Met IMPACT op één plek alle activiteiten beheren

Hoe vereenvoudig je het beheren van de activiteiten en projecten die we steunen?

Het ministerie van Buitenlandse Zaken steunt talrijke grote en kleine activiteiten: van opvang van vluchtelingen in Libanon en Jordanië tot de voedselzekerheid in Burundi en Ethiopië. Van een project om geweld tegen vrouwen en meisjes in Albanië te stoppen tot een culturele samenwerking tussen Tokio en Amsterdam.

Stuk voor stuk mooie en waardevolle projecten, maar het beheren van de zogenoemde activiteitencyclus leverde nogal eens wat hoofdpijn op voor de verantwoordelijken. Daarom werd gewerkt aan een gebruikersvriendelijke oplossing. Michiel van der Pompe is de Product Owner van het project Modernisering Activiteiten Cyclus bij FEZ, dat de applicatie IMPACT ontwikkelde. Hij legt uit hoe complex de activiteitencyclus voorheen in elkaar zat. “We werkten met meer dan tien applicaties, waar de informatie over een activiteit meerdere keren moest worden ingevoerd en aangepast. Dat werkte inefficiënt en vergrootte de kansen dat iemand een fout maakte.”

Alle stappen in één applicatie

“Het voornaamste doel van dit project was om het werk makkelijker en overzichtelijker te maken”, legt Michiel uit. Door alle stappen van de activiteitencyclus in één applicatie samen te brengen: de identificatie, beoordeling, het ondertekenen van het contract, het volgen van het verloop van de activiteit en de afsluiting, inclusief resultaat en leerpunten. "Alles is nu gestroomlijnd met elkaar."

Iedere medewerker legt een activiteit in IMPACT in grote lijnen op dezelfde manier vast. "Een activiteit is een activiteit. Of het nu om een cultureel project of ontwikkelingssamenwerking gaat. De belangrijkste onderdelen zijn het resultaat, het budget en de risico’s. De gebruiker moet grotendeels dezelfde vragen beantwoorden over een activiteit in IMPACT. Bij een groot project betreft dit wat extra vragen." IMPACT krijgt ook een koppeling met de financiële administratie.

Input van de pilotgroep

De applicatie is door een team van het ministerie zelf ontwikkeld en getest. “Het grote voordeel daarvan is dat je hem optimaal kunt bouwen en inrichten voor jouw gebruikers.” De input en feedback van de pilotgroep was daarbij essentieel. Daar zaten zestien budgethouders van directies en ambassades in, waaronder beleidsmedewerkers alsook financieel medewerkers. Een van die beleidsmedewerkers was Senne Ebbing, die werkzaam is voor de Taskforce Cyber van de Directie Veiligheidsbeleid (DVB).

Senne ziet aan het eindresultaat dat ook echt naar zijn feedback is geluisterd. Hij noemt IMPACT 'overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en logisch'. “De kans op miscommunicatie is kleiner, nu je samen kan werken op één plek en direct in kan grijpen indien nodig. We hoeven geen Word-documenten meer heen en weer te sturen.”

Hij denkt dat IMPACT ook goed te gebruiken is voor mensen die weinig ervaring hebben met activiteitencycli. Zelf proefde hij de voordelen bij een project dat ging over regionale workshops met als thema cybercriminaliteit. "Je moet zo'n projectvoorstel aan alle kanten beoordelen, verantwoorden en controleren. Daar werken verschillende mensen aan mee. Het scheelt veel tijd om dat samen te kunnen doen op dezelfde plek.”

Michiel legt uit dat de applicatie onder meer iets flexibeler is gebouwd na de feedback van de pilotgroep. "Iedere budgethouder kan nu per activiteit bepalen hoeveel mensen goedkeuring moeten geven.” Daarnaast werd een kladblokfunctie toegevoegd, om de verschillende betrokkenen bij een activiteitencyclus met elkaar te laten communiceren.

Op maat gebouwd

Andere voordelen zijn dat alle informatie over de cyclus in IMPACT wordt opgeslagen. Wissel je van post? Dan weet jouw opvolger waar de informatie staat. Inclusief de lessen die uit de activiteit zijn geleerd. Alle activiteiten zijn zichtbaar, behalve als je ze laat afschermen. Je moet gebruikersrechten hebben om ze te kunnen bewerken. Michiel vindt het belangrijk om te benadrukken dat niet ineens al het werk op het bordje van de beleidsmedewerkers komt. "IMPACT bepaalt niet wie welke informatie moet registreren: je kunt hier zelf afspraken over maken met je collega’s.” Om toegang tot IMPACT te krijgen, volg je eerst een online training activiteitencyclus. "Een cursus over welke rollen er zijn, hoe zo'n cyclus verloopt. Niet iedereen heeft daar al evenveel ervaring mee.”

1800 gebruikers

De applicatie wordt stap voor stap uitgebreid. Het team van Michiel leverde niet in één keer het eindproduct op, want ze willen naargelang de feedback van de gebruikers nog sleutelen aan IMPACT. Op deze manier kunnen die ook rustig wennen. Volgend jaar moet de volledige activiteitencyclus in IMPACT staan.

Op het moment van schrijven maken al duizend medewerkers gebruik van het systeem. "Onze beoogde doelgroep bestaat uit 1.800 mensen. De eerste ervaringen zijn vrij positief. Ze vinden het een gebruiksvriendelijke applicatie, die mooi en overzichtelijk is. Heel belangrijk, want we willen hiermee het werkplezier rondom activiteiten verhogen. Mensen zagen op tegen het beheren van een activiteit, omdat het zo'n ingewikkeld proces was. Makkelijk maakt in dit geval ook leuker.”

Van Mozambique naar IT

Het is voor Michiel nogal een overgang geweest: van hoofd ontwikkelingssamenwerking in Mozambique naar verantwoordelijke voor IMPACT. Hij blikt tevreden terug op het proces. "Het is iets heel concreets, waar veel bij komt kijken. Ik vond het af en toe best ingewikkeld: ik ben helemaal geen IT'er. Maar samen met het externe bouwteam en een groot aantal collega's van BZ hebben we voor elkaar gekregen dat IMPACT wereldwijd draait. Nu is het tijd voor de doorontwikkeling."