Hoe beheer je de contracten van onze ruim 150 posten?
De vijf leden van het team contractbeheer van de Financiële Service Organisatie (FSO) beheren samen maar liefst 1.544 contracten wereldwijd. Van Frankrijk tot aan Rwanda: zij controleren en beheren de huurovereenkomsten van gebouwen én overige contracten van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Van ambassades, residenties en dienstwoningen tot inkoopcontracten voor bijvoorbeeld beveiliging, schoonmaak en ICT-hardware.
“Door de centralisatie werken we nu op een gestroomlijndere manier aan contractbeheer”.
"Ik heb gewerkt op de posten in Peking, Buenos Aires, Moskou en Antwerpen. De administratie werd destijds lokaal en daarna regionaal geregeld. Contracten blijven hetzelfde, maar het beheer is nu wel anders dan voor de centralisering. Iedere ambassade had toentertijd een budget en zijn eigen administratie.. We werken tegenwoordig op een gestroomlijndere manier", vertelt Marcha Fekkes, manager team Contractbeheer FSO.
Sinds de centralisering worden de contracten van alle posten wereldwijd in Den Haag beheerd door team contractbeheer, dat uit vijf collega’s bestaat; Marcha, René van Leeuwen, Helen Hazenoot, Eray Aykanat en Parveen Jharihar. “Overal geldt dezelfde regelgeving”, laat Marcha weten. Dat was al zo, maar door de centralisering wordt alles tegenwoordig vanuit het ministerie in Den Haag gecontroleerd en vastgelegd, wat zorgt voor consistentie.”
"Sinds de centralisering worden de contracten van alle posten centraal beheerd door ons team van vijf".
Posten administratief ontlasten
FSO contractbeheer heeft niet alleen huurovereenkomsten voor gebouwen in beheer. Zo’n 25 procent van hun werk behelst het controleren en vastleggen van contracten voor bijvoorbeeld schoonmaak, beveiliging, ICT en tuinonderhoud van de ambassades.
Een post waar zij veel contact mee hebben, is die in Washington D.C.. Lokale medewerker Greetje Bouwhof werkt al sinds 2016 als huisvestingsfunctionaris op deze post. Ze ervaart de samenwerking met het team contractbeheer als geruststellend. “Zij werken snel, grondig en nagenoeg foutloos.” Aan hun kant doen Greetje en haar collega’s alles om het werk voor het team contractbeheer makkelijk te maken. “We volgen de regelgeving van het ministerie strikt en zetten de huurprijzen en indexaties voor de komende jaren vast, zodat eigenaren ze niet opeens flink verhogen. Dan weet FSO ook waar ze aan toe zijn.” Marcha benadrukt dat Greetje het werk voor het team makkelijker maakt, doordat ook zij snel en nauwkeurig werkt. “Zij volgt keurig netjes de regels en laat ons op tijd weten als er iets verandert, bijvoorbeeld de indexering.”
Parveen, administratief medewerker inkoop, vertelt:. “Ik houd me bezig met de huurcontracten voor gebouwen. Als een post een nieuw contract afsluit of iets wil wijzigen, controleren wij dat, leggen we het vast in onze administratie en zorgen we dat het geld netjes wordt overgemaakt. Denk bijvoorbeeld aan de indexering van een huurprijs. Die krijgen we door via SSP, het Self Service Portal. Wij maken de contracten vervolgens in orde. Ook de huurwaarborgsommen vallen onder onze hoede.”
“We zetten de huurprijzen en indexaties voor de komende jaren vast, zodat eigenaren ze niet opeens flink verhogen”
Diplomatenclausule
De contracten kunnen per land wel afwijken, vertelt Marcha. Ze geeft Frankrijk als voorbeeld. “Daar krijg je pas een handtekening van de huisbaas als je de eerste betaling hebt gedaan. Terwijl wij alleen tweezijdig ondertekende contracten accepteren. Maar soms moet je uitzonderingen maken, omdat de wetten van het lokale land daarom vragen."
Een uitzondering is niet mogelijk als het gaat om de diplomatenclausule: een verplichting in iedere overeenkomst die BZ sluit in het buitenland. “Die stelt dat je een huurcontract kunt verbreken als een diplomatieke relatie met een land wordt verbroken.” FSO betaalt om diezelfde reden nooit verder dan een maand vooruit. “We weten dat in sommige landen de huisbazen de huur voor een heel of half jaar in één keer willen ontvangen. Daar zijn wij geen voorstander van. Stel dat de bewoner eerder weggaat vanwege de clausule, dan heb je het geld al betaald.”
Greetje vertelt dat ze in Washington ook weleens het verzoek krijgen om een diplomatenclausule in het contract op te nemen voor de verhuurder. "Hier wonen veel medewerkers van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (U.S. Department of State). Als zij uitgezonden worden en hun huis verhuren, willen ze zelf ook een diplomatenclausule in hun huurcontract. Daar gaan wij niet in mee. Anders zou een medewerker opeens halsoverkop zijn of haar woning uit moeten."
Waardering tot in Tokio
Het team contractbeheer is inmiddels expert in contracten uit alle landen, legt Parveen uit. "Ik las ieder contract in het begin van A tot Z door, met een vertaalmachine bij de hand. Gelukkig krijgen we alles met een Engelse versie opgestuurd.” Ze merkt dat ze ook anders naar contracten in haar privéleven kijkt. "Toen mijn tante verhuisde, spitte ik haar hele overeenkomst door. Dat deed ik nooit voor ik bij FSO ging werken. Nu check ik zelfs mijn telefooncontract." Iets geks treft ze daar overigens niet in aan. "De contracten lijken in grote lijnen op elkaar.”
Parveen vindt de samenwerking met de posten het leukst. "Onze collega’s tevredenstellen, daar krijg ik een heel goed gevoel van. De post uit Tokio stuurde zelfs heel onverwachts lokaal snoepgoed op, als bedankje voor de hulp. Dat waardeerde ik enorm.” Marcha benadrukt dat FSO contractbeheer echt een team is. “Daarom moeten de posten alle vragen en wijzigingen indienen via SSP of onze postbus. Zo kunnen we iedereen als team helpen en wordt niemand onmisbaar.”
Meer weten over Financiële Service Organisatie (FSO)?
(NB: onderstaande links zijn alleen toegankelijk voor Rijksmedewerkers)
