Goed opslaan betekent makkelijk terugvinden
We wisselen elke dag op verschillende manieren grote hoeveelheden informatie en documenten uit. Het inrichten van de informatiehuishouding is dan ook belangrijk in een grote organisatie als BZ. Collega’s moeten informatie goed opslaan en weten wat er van hen wordt verwacht. Daarbij krijgen ze hulp en advies van informatiemanagers van hun directie. Voor maatwerk of directie-overstijgende vragen kunnen de informatiemanagers een beroep doen op de adviseurs van directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI).
“Onze informatiehuishouding dient op orde te zijn. Iedere collega heeft daar zelf ook een belangrijke verantwoordelijkheid in.”
Als coördinator informatiemanagement bij IDI adviseert Hans Hunicke collega’s bij BZ over de zorgvuldige omgang met en de kwaliteit van overheidsinformatie. Dat doet hij met informatiemanagers zoals Camiel Geryszewski, die werkt bij de regiodirecties Azië en Oceanië (DAO) en Westelijk Halfrond (DWH). Vanuit hun verschillende rollen werken zij met alle andere collega’s aan de informatiehuishouding van BZ.
“Het doel van iets goed opslaan is het terugvinden. Dat maakt het werk voor iedereen makkelijker en leuker”.
Informatiegericht samenwerken
De Rijksbrede versterkingsoperatie ‘Open op orde’ heeft tot doel de informatievoorziening aan onder andere Nederlanders, parlement en journalisten transparanter te maken en te verbeteren. In dit kader heeft BZ een actieplan opgesteld om de informatiehuishouding binnen het departement te verbeteren. Hierin staan maar liefst zeventien actiepunten, onder andere het aannemen van extra personeel, de afbouw van het papieren archief en het uitfaseren van de netwerkschijven bij alle dienstonderdelen. Wat merken collega’s van BZ van het actieplan?
Hans geeft aan dat de informatiehuishouding van de overheid op orde dient te zijn en die van BZ dus ook. “Iedere collega heeft daar een belangrijke verantwoordelijkheid in. Het inrichten en verbeteren van de informatiehuishouding is, zeker gezien de grote hoeveelheid informatie en de nieuwe en verschillende vormen van informatie-uitwisseling niet eenvoudig.” Hij vertelt dat SharePoint de basisvoorziening binnen BZ wordt voor het samenwerken in documenten, en het afstemmen, accorderen en archiveren hiervan. “SharePoint is zo ingericht dat collega’s zelf sites kunnen aanmaken ter ondersteuning van een werkproces. Dit vereist wel dat er gewerkt moet worden volgens een structuur, die we bij BZ ‘onderwerpgericht samenwerken’ noemen.
Camiel kent de wensen en behoeften van collega’s bij ‘zijn’ regiodirecties en weet tegelijkertijd welke mogelijkheden er op technisch gebied zijn. “De collega’s zijn welwillend om informatie goed te verwerken en bewaren, maar ze hebben ook te maken met deadlines en tijdsdruk. Je moet het voor hen zo makkelijk mogelijk maken om goed te archiveren en tegelijkertijd duidelijk maken waarom dat zo essentieel is. Uitleggen wat de mogelijkheden zijn van de systemen, is ook een belangrijk onderdeel van mijn werk.”
Gebruik trefwoorden
Door kleine stappen te zetten kun je al een groot verschil maken, weet Hans. Camiel vult aan: “Het doel van iets goed opslaan is het terugvinden. Dat maakt het werk voor iedereen makkelijker en leuker”. Het scheelt iedere dag een hoop tijd als je weet waar en hoe je de informatie die je nodig hebt kunt vinden.
Zowel Camiel als Hans praat enthousiast over de mogelijkheden die aan de informatiehorizon liggen. “We maken pas net kennis met de digitale kansen voor onze informatiehuishouding. De technologie is al zo ver dat we heel snel door grote hoeveelheden informatie kunnen zoeken. Over vijf jaar denk ik dat we veel verder zijn en niet meer begrijpen dat we onze informatie voorheen niet goed hadden opgeslagen.”
Meer weten over de directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI)?
(NB: onderstaande links zijn alleen toegankelijk voor Rijksmedewerkers)
