Het is een uitdaging van formaat: de herhuisvesting van Post Brussel, waar zowel de PV EU als onze bilaterale ambassade zijn gehuisvest. Hier werken medewerkers van vrijwel alle Nederlandse ministeries, die zich inzetten voor de belangen van Nederland in Europa. Om deze taak optimaal te kunnen uitvoeren, heeft de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) een bestaand pand aangekocht in het hart van de Europese wijk in Brussel. Tijdens een rondleiding door het casco van het gebouw laat het projectteam zien hoe hier wordt gebouwd aan een duurzaam, toekomstbestendig, functioneel en representatief gebouw dat geschikt is voor medewerkers van het gehele Rijk. Een complex project, waarbij de gebruikers al in een vroeg stadium bij het ontwerpproces werden betrokken.
“Hier bouwen we aan een toekomstbestendig, duurzaam en representatief gebouw voor alle Rijksmedewerkers.”
“In dit complexe project vinden uitvoering en ontwerp parallel aan elkaar plaats. DHF doet het bouwkundige deel, de post bepaalt samen met ons hoe het gebruikt wordt.”
De nieuwe locatie moet uitstekende netwerkmogelijkheden en een veilige en efficiënte werkomgeving bieden aan werknemers van vrijwel de gehele Rijksoverheid. Momenteel wordt het pand van 8200 m2 en 7 verdiepingen gestript en herbouwd, om vanaf eind 2024 onderdak te bieden aan de bijna 200 werknemers van de post. “Aangezien hun huidige werklocatie aan de Kortenberglaan niet langer gehuurd of aangekocht kon worden, staat er aanzienlijke druk op dit project”, vertelt Nils van Merrienboer, senior projectmanager DHF en projectleider voor de herhuisvesting van post Brussel. Hij leidt op de bouwplaats een groep genodigden rond, waaronder PSG Carola van Rijnsoever. Zij beschouwt dit als een voorbeeldproject op het gebied van duurzaam bouwen en werken. “BZ wil met deze herhuisvesting medewerkers vanuit het gehele Rijk en andere overheden ondersteunen bij het optimaal uitvoeren van hun taken in Brussel, zowel nu als in de toekomst."
Complex en uniek project
Nils benadrukt dat ze vanwege de tijdsdruk zeer efficiënt moesten werken. “In dit project vinden ontwerp en uitvoering parallel aan elkaar plaats. Dat maakt dit project uniek en complex.” Ook vertelt hij dat de post van het begin af aan inzage en inspraak in het ontwerp heeft gekregen via een gebalanceerde gebruikersgroep van 12 collega’s van de post, en dus niet alleen eindgebruiker is. “Met deze gebruikersgroep hadden we tot eind 2022 de tijd om de fit-out van het casco pand te ontwerpen, zoals functionaliteiten voor beveiliging, datanetwerk, inrichting en meubilair. Het was best een uitdaging om te zorgen dat het ontwerp voldoet aan alle eisen voor beveiliging en informatieveiligheid, en tevens representatief en toekomstbestendig is. Toch hebben we het ontwerpproces binnen een half jaar afgerond, wat normaal gesproken drie keer zo lang duurt. We liggen gelukkig nog steeds op schema. En zodra het pand in najaar 2024 wordt opgeleverd gaan we direct verhuizen en het pand betrekken.”
“Voor het diplomatieke werk in Brussel is het erg belangrijk dat je elkaar veel ziet en spreekt, en dat er een functioneel en representatief gebouw is waar je genodigden kunt ontvangen.”
Gebruikersgroep
“Het is erg leuk om mee te denken over het ontwerp. Iedereen kijkt vanuit zijn eigen expertise en invalshoek naar de functionaliteit van het gebouw”, aldus Barbara Rietbroek, die BZ vertegenwoordigt in de gebruikersgroep. Zij is als BZ-er Milieuraad op de PV EU voor IenW en houdt zich bezig met al het aan de Green Deal gerelateerde EU-beleid- en regels op het gebied van klimaat en milieu. Dit zijn dossiers met grote politieke belangen, die de Nederlandse burger direct raken en van belang zijn voor de opstelling van de EU in bijv. internationale handelsbesprekingen. “Ik kijk of we hier duurzaam en prettig kunnen werken, en of we in dit pand goed en makkelijk contact met elkaar en met de vele bezoekers kunnen hebben. Tegelijkertijd moet er ruimte zijn om privé of in besloten kring te telefoneren of vergaderen; we bellen veel en we houden ons ook vaak bezig met vertrouwelijke zaken zoals bijvoorbeeld kandidaturen, dus je moet je ook kunnen terugtrekken.”
Toekomstbestendig bouwen
Het gebouw moest aan hoge duurzaamheidseisen voldoen, dichtbij de Europese Raad liggen, en toekomstbestendig zijn. Nils: “De nieuwe locatie ligt centraal en dichtbij de EU-instellingen en de ambassades van andere Lidstaten. Het biedt ruimte voor zowel groei als krimp en is geschikt voor hybride werken. Met dit grote pand zitten we als Nederland voor de komende tientallen jaren goed op een belangrijke plek als Brussel. Het is zelfs een van de duurzaamste panden van België met een BREEAM-Outstanding certificaat (met score van 98%). Er is aandacht voor gezondheid en welzijn van medewerkers, zoals goede klimaatbeheersing en luchtventilatie. Het biedt een fijne werkomgeving met functionele werkruimtes en een groen dakterras met fantastisch uitzicht. Of je nu wil netwerken, grote delegaties ontvangt, focus werk wil doen of in een besloten ruimte vertrouwelijke besprekingen hebt; het kan hier allemaal.”
Representatieve post
“Gezien de grote belangen die spelen in Brussel bij de EU en in de bilaterale betrekkingen met buurland België is het de investering waard om in Brussel een mooi, prestigieus gebouw te hebben, dat Nederland goed vertegenwoordigt”, vindt Barbara. “En het belangrijkste uiteraard; dat je hier als diplomaat voor Nederland goed en duurzaam kunt werken, in een gebouw dat toegankelijk, modern en open is. Voor het diplomatieke werk hier is het essentieel dat je elkaar veel ziet en spreekt, netwerken bij elkaar brengt, en mensen kan ontvangen in een functioneel en representatief gebouw.”
1 team, 1 taak
Nils stuurt het team aan en is vanuit Den Haag de spin in het web van stakeholders. Hij reist regelmatig met de trein naar Brussel om met eigen ogen te zien hoe het project vordert en om snel te kunnen schakelen. Nils: “Dit project is echt een teamprestatie, waar een duidelijke teamgedachte en nauwe samenwerking tussen alle stakeholders essentieel zijn. Als er druk achter zit, en alle neuzen dezelfde kant op staan, kun je super efficiënt samenwerken in alle lagen van de organisatie. Dat betekent korte lijntjes tussen onder andere PSG, DHF, de gebruikers en directies als DJZ, FEZ, ICT en IDI, zodat we snel kunnen schakelen.”
Coproductie
Barbara is enthousiast over de nieuwe huisvesting en de dienstverlening van DHF. “Het is belangrijk dat je werkomgeving op orde is, zodat je je werk goed kunt doen. Erg waardevol dat er een directie als DHF is, met kundige en gemotiveerde collega’s, die daar goed naar kijken. Er is vertrouwen in het project, mede doordat het projectteam van DHF het proces uitstekend begeleidt en ons bij elke fase betrekt; van ontwerp en planning tot aan de inrichting. Door middel van presentaties en plattegronden in kleur en 3D virtual reality beelden krijgen we een idee van hoe het pand er straks uit komt te zien.” Nils vertelt dat de samenwerking met de gebruikersgroep goed bevalt: “DHF doet het bouwkundige deel, de post bepaalt samen met ons hoe het gebruikt wordt. Naast de gebruikersgroep hebben we ook een kunstcommissie, die kijkt met ons meekijkt hoe we hier straks een mooie kunstcollectie kunnen tonen. We willen gebruikersgroepen vaker inzetten bij grote projecten. Dit vraagt wel extra energie, maar uiteindelijk is het resultaat beter en het ontwerpproces efficiënter. Het wordt zo echt een gezamenlijk resultaat, een coproductie.”
Meer weten over de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) ?
(NB: onderstaande links zijn alleen toegankelijk voor Rijksmedewerkers)
