Bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) reizen collega’s regelmatig naar het buitenland om hun werk te kunnen doen. Tegelijkertijd werkt BZ ook, met het programma Mission Sustainable, aan een duurzame toekomst. Hoe gaat dat samen? Door te zoeken naar aantrekkelijke alternatieven om duurzaam te reizen bijvoorbeeld. De projectgroep Duurzaam Reizen en het nieuwe platform Travelpoint helpen collega’s bij die zoektocht.
"We willen gedragsverandering bewerkstelligen. Bij iedereen moet duurzaamheid tussen de oren zitten."
Duurzaamheidscoördinator Take Padding van Mission Sustainable stapte onlangs zelf in de trein voor een zakenreis naar Rome. "Onze duurzaamheidsgedachte is ‘Walk Our Talk’: we zetten ons beleid om in actie in onze bedrijfsvoering. ''
Mission Sustainable
Mission Sustainable is het duurzaamheidsprogramma van ons ministerie, dat onze bedrijfsvoering gaat verduurzamen. En een programma om het goede voorbeeld te geven aan andere overheden, bedrijven en organisaties in binnen- en buitenland. Allereerst zochten de medewerkers uit waar ze de grootste duurzame impact kunnen maken in de bedrijfsvoering. Daar rolden drie thema’s uit: klimaat, circulaire economie en sociale ketenverantwoordelijkheid.
Binnen klimaat was mobiliteit een belangrijk onderwerp. "Reizen is met regelmaat noodzakelijk voor ons werk. Daar kunnen we niet ineens mee stoppen. Maar we kunnen wel kijken naar hoe we ons reisgedrag anders en duurzamer kunnen inrichten", vertelt Take.
Duurzaam reizen
Afgelopen november startte onder leiding van Mission Sustainable de projectgroep Duurzaam Reizen. Die bestaat uit een brede afvaardiging van BZ-collega’s uit alle lagen van de organisatie: beleidsdirecties, posten en bedrijfsvoeringsdirecties. Het komende half jaar gaat deze projectgroep de mogelijkheden voor duurzaam reizen bespreken, om uiteindelijk tot een advies te komen.
Take legt uit dat fysieke ontmoetingen voor het werkgebied van BZ vanzelfsprekend heel belangrijk zijn; ‘diplomatie is een contactsport’. Als het voor ons werk noodzakelijk is om naar New York te vliegen, dan doen we dat. Een belangrijke afweging is of we ook digitaal mee kunnen doen aan een meeting. Zo niet, dan reizen we zo duurzaam mogelijk. Moeten er echt meerdere collega’s heen? Kun je ook economy class in plaats van business class vliegen?”
"Samen kijken we naar de wensen en mogelijkheden om duurzame reisopties als voorkeur te tonen in Travelpoint."
Travelpoint
Ook de lancering van Travelpoint biedt mogelijkheden. Rond de zomer lanceert BZ dit nieuwe reis- en declaratieplatform. Daarbij is gedacht aan de duurzame optie: In het systeem staan naast vluchten ook mogelijkheden om met de trein te reizen.
De trein is echter lang niet altijd een makkelijke optie. De Europese verbindingen sluiten vaak niet goed op elkaar aan, zoals ook Take ondervond toen hij naar Rome ging. Een directe reis vanuit Nederland naar de Italiaanse hoofdstad? Vergeet het maar. Terwijl dat door de lucht wel kan. Buitenlandse Zaken staat in nauw contact met bijvoorbeeld de KLM, NS of Benerail om de duurzame opties in het boekingssysteem verder te optimaliseren.
Bas de Rijk, Travelmanager en clusterhoofd van Travelpoint, vertelt hierover: “we kijken al samen met de leverancier van Travelpoint en het team Mission Sustainable naar de wensen en mogelijkheden om duurzame reisopties als voorkeur te tonen en welke rapportagemogelijkheden we gaan bieden voor duurzaamheid. In Travelpoint wordt straks een groot deel van het treinaanbod binnen Europa aangeboden. De applicatie zal de duurzame optie ook aanbevelen wanneer het een bestemming betreft die binnen 8 uur met de trein te bereiken is.”
De lancering van Travelpoint met zijn duurzame aanbevelingen is een ontwikkeling die Take toejuicht. Hij hoopt dat collega’s vaker met elkaar in gesprek gaan over duurzaamheid en de impact die het heeft op je werk. “We willen gedragsverandering bewerkstelligen. Bij iedereen moet duurzaamheid tussen de oren zitten. Draagvlak is cruciaal, alleen een aanpak die gedragen wordt door de collega’s zal slagen. Vandaar dat we de stem van de collega’s zo’n grote rol geven in de formulering van onze aanpak.”
"Ik grijp graag de mogelijkheden aan om bewust om te gaan met het behoud van natuur en milieu. Duurzamer reizen voor BZ levert daar zeker een bijdrage aan.”
Reizen per trein
Achter de schermen wordt dat gesprek al veelvuldig gevoerd. Zoals tussen Saskia de Smidt en haar collega’s van de Directie Internationaal Ondernemen (DIO). Saskia en haar collega’s gaan regelmatig op reis om handelsmissies en economische diplomatie in het buitenland te ondersteunen: daarmee helpen ze Nederlandse bedrijven hun netwerk en afzetmarkt te vergroten.
In het verleden had Saskia Latijns-Amerika in haar portefeuille, waarvoor je het vliegtuig wel moet pakken. Sinds een jaar vallen Oostenrijk en Zwitserland onder haar hoede. Daar reist ze het liefst met de trein naartoe. "Wij reizen om te ervaren hoe de handel met het buitenland kan worden bevorderd en welke kansen en mogelijkheden er liggen voor het Nederlandse bedrijfsleven. Maar ik doe dat wel het liefst zo duurzaam mogelijk. Ik grijp graag de mogelijkheden aan om bewust om te gaan met het behoud van natuur en milieu. Duurzamer reizen voor BZ levert daar zeker een bijdrage aan.”
Saskia reist niet alleen om duurzaamheidsredenen liever met de trein, maar vindt het ook simpelweg prettiger. "Je ziet nog eens wat van een land en komt midden in een stad aan. Daarnaast vind ik het comfortabeler dan in het vliegtuig. Je hebt meer beweegruimte, kunt nog eens naar een andere coupé wandelen of je laptop openklappen. Ook collega’s denken hier zo over.”
Ze spreekt met haar collega’s en anderen binnen het ministerie vaak over de mogelijkheid om duurzaam te reizen. Ze juicht het nieuwe reisplatform Travelpoint dan ook toe. "Het helpt ons enorm als het boekingssysteem ook standaard meer goed aansluitende reisopties per trein aanbiedt, inclusief het gebruik van nachttreinen. Dat maakt duurzaam reizen laagdrempelig voor iedereen."
Contact Mission Sustainable
Benieuwd hoe jouw directie of post kan bijdragen aan duurzaam reizen? Neem dan contact op via missionsustainable@minbuza.nl of zie www.missionsustainable.nl
