Foto Josje Deekens
Wat zou het toch fijn zijn als je werk alleen maar bestond uit dingen waar je goed in bent, verstand van hebt en plezier in schept. Maar soms werkt de ICT niet mee, zijn inkoopprocessen lastiger dan gedacht, of is er geen plaats in het gebouw om even in stilte en geconcentreerd aan iets te werken. Of zit een andere kleine of grote ergernis je in de weg. Op zo’n moment zou je graag even ontzorgd worden. Daar wordt aan gewerkt!
Vanuit de Ontwikkelagenda IenW (programma van de vier beleidsdirectoraten voor de ontwikkeling van de organisatie en cultuur van de beleidskern en ondersteunende directies) is een 8-koppige werkgroep ontzorgen vanaf begin 2020 gaan kijken hoe de medewerkers van de bestuurskern konden worden gefaciliteerd om gemakkelijker en beter hun werk te doen. De meeste ergernissen op het werk bleken tot één van drie categorieën te behoren: ICT, inkoop en gebouw. ‘We hebben intensief de samenwerking gezocht tussen beleid en bedrijfsvoering’, zegt voorzitter Harry Boschloo over de aanpak van de werkgroep. ‘Dat heeft effect. Ik durf wel te stellen dat we inmiddels meer begrip voor elkaar hebben en elkaar vaker opzoeken.’
In het dagelijks leven is Harry hoofd van de afdeling Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT) en Regiocoördinatie en plaatsvervangend directeur Mobiliteit en Gebieden bij het Directoraat-Generaal Mobiliteit. Hij wijst graag naar zijn medegroepslid Marieke Buijs, inkoop coördinator en adviseur bij de directie Luchtvaart bij het Directoraat-Generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken, als voorbeeld van waar het wél goed gaat. ‘Het is dat we Marieke niet kunnen klonen,’ zegt Harry over het inkoopproces, ‘maar eigenlijk verdient elk onderdeel in de beleidskern een coördinator die dit zo handig regelt als zij.’
We hebben intensief de samenwerking gezocht tussen beleid en bedrijfsvoering.
Verbeteren van het proces
In 2018 kwam Marieke met meerdere collega’s vanuit Rijkswaterstaat naar de directie Luchtvaart om een aantal grote programma’s in goede banen te leiden. ‘We ontdekten dat het op gebied van inkoop behoorlijk slecht gesteld was. Er was nauwelijks tot geen kennis van het inkoopproces doordat er in korte tijd heel veel nieuwe medewerkers waren aangenomen. Door de plotselinge luchtvaartontwikkelingen namen de inkoopaanvragen bovendien ook snel toe. Door de hectiek wisten de beleidsmedewerkers de weg naar Inkoop vaak ook niet goed meer te vinden en toen zijn wij in dat gat gesprongen. Ik wist een constructie te bedenken die ervoor zorgde dat er overzicht kwam en sturing op het proces. Inmiddels loopt het proces als een rijdende trein en laten we die trein niet meer stoppen!’
Marieke coördineert, begeleidt en adviseert haar collega’s bij Luchtvaart over inkoopaanvragen. Doet ze dat niet, ‘dan kan het zo maar zijn dat 80% van de inkoopaanvragen onvolledig of niet correct zijn als ze worden ingediend’ vertelt ze. ‘Inkoop keurt dan deze aanvragen af en dat is wellicht een van de grootste veroorzakers van onrust en frustratie binnen de beleidskern.’
Ontzorgen en kwaliteit
Zijn er andere mensen in de beleidskern die coördinerende werkzaamheden op het gebied van inkoop doen? Sybrand Landman, hoofd van de afdeling Inkoop en Subsidies, heeft dat uitgezocht. Wat blijkt? Sybrand: ‘Onze afdeling administreert de kwaliteit van aangeleverde inkoopdocumenten. We zagen dat als er iemand als Marieke op een afdeling zit, dat ook daadwerkelijk hoogwaardiger inkoopaanvragen oplevert. Als je echt wilt ondersteunen, moet je dus dit type rol inzetten. Je slaat dan twee vliegen in één klap, want je gaat én ontzorgen én je maakt een slag in de kwaliteit van het proces.’
Marieke: ‘En je ontzorgt óók de collega’s bij de afdeling inkoop. Want als de inkoopaanvragen correct en volledig worden ingediend, kunnen de inkopers meteen aan de slag en veel beter hun werk doen. Het is echt een win-winsituatie. De vier beleidsdirectoraten gingen meteen akkoord met ons voorstel om op elke directie een inkoopcoördinator te plaatsen.’
Sybrand brengt hier een kleine nuance aan: ‘Het gedachtegoed wordt inderdaad onderschreven, maar het is nog wel even een uitdaging hoe dat precies ingericht moet worden.’
Inmiddels loopt het proces als een rijdende trein.
Doodgewoon en praktisch
De eindrapportage van de werkgroep concludeerde in september dat ‘nagenoeg alle acties in het plan van aanpak of zijn gerealiseerd of zijn opgepakt door de reguliere organisatie’. Wat voor voorstellen hadden ze nog meer?
Harry: ‘Voldoende vierkante meters om te werken op drukke dagen, belcellen en dat soort zaken zijn opgepakt door de projectgroep die nu op hybride werken zit. Eentje die wel grappig was, is dat als het licht in de vergaderzalen uit is, je door de zwarte belettering op het glas niet meer kunt lezen wat het zaalnummer is. Je zoekt je een ongeluk. Dus hebben wij een doodgewoon, praktisch voorstel gedaan: doe die zwarte belettering nou even op een witte achtergrond zodat je ook als het licht in de zaal uit is, kunt zien welke zaal het is. En we hebben een plattegrond van de zalen laten plaatsen. Dat klinkt heel stompzinnig, maar het is een eenvoudige, praktische oplossing.’
Elkaars wereld begrijpen
Als het aanpassen van de kleur van letters een praktische oplossing is, geeft dat dan hoop dat we ook stappen zetten met de ICT? Harry: ‘Het is een weerbarstig proces waarvoor allerlei protocollen en procedures gelden. Maar de samenwerking tussen beleid en bedrijfsvoering is inmiddels wél verstevigd. We hadden twee collega’s, Rob Kniesmeijer en Randy Lemmers, in ons clubje die zich met ICT hebben beziggehouden. Dat heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat als er nu nieuwe ICT-systemen worden geïntroduceerd, er ook nadrukkelijk een gebruikerspanel wordt ingeschakeld om te kijken of het wel gebruiksvriendelijk genoeg is. Uiteindelijk gaat het erom dat je elkaars wereld begrijpt en elkaar opzoekt.’
Hoe is Ontzorgen verbonden aan het Kompas?
De Ontwikkelagenda IenW is inmiddels omgedoopt tot Kompas Beleidskern en brengt daarmee tot uitdrukking dat we aansluiten bij het gedachtegoed van het overkoepelende Kompas IenW. Met Kompas IenW bereiden we ons voor op de toekomst. De medewerkers van IenW werken aan een departement dat met de buitenwereld verbonden is, dat de burger centraal stelt, dat snel en adequaat kan anticiperen op relevante ontwikkelingen. Kompas Beleidskern, als onderdeel van het departementale Kompas IenW, richt zich op thema’s als medewerker centraal, samenwerken, lerende organisatie, innovatie en gezaghebbendheid. Ontzorgen is opgepakt vanuit het thema 'medewerker centraal'. Het gaat er immers om de medewerker te ontzorgen, met als insteek dat de medewerkers zo goed mogelijk toegerust zijn voor hun werkzaamheden.
