Hoe beveiligen we onze posten, ook in crisistijd?

Je post beveiligen tijdens een crisis: ga er maar aan staan. Op elke ambassade is de plaatsvervangend Chef de Poste (plv CdP) als beveiligingscoördinatoren (BVC) verantwoordelijk voor de veiligheid op de post. Samen met de ambassadeur pakt hij de leiding in crisistijd. Martijn Elgersma, plv CdP in Moskou, vertelt hoe hij dit heeft gedaan toen Rusland Oekraïne binnenviel. “Deze crisis werd niet gekenmerkt door een specifieke geweldsdreiging tegen Nederlanders in Rusland, of door een natuurramp, maar door een enorme onzekerheid en isolatie. Vrij plotseling was de relatie tussen het Westen en Rusland nóg veel slechter geworden. Het Europese luchtruim werd gesloten, je kon geen geld meer overmaken. Je moet je gebouw beveiligen, maar ook je personeel.”

Veilige werkomgeving

Om beveiligingscoördinatoren te leren hoe ze dit soort crises zo goed mogelijk managen, krijgen ze eens in de drie jaar een tweedaagse training van het Departementaal Crisiscentrum (DCC). Dit werd een jaar geleden opgericht als nieuw onderdeel van de directie Veiligheid, Crisiscoördinatie en Integriteit (VCI) en telt inmiddels acht vaste krachten. De timing van die oprichting is geen toeval, legt senior beleidsmedewerker en trainingscoördinator Dick Stroet uit. “De overname door de Taliban in Afghanistan, de invasie in Oekraïne en de coronacrisis lieten zien dat veiligheid geen vanzelfsprekendheid is, ook niet voor Europa. Je moet goed voorbereid zijn.” 

De rol van het DCC is overkoepelend: escalatie van onveilige situaties voorkomen, posten zo goed mogelijk op een crisis voorbereiden en hen ondersteunen wanneer een crisis ontstaat. “Het is nogal wat om Nederland in gebieden met aanzienlijke veiligheidsrisico’s zoals Irak of Mali te vertegenwoordigen. Onze mensen doen daar ontzettend waardevol werk. Wij zorgen dat hun werkomgeving zo veilig mogelijk is.” De samenwerking met de posten is essentieel voor DCC. “Zij weten beter dan wij wat er in hun land speelt.”

BVC-training

Een van de middelen om die veilige omgeving te creëren, is de BVC-training. “Een post moet op de BVC kunnen vertrouwen”, aldus Dick.  "De dreigingen kunnen per post sterk verschillen. Waar de ene BVC zich zorgen maakt om een staatsgreep of aanslag, is voor een ander een natuurramp de grootste bron van zorg. We proberen onze BVC's daarom zo breed mogelijk voor te bereiden."

Martijn deed in februari mee aan de BVC-training in Den Haag. Hij greep deze kans onder meer aan om terug te blikken op het begin van de Russische invasie. “We hadden al een oefening gedaan met VCI voor de crisis hier, omdat we voelden dat het heel dreigend werd. Dat hielp ons. Mijn conclusie na deze BVC-training was dat we helemaal niet slecht hebben gehandeld, maar dat we sommige accenten net anders kunnen leggen. Bijvoorbeeld onze acties en besluiten systematischer vastleggen. Dat is nuttig om later terug te lezen.”

Veiligheid en crisisbeheersing

Op dag één van de training komt het thema veiligheid aan bod, vertelt Dick. “Wat doen we om te voorkomen dat de veiligheid van een ambassaSde in het geding komt? We leren BVC’s dreigingen te identificeren en maatregelen op te zetten om deze te beheersen. Bijvoorbeeld door gepantserd vervoer in te richten of leveranciers op integriteit te screenen.”

De tweede dag staat in het teken van crisis. "Wat gaan we doen om alles zo snel mogelijk op orde te brengen in geval van een crisis?" De BVC richt bijvoorbeeld vooraf al een crisisteam in, met duidelijke rollen. “En je kunt hulp inschakelen vanuit Den Haag, maar dan moet je wel weten wie van welke afdeling je wanneer moet bereiken. Dat bespreken we met elkaar.”

Van theorie naar praktijk

De deelnemers aan de training oefenen aan de hand van een casus, zoals een post die in een crisis terechtkomt. Dick geeft aan dat het ‘extreem ingewikkeld’ is om continu up-to-date te blijven qua veiligheid. “De actoren met wie je te maken hebt doen expliciet hun best om te omzeilen wat jij bedenkt. Maar in de basis verandert dat niks aan ons hoofddoel: de veiligheid waarborgen van zowel ons personeel als Nederlanders die in het land verblijven.”

De coördinatoren krijgen een duidelijke boodschap mee naar hun ambassade: veiligheids- en crisismanagement is een spier die je sterk moet houden. “De training is een springplank. Daarna breng je met je post de opgedane kennis in de praktijk.”

Expertise samenbrengen

Dick vertelt de deelnemers ook wat het DCC doet in tijden van crisis. “In tijden van onzekerheid, complexiteit en grote dreiging heb je de expertise van verschillende afdelingen nodig. Wij brengen al die betrokkenen kort bij elkaar voor een overleg. Naast medewerkers van het DCC, is dat bijvoorbeeld HDPO die zaken voor het personeel kan regelen, DCV voor de veiligheid van Nederlanders en COM voor de crisiscommunicatie. De posten kennen hun personeel en omgeving het beste, dus hun input is ook nuttig. HDBV is er voor aanvullende beveiligingsmaatregelen op de ambassade. En we hebben IDI nodig om systemen te installeren als mensen moeten thuiswerken.”

Martijn vond het fijn om in de training te horen hoe verschillende directies in Den Haag zelf ook terugkijken, evalueren en het veiligheids- en crisissysteem aanpassen op basis van de ervaringen van posten. Met deze extra kennis keert hij terug naar Moskou. “Deze training gaat mij helpen een nog betere BVC te worden.”