard ook gebruik van bestaande instrumenten. Zo zijn we met z’n allen naar het toneelstuk RAUW geweest, over morele dilemma’s bij de politie. “Wat herken je daarin uit je eigen werk? En hoe zou jij zelf in zo’n situatie hebben gehandeld?” Ook hebben we al, bij wijze van pilot, een sessie Moreel Beraad gedaan. Dat was behalve spannend, ook heel leerzaam. Uiteindelijk gaat het erom dat je als medewerker die kwaliteiten en eigenschappen internaliseert, elkaar op die punten goede feedback geeft en elkaar scherp houdt. Dan kunnen we zeggen: wij zijn een moreel fitte organisatie."
