Foto Josje Deekens
Voordat het interview goed en wel begonnen is, moet Ron Beemster al een cruciaal onderscheid benadrukken: IenW heeft níet de van horeca, sportschool en cultuurinstellingen bekende CoronaCheck-scanner ontwikkeld. ‘Die van ons is voor vervoersmaatschappijen die personen over een grens brengen. Hij checkt de internationale QR-code en geeft aan of iemand mag reizen naar een ander land, met de regels die daarbij horen.’
De app van IenW heet officieel de DCC Cross Border Scanner App NL (DCBS), waarbij DCC staat voor digitaal coronacertificaat. Hij wordt gebruikt bij het inchecken aan de gate. Ron: ‘En niet alleen bij de gate, ook als je op de boot stapt of met de trein of de bus naar het buitenland reist. Dat verklaart ook waarom IenW betrokken is. Wij hebben mobiliteit en wij hebben luchtvaart, wij doen niet gezondheidszorg. Dat is VWS.’
Pas in juni 2021 is de IT-regieclub van IenW betrokken bij ‘het hele coronaverhaal’, zoals Ron het noemt. Als het ‘technische geweten’ van het ministerie kwam de domeinarchitect van de directie Informatie en Exploitatie (D-IenE) al snel voor deze klus in beeld. En waar Ron de expert op de inhoud was, was zijn collega Hester Groenendijk dat op het proces. Wat de app precies moest kunnen, wisten ze in die eerste meeting nog niet, wel dat ze slechts drie weken de tijd hadden. Jacques Snel vervulde de rol van gedelegeerd opdrachtgever. Het projectteam bestond naast Ron en Hester uit IenW-collega’s Marcel de Graaf (informatiebeveiliging) en Marcel Hofmann (draagt als projectleider zorg voor de inbeheername van de app) en werd aangevuld met externe expertise. Ronald Ratsma (leveranciersmanagement) sprong bij daar waar nodig was.
Wat deze opdracht, naast de haast erachter, zo bijzonder maakte was de directe link met iets wat op dat moment in de samenleving speelde – en nog steeds speelt.
Uitlegbaar en transparant
Op 1 juli 2021 moest de DCC Cross Border Scanner worden opgeleverd. Dat betekende: zo snel mogelijk de juiste mensen aanhaken om inhoudelijk aan de gang te kunnen. Binnen twee dagen was er een dagelijkse stand-up georganiseerd met de vliegtuigmaatschappijen, vliegvelden, veerdiensten en spoorwegen, wat de lijnen over de voortgang van de appontwikkeling kort hield en zorgde voor een snelle terugkoppeling van testbevindingen. Een ingehuurde app-ontwikkelaar ontzorgde Ron dusdanig dat hij zich alleen hoefde bezig te houden met het vertalen van functionaliteiten naar de technische opdracht. Zonder Hester had hij het evenmin gekund.
Ron: ‘Ik heb met meerdere procedures naast elkaar moeten schakelen en Hester heeft ervoor gezorgd dat alles administratief uitlegbaar en transparant gebeurde. Er was haast, dus moesten we wel. We hebben dat allemaal netjes opgeschreven en het onder die hoge druk op de juiste manier gedaan.’
Hester: ‘Dat was soms lastig. Ik was constant in mijn achterhoofd bezig met de vraag hoe ik ervoor kon zorgen dat dit goed gedocumenteerd werd. Zodra je iets of iemand aankoopt, heb je inkoopregels en we hebben wel een paar keer een beroep moeten doen op noodprocedures of onze collega’s van inkoop om prioriteit moeten vragen. Toen de app er was, hadden we bijvoorbeeld per direct mensen nodig die hem gingen testen. Dat was een uitdaging.’
Kernwaarden
Wat deze opdracht, naast de haast erachter, zo bijzonder maakte was de directe link met iets wat op dat moment in de samenleving speelde – en nog steeds speelt. Dat was voor Hester een grote motivatie: ‘Ik doe heel veel IT-projecten en zoveel lijntjes met beleid zijn er niet altijd. Het is altijd heel technisch. Hier kon je aan iets meedoen dat heel dicht tegen je ministerie aan staat en waar je ook met je buurman over kan praten.’
Ron vond het niettemin wel lastig om aan zo’n ongewisse opdracht te beginnen: ‘De druk was hoog. Ik kon wel beloven dat ik zou doen wat ik kon om op 1 juli klaar te zijn maar of het zou lukken, wist ik echt niet. Of het überhaupt haalbaar was. Maar de D-IenE heeft een aantal kernwaarden en één daarvan is slagvaardigheid en een andere is ondernemen. Deze opdracht paste daar goed bij, dat heeft mij gemotiveerd.’
Hester: ‘De laatste week was voor iedereen pittig. En spannend ook! Gaan we het redden? De inreisregels veranderden ook nog even in die week. Dat is voor ons natuurlijk iedere keer een kritieke factor. Als er iets verandert in de regels, moet de app ook veranderen.’
Vervolgtraject
Nog steeds veranderen de verschillende inreisregels en risicoklassen regelmatig. Alleen al daarom is de DCC Cross Border Scanner App geen afgerond project. Er wordt ook gewerkt aan de integratie van de verificatie in het online incheckproces. Ron: ‘Dat heeft nog wel wat voeten in aarde in relatie tot wetgeving en privacybescherming. Daarin maken wij het onszelf als de overheid niet altijd even makkelijk, ten gunste van de bescherming van de privacy van burgers.’
Hester is inmiddels betrokken bij de regie van het vervolgtraject. Ook inventariseert ze de elementen uit dit versnelde traject die naar nieuwe IenW-projecten zouden kunnen worden meegenomen: ‘Waar hebben we werkzaamheden parallel aan elkaar uitgevoerd die je nu nog in volgordelijkheid doet? Misschien kunnen we straks bepaalde processen versnellen zonder gebruik te maken van noodprocedures. We hebben bruikbare lessons learned opgehaald in dit traject.’
Hoe is DCC Cross Border Scanner App NL verbonden aan het Kompas van IenW?
Het project DCBS zorgt ervoor dat burgers binnen de veranderende reisbeperkingen zo veilig mogelijk kunnen reizen gedurende de coronacrisis. Door de krachten te bundelen met concerndirectie Informatiebeleid heeft de directie Informatie en Exploitatie als opdrachtnemer de DCC Cross Border Scanner App NL samen met de verschillende vervoerssectoren in korte tijd weten te realiseren. Zonder dat er van tevoren een duidelijke aanpak klaarlag, is er wel beantwoord aan een maatschappelijke opgave.
