Voorwoord

De bedrijfsvoering is een onmisbaar en onlosmakelijk onderdeel van ons werk en zorgt er bijvoorbeeld voor dat betalingen voor ontwikkelingssamenwerkingsprojecten vlekkeloos verlopen, dat we diensten en producten gemakkelijk kunnen aanvragen via het digitale loket BZELF en dat we zonder zorgen op dienstreis kunnen gaan. De bedrijfsvoering is er voor iedereen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. We zijn altijd bezig met het verbeteren van onze dienstverlening. We stroomlijnen processen en richten de bedrijfsvoering klantvriendelijk en efficiënt in. Dit vraagt om een goede interactie tussen alle collega’s, zodat allen vertrouwd zijn met de doelen van BZ, de behoeften van collega’s begrijpen en weten wat er speelt op het departement en op de posten wereldwijd. Daarbij loopt de verduurzaming van onze organisatie als een ‘groene lijn’ door onze activiteiten.

Meer maatwerk vanwege uitdagender buitenlandbeleid

Het buitenlandbeleid is de afgelopen jaren uitdagender geworden door toenemende crises en dreigingen, en vraagt om meer maatwerk. Daarom hebben we standaardprocessen en -aanvragen geautomatiseerd, waardoor er capaciteit vrijkomt voor persoonlijke ondersteuning. Denk hierbij aan onze lokale collega’s in Afghanistan en hun families, die we na hun evacuatie naar Nederland psychosociale hulp en begeleiding naar werk konden bieden. Of hoe we lokale collega’s in Kiev hebben bijgestaan bij het uitbreken van de oorlog in Oekraïne en persoonlijk contact hebben gehouden met hen toen ze tijdelijk uit hun land moesten vertrekken. Ook hebben we uitgezonden collega’s in Rusland ondersteund die ineens persona non-grata werden verklaard en onverwacht- soms met gezin en al- terug moesten keren naar Nederland.

Visie BZ bedrijfsvoering

Voordat ik aan deze functie begon was al een professionaliseringsslag ingezet. Met de stappen die we nu zetten gaan we daarin nog verder, en zetten we heel nadrukkelijk de mens centraal – zowel de mens voor wie we ons werk bij BZ doen, alsook elke BZ collega. In 2021 hebben we met de oprichting van de Hoofddirectie Bedrijfsvoering (HDBV) een start gemaakt met 1 loket voor bedrijfsvoering, en hebben we de samenwerking tussen bedrijfsvoeringsdirecties goed verankerd. Eind 2022 hebben we gezamenlijk een Visie op de BZ Bedrijfsvoering  geschreven. Ik ben heel blij dat we voor komende jaren een koers bepaald hebben voor de bedrijfsvoering, informatiemanagement, huisvestingsbeleid en i-strategie. We streven naar een BZ-bedrijfsvoering die efficiënt is door gestandaardiseerde en voorspelbare bedrijfsvoering, met maatwerk en persoonlijke dienstverlening waar nodig. 

Samen met alle geweldige collega’s in Den Haag en op de posten werken we aan een mooiere wereld, een mooier Nederland en een mooier BZ. In deze eerste editie van het magazine BZ bedrijfsvoering nodig ik jullie uit om te ontdekken hoe onze collega’s van bedrijfsvoering hieraan bijdragen. Lees hoe we bouwen aan een nieuwe, duurzame werkplek voor Nederlandse ambtenaren in Brussel, hoe we werken aan veiligheid op de posten en hoe we nieuwe collega’s verwelkomen bij BZ. Ontdek hoe we duurzamer kunnen reizen, overplaatsingsprocessen stroomlijnen en over hoe we applicaties ontwikkelen voor bijvoorbeeld het beheren van de activiteitencyclus.

De resultaten van BZ worden bereikt door de inspanningen van velen, en dit begint met de ondersteuning door onze bedrijfsvoering. Ik wil dan ook al mijn collega's danken voor hun ongelofelijke toewijding en inzet in het afgelopen jaar!

Carola van Rijnsoever

Plaatsvervangend Secretaris-Generaal Ministerie van Buitenlandse Zaken