Beste collega's, 

In dit jaarbericht kijken we terug op ons eerste volledige jaar als Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB). Natuurlijk was dit vanwege corona geen gemakkelijk jaar. Samenwerken deden we vooral via onze beeldschermen; niet bij elkaar op kantoor, maar zoals te zien op de foto’s in dit jaarbericht van pauzerende collega’s op het strand, in het bos of de binnenstad.  

Juist daarom is het ook een jaar om trots op te zijn. FIB is gestart op 1 september 2020. We zijn een nog jonge organisatie, maar als ik dit jaarbericht lees, dan zie ik dat er al veel gebeurt. Forse stappen waarin we onze kernwaarden Samenwerking, Verantwoordelijkheid, Respect, Openheid en Resultaatgericht omzetten in daden. Ik nodig je uit om te lezen over hoe we omgaan met artificial intelligence, hoe we op weg zijn naar een diverser en inclusiever departement, hoe we duurzaamheid verankeren in onze processen, en over hoe we in drie weken de app ontwikkelden die coronaproof internationaal reizen mogelijk maakt. En meer!

Ik zeg vaak: bedrijfsvoering is een vak. En het is een mooi vak. Wij regelen bij IenW zaken als HR, financiën, inkoop, informatievoorziening, huisvesting en duurzaamheid zodat onze collega's probleemloos en optimaal gefaciliteerd hun werk kunnen doen. En dit binnen de kaders die we stellen en bewaken. Zowel binnen ons departement als daar buiten. Wat we doen is niet altijd zichtbaar, wel essentieel. Het vraagt dat we weten en begrijpen wat onze collega's nodig hebben, dat we processen en voorzieningen zo slim en efficiënt mogelijk regelen, terwijl we altijd blijven zoeken naar manieren om dat beter te doen. In dit jaarbericht is de rode draad dan ook het Kompas van IenW: elk onderwerp is hieraan verbonden.

Dat doen we goed en dat verbaast mij niet: want dit departement zit vol energie en creativiteit en de antenne richting binnen- en buitenwereld is onverminderd scherp afgesteld gebleven. Dat laatste is, gezien de omstandigheden, ook een prestatie. 

Ik wil al mijn collega's danken voor hun bijdrage en energie in het afgelopen jaar. Dit jaarbericht maakt mij nieuwsgierig naar nieuwe initiatieven en nieuwe resultaten in 2022. Ik kijk daar naar uit!

Hillie Beentjes,
Plaatsvervangend Secretaris-Generaal IenW
 

AI is zo’n thema waarvan iedereen het idee heeft dat het onvermijdelijk is en alles ingrijpend gaat veranderen. Dat is tegelijkertijd spannend en opwindend, maar ook eng en misschien wel bedreigend. Bij deze vaststelling pakt Petra er meteen het laatste WRR-rapport bij: Opgave AI. De nieuwe systeemtechnologie. ‘Zij zeggen: je moet AI zien als elektriciteit, het is een systeemtechnologie. Je hebt geen idee wat het allemaal gaat betekenen, maar véél. Daarom is kennis en awareness zo belangrijk. Wat kan het wel, wat kan het niet en wat is wenselijk? Ook in AI zitten altijd fouten.’

Ze vervolgt: ‘Het allerslimste is de combinatie van mens en AI. Die kunnen heel verschillende dingen. AI kan eindeloos dirty, dull & dangerous werk doen, en mensen hebben veel gezond verstand. Wij snappen allemaal dat een piepklein verkeersbordje naast de weg geen echt verkeersbord is. Geef AI daarentegen een miljard data en het herkent 17 patronen. Dat is een mooie combinatie om samen mee aan de slag te gaan, waarbij de mens wel echt de baas is.’

Weten wat er kan

Petra, Nina en Sterre hebben in 2021 hard gewerkt aan kennis en awareness met webinars, nieuwsbrieven, gesprekken en presentaties. Sterre: ‘We willen graag laten zien wat AI kan betekenen voor IenW. Niet heel technisch ingestoken, maar met praktijkvoorbeelden die tot de verbeelding spreken, zodat je kan zien wat AI nou eigenlijk inhoudt en kan.’

Petra: ‘Wij zeggen nooit: dit moet je doen. Maar soms is AI handig, bijvoorbeeld als je een miljard data wil sorteren, of meer dan 400 variabelen hebt, of wanneer iets redelijk simpel maar gewoon heel véél werk is. We zijn niet van de club ‘wij willen zoveel mogelijk AI-toepassingen’. We willen dat collega’s weten wat er kan. Dat ze er over nadenken en áls ze het doen, dan netjes.’
 

Ethische richtlijnen

Netjes is een ander woord voor ethisch. Er is zo veel mogelijk met AI, dat het van het grootste belang is dat de technologie niet op de loop gaat met morele principes. Daarom wordt nu de laatste hand gelegd aan een AI Impact-Assessment. Het is een lijst met 86 vragen die helpen om kritisch na te blijven denken: We starten een AI-project op, waar moeten we aan denken? Waar komt onze data vandaan? Wat is het beoogde doel? Hoe willen we dat realiseren met het model? Kan dat niet op een andere manier?

Petra: ‘We anticiperen er ook mee op Europese wetgeving, nemen de input mee van collega’s, het rapport van de Algemene Rekenkamer, je kan het zo gek niet verzinnen. Als je echt wil weten of je ethisch en verantwoord met AI omgaat, dan zijn dit de vragen die je moet stellen.’
 

Voorspelbaar onderhoud 

Een geslaagd voorbeeld van een AI-toepassing is voorspelbaar onderhoud bij Rijkswaterstaat. In het Twentekanaal wordt als proef onder andere de data van de motoren van de gemalen ontsloten. Op basis van deze data is op een gegeven moment geconstateerd dat er iets aan de hand was. Petra: ‘Iedereen dacht, dat kan helemaal niet. Maar ze zijn toch met een duiker gaan kijken en jawel hoor, flinke keien vlak voor het gemaal. Toen konden ze gelukkig op tijd ingrijpen, want anders was de hele installatie kapotgegaan en zou het gemaal voor een langere tijd niet beschikbaar zijn geweest.’

Een ander voorbeeld van Rijkswaterstaat zijn de weginspecteurs. Petra: ‘Je weet dat er altijd ongelukken gebeuren op de weg, maar niet precies waar en wanneer, anders zou je er wat aan doen. Maar op basis van historische data van miljoenen incidenten van de laatste 10 jaar en patronen in die data kan AI aangeven: Ga dáár in de buurt rijden, want daar is een verhoogde kans op incidenten.’
 

Onvoorspelbaar

Nina en Sterre staan aan het begin van hun loopbaan. Als trainees maken zij met AI meteen werk van de toekomst van het bestuur in Nederland. Van die verantwoordelijkheid zijn ze zich bewust. Nina: ‘AI wordt steeds meer gebruikt, en op veel plekken al zo veel dat we er zelfs een beetje bang voor mogen zijn. Enerzijds denk ik dat we aan begin staan van een hele mooie revolutie, anderzijds denk ik ook whoa, er kunnen ook best wel veel dingen gebeuren met AI waar ik het niet helemaal mee eens ben. Het is een ingewikkeld en leuk onderwerp om nu mee bezig te zijn.’

Sterre: ‘Je weet gewoon nog niet waarop het allemaal invloed en impact gaat hebben. Die onvoorspelbaarheid maakt het ook heel erg interessant.’
 

Het interview is eigenlijk al afgelopen als Sanne een anekdote vertelt over de laatste (online) nieuwjaarsbijeenkomst van FIB, haar eerste sinds ze in april 2021 in dienst trad.

Sanne: ‘Van tevoren kreeg je een pakketje thuis met daarin o.a. een flesje alcoholvrije wijn. Als niet-drinker kon ik dat enorm waarderen.’

Arjan: ‘Ik heb die fles niet eens opengemaakt, omdat ik niet had gezien dat ie alcoholvrij was. Wat goed, ik had hem kunnen opdrinken!’

Sanne: ‘In sommige werkwijzen is het echt heel erg al doordrongen en in andere nog niet, maar op zo’n moment weet je: IenW kan dit.’
 

Minder kans op blinde vlekken

De ‘het’ waar Sanne het over heeft, is diversiteit en inclusie. Net als bijvoorbeeld duurzaamheid zijn het kernwaarden van IenW die zich op alle mogelijke terreinen laten gelden. Sanne: ‘We willen het perspectief van diverse burgers meenemen bij het veiliger en beter bereikbaar maken van Nederland. Als een divers samengesteld team iets ontwikkelt, heb je minder kans op blinde vlekken. Project Fiets heeft bijvoorbeeld aandacht voor mensen die buiten Nederland zijn opgegroeid zonder fiets. Als je niet bekend bent met de Nederlandse fietscultuur, kan dat leiden tot risico’s voor jezelf en voor de rest van het verkeer. Door oog te hebben voor zulke aspecten, wordt bijgedragen aan de verkeersveiligheid.’

Arjan: ‘Een ander voorbeeld van inclusie als maatschappelijke opgave is dat onze communicatie met de burger voor alle doelgroepen laagdrempelig beschikbaar moet zijn. Je kunt dan denken aan burgers die de Nederlandse taal nog niet machtig zijn, maar ook aan mensen met een visuele beperking. We moeten steeds bedenken of we alle doelgroepen bereiken.’
 

Naar een diverser departement

Diversiteit en inclusie hebben niet alleen betrekking op het gemaakte beleid, maar zeker ook in de bedrijfsvoering van het ministerie zelf. Wat betekent het eigenlijk voor IenW om een inclusieve werkgever te zijn? Dat je mensen inzet op waar ze goed in zijn en ze de kans geeft zich te ontwikkelen en zich thuis te voelen, legt Sanne uit. 

Een divers ministerie is een dwarsdoorsnede van de maatschappij. IenW heeft ambitie om qua diversiteit een afspiegeling van de maatschappij te worden. Sanne: ‘Om die ambitie te realiseren verstevigen we de samenwerking binnen FIB tussen D-OenP en CDMO. Zo wordt er samengewerkt aan arbeidsmarktcommunicatie; we hebben contacten met JINC, een organisatie die bliksemstages en meeloopstages organiseert voor basisschool- en vmbo-leerlingen. Er is ook een project om hoogopgeleide vluchtelingen aan een startersbaan te krijgen bij IenW, we werken samen met het expertisecentrum diversiteitsbeleid ECHO en is er bij FIB een plan om een ambassadeursnetwerk op te richten.’

Een League bij IenW

Hoewel Sanne natuurlijk een heel competente en leuke IenW’er is, heeft ze haar baan mede te danken aan de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. ‘Daardoor heb ik de kans gekregen om inhoudelijk interessant werk te doen. Dat mijn manager en afdelingshoofd het aandurven met mij, vind ik een teken van inclusief leiderschap,’ zegt ze. ‘Dat is nog niet de norm bij de Rijksoverheid.’
Ik ben best wel een emancipator, want ik ga dit jaar bij IenW mijn derde personeelsnetwerk voor medewerkers met een arbeidsbijzonderheid oprichten.’

Wat wil je op IenW bereiken met een eigen netwerk van de League of Extraordinary People?

Sanne: ‘Een nog inclusiever IenW waarin wij kunnen adviseren en signaleren wat goed gaat en waar ruimte voor verbetering is. We willen ook een springplank voor talent zijn. Ik zie bij de Rijksoverheid maar heel weinig managers die open zijn over hun bijzonderheid. Terwijl ik juist wil weten: hé, jij bent succesvol, hoe heb je dat voor elkaar gekregen? Wat kan de organisatie daarvan overnemen? Of wat kan ík de organisatie brengen? Daar denk ik graag aan mee. Knelpunten identificeren, maar ook goede voorbeelden aandragen. Dat werkt toch het beste: delen wat goed gaat.’

De app van IenW heet officieel de DCC Cross Border Scanner App NL (DCBS), waarbij DCC staat voor digitaal coronacertificaat. Hij wordt gebruikt bij het inchecken aan de gate. Ron: ‘En niet alleen bij de gate, ook als je op de boot stapt of met de trein of de bus naar het buitenland reist. Dat verklaart ook waarom IenW betrokken is. Wij hebben mobiliteit en wij hebben luchtvaart, wij doen niet gezondheidszorg. Dat is VWS.’

Pas in juni 2021 is de IT-regieclub van IenW betrokken bij ‘het hele coronaverhaal’, zoals Ron het noemt. Als het ‘technische geweten’ van het ministerie kwam de domeinarchitect van de directie Informatie en Exploitatie (D-IenE) al snel voor deze klus in beeld. En waar Ron de expert op de inhoud was, was zijn collega Hester Groenendijk dat op het proces. Wat de app precies moest kunnen, wisten ze in die eerste meeting nog niet, wel dat ze slechts drie weken de tijd hadden. Jacques Snel vervulde de rol van gedelegeerd opdrachtgever. Het projectteam bestond naast Ron en Hester uit IenW-collega’s Marcel de Graaf (informatiebeveiliging) en Marcel Hofmann (draagt als projectleider zorg voor de inbeheername van de app) en werd aangevuld met externe expertise. Ronald Ratsma (leveranciersmanagement) sprong bij daar waar nodig was.

Uitlegbaar en transparant

Op 1 juli 2021 moest de DCC Cross Border Scanner worden opgeleverd. Dat betekende: zo snel mogelijk de juiste mensen aanhaken om inhoudelijk aan de gang te kunnen. Binnen twee dagen was er een dagelijkse stand-up georganiseerd met de vliegtuigmaatschappijen, vliegvelden, veerdiensten en spoorwegen, wat de lijnen over de voortgang van de appontwikkeling kort hield en zorgde voor een snelle terugkoppeling van testbevindingen. Een ingehuurde app-ontwikkelaar ontzorgde Ron dusdanig dat hij zich alleen hoefde bezig te houden met het vertalen van functionaliteiten naar de technische opdracht. Zonder Hester had hij het evenmin gekund.

Ron: ‘Ik heb met meerdere procedures naast elkaar moeten schakelen en Hester heeft ervoor gezorgd dat alles administratief uitlegbaar en transparant gebeurde. Er was haast, dus moesten we wel. We hebben dat allemaal netjes opgeschreven en het onder die hoge druk op de juiste manier gedaan.’
Hester: ‘Dat was soms lastig. Ik was constant in mijn achterhoofd bezig met de vraag hoe ik ervoor kon zorgen dat dit goed gedocumenteerd werd. Zodra je iets of iemand aankoopt, heb je inkoopregels en we hebben wel een paar keer een beroep moeten doen op noodprocedures of onze collega’s van inkoop om prioriteit moeten vragen. Toen de app er was, hadden we bijvoorbeeld per direct mensen nodig die hem gingen testen. Dat was een uitdaging.’
 

Kernwaarden

Wat deze opdracht, naast de haast erachter, zo bijzonder maakte was de directe link met iets wat op dat moment in de samenleving speelde – en nog steeds speelt. Dat was voor Hester een grote motivatie: ‘Ik doe heel veel IT-projecten en zoveel lijntjes met beleid zijn er niet altijd. Het is altijd heel technisch. Hier kon je aan iets meedoen dat heel dicht tegen je ministerie aan staat en waar je ook met je buurman over kan praten.’

Ron vond het niettemin wel lastig om aan zo’n ongewisse opdracht te beginnen: ‘De druk was hoog. Ik kon wel beloven dat ik zou doen wat ik kon om op 1 juli klaar te zijn maar of het zou lukken, wist ik echt niet. Of het überhaupt haalbaar was. Maar de D-IenE heeft een aantal kernwaarden en één daarvan is slagvaardigheid en een andere is ondernemen. Deze opdracht paste daar goed bij, dat heeft mij gemotiveerd.’

Hester: ‘De laatste week was voor iedereen pittig. En spannend ook! Gaan we het redden? De inreisregels veranderden ook nog even in die week. Dat is voor ons natuurlijk iedere keer een kritieke factor. Als er iets verandert in de regels, moet de app ook veranderen.’
 

Vervolgtraject

Nog steeds veranderen de verschillende inreisregels en risicoklassen regelmatig. Alleen al daarom is de DCC Cross Border Scanner App geen afgerond project. Er wordt ook gewerkt aan de integratie van de verificatie in het online incheckproces. Ron: ‘Dat heeft nog wel wat voeten in aarde in relatie tot wetgeving en privacybescherming. Daarin maken wij het onszelf als de overheid niet altijd even makkelijk, ten gunste van de bescherming van de privacy van burgers.’

Hester is inmiddels betrokken bij de regie van het vervolgtraject. Ook inventariseert ze de elementen uit dit versnelde traject die naar nieuwe IenW-projecten zouden kunnen worden meegenomen: ‘Waar hebben we werkzaamheden parallel aan elkaar uitgevoerd die je nu nog in volgordelijkheid doet? Misschien kunnen we straks bepaalde processen versnellen zonder gebruik te maken van noodprocedures. We hebben bruikbare lessons learned opgehaald in dit traject.’
 

Op 23 december 2021 beleeft Debora Gerritsen-Merkus een schrikmoment. De thuiswerkende management-assistent van de concerndirectie Informatiebeleid (CDIB) hoort de deurbel gaan, staat op van haar werkplek aan de eettafel en kijkt voordat ze opendoet even op de monitor. Aan de deur staat, geheel onaangekondigd, haar leidinggevende Koos Borkent. Met het kerstgeschenk in zijn hand. ‘Mijn eerste reactie was: oei, ik heb een trainingspak aan!’

Overal bereikbaar

Toen Debora en haar collega Netty Wigt, management-assistent van de pSG, in 2017 samen met alle andere IenW’ers overging naar het nieuwe kantoor aan de Rijnstraat, waren ze nog geen volledig onderdeel van wat ‘het nieuwe werken’ heette: flexibel zonder vaste werkplekken. De management-assistenten bemensten dagelijks het secretariaat op de negende etage. Tot de pandemie in 2020 ook voor hen de weg vrijmaakte naar hybride werken.

Debora: ‘Hoe vervelend het ook was, een charme van de lockdown was dat wij konden laten zien dat wij even goed kunnen thuiswerken. Je hebt je telefoon bijna aan je hand geplakt, dus je bent overal bereikbaar.’

Netty: ‘Ik ben weer een beetje vergeten hoe we hier twee jaar geleden mee begonnen, omdat het inmiddels best goed loopt. Op een gegeven moment gaat het werken en merk je dat het best wel fijn is dat je die reistijd niet meer hebt en je gewoon vanuit je bed achter je laptop rolt. Het was natuurlijk lastiger voor collega’s die zich thuis eenzaam voelden, of geen goede ruimte hadden om te zitten. En we missen allebei de interactie met collega’s op de kamer. Dat er mensen binnenlopen, dat je even met iets meeluistert en zo weet wat er speelt, een kopje thee haalt voor elkaar en gewoon eventjes de dag doorneemt, of iets wat thuis speelt. Niet dat het zo veel werk is om thuis de telefoon te pakken, maar het is toch een drempel. En je beweegt ook minder! We wandelden tussen de middag altijd samen.’

Debora: ‘Als het druk is, heb ik er een handje van om maar dóór te gaan – dat ken jij ook wel hè, Net? – maar we hadden gewoon de afspraak om naar buiten te gaan. En als ik eens niet vlug genoeg was, dan stonden de dames bij mij aan de deur.’

Werk/privébalans

Netty’s man is gepensioneerd, en Debora heeft een - per definitie nooit thuiswerkende - dochter in de zorg en man in het openbaar vervoer. Wat heeft het thuiswerken gedaan voor hun werk/privébalans? 

Debora: ‘Normaal gesproken let je wel een beetje op de tijd, maar als ik nu met iets bezig ben, heb ik toch sneller de neiging om het nog even af te maken. Tot het thuisfront corrigeert. Opeens zijn zij de klok. Ik laat de hele week de computer aan en als er iets belangrijks speelt, kijk ik na werktijd toch even hoe het loopt en of er al reacties binnen zijn. De scheidslijn is kleiner hier dan wanneer je je laptop op kantoor achterlaat en de volgende ochtend weer opstart.’

Netty: ‘Dat ik een uur later kan opstaan, is heel fijn. Vaak zit ik al om half acht achter de laptop om alvast wat in de mail te bekijken. Je hebt ook de vrijheid om tussendoor even snel iets te doen, de was ophangen of een strijkje doen. Dat is natuurlijk wel een voordeel van thuiswerken. Maar als je er eenmaal achter zit, ben ik inderdaad ook gauwer geneigd om door te gaan en de tijd uit het oog te verliezen. En dan hoor ik ook wel eens: Koffie! Kom je nou?’

Even kletsen is ook werk

Voor Esther Diebels is het haar eerste baan als beleidsmedewerker bij Financieel Economische Zaken (FEZ). Ze woont met een groep vriendinnen in Rotterdam. Jarno Deen is vader van vier jonge kinderen en woont in Hilversum. Voordat hij begon op IenW als strategisch adviseur bij directie Eigenaarsadvisering (DEA), had hij er tien jaar in de watersector opzitten. ‘Het is raar om te bedenken dat het nog maar twee jaar is,’ zegt hij over de afgelopen periode van thuiswerken. ‘Het voelt korter of langer, ik durf eigenlijk niet te zeggen hoe het nou voelt.’

Jarno werkt veel met de Luchtverkeersleiding Nederland. Hij was de afgelopen paar jaar vaker op Schiphol dan op de Rijnstraat. Daar ging hij dan op de racefiets naartoe, tot ook daar alle vergaderingen online gingen. Hij vindt het belangrijk om te kunnen rondlopen bij de uitvoeringsorganisaties waar hij mee te maken heeft. En dat geldt ook voor zijn eigen ministerie: ‘Het is niet nódig om een keer op het bestuursplein te zijn, waar de minister zit, maar het is wel goed om te weten hoe het eruit ziet als mensen het erover hebben. Schrijf je daardoor een beter stuk? Nee, maar het zorgt wel voor een betere beleving van wat je werk inhoudt.’

Esther: ‘Ik ben wel eens bij de Algemene Rekenkamer geweest voor een overleg en dat we na de presentatie nog even stonden te kletsen en ik dacht: oh ja, tuurlijk! Dat is óók werk! Tijdens dat soort uitwisselingen wordt alvast even wat gevraagd, en het strategische of diplomatieke gaat in persoon ook veel makkelijker. Bij Rijkswaterstaat, waar ik ook mee werk, ben ik nog nooit geweest. Ik zou dat wel graag een keer doen. Ik heb regelmatig contact met collega's daar. Dan is het best waardevol om daar eens rond te lopen en te zien waar iedereen zit en misschien wel dingen te ontdekken die ik nog helemaal niet ken van die organisatie.’ 
 

Goede investering: elektrisch verstelbaar bureau

Ook dit interview voor het Jaarbericht vindt plaats via Webex. Esther heeft haar laptop op de strijkplank gezet. Dat doet ze wel vaker. Het is haar sta-bureau geworden. ‘Ik werk in mijn slaapkamer. Die is betrekkelijk groot en licht, maar het blijft mijn slaapkamer. Daar had ik in het begin meer moeite mee dan nu; inmiddels kan ik het makkelijker scheiden. Ik zit trouwens meestal wel aan mijn bureau, en soms beneden in de woonkamer met een huisgenoot.’

Jarno: ‘Ik zit nu in de keuken, maar normaal zit ik eigenlijk altijd in de logeerkamer. Ik heb redelijk snel geïnvesteerd in een elektrisch verstelbaar bureau. Mijn vrouw is iets kleiner, en zo zou ik ook eens kunnen staan, dat is gezonder. Vervolgens heb ik dat bijna nooit gedaan. Wat ik wel eens tijdens een overleg doe, is dat ik het bureaublad langzaam omhoog laat gaan zodat je vanzelf uit beeld verdwijnt. Dat is wel grappig. Ik zou het even kunnen laten zien, maar mijn vrouw is er nu aan het werk.’
 

Naar kantoor om samen te lunchen

Hoewel ze regelmatig sterk terugverlangen naar het sociaal contact met collega’s, zouden Jarno en Esther net als Debora en Netty in de toekomst het liefst heel flexibel omgaan met thuiswerken en daarom hybride willen werken. Het thuiszitten heeft hun werkplezier best gedrukt, ondanks de voordelen die er ook zijn.

Esther: ‘Ik hou ervan om resultaten te behalen, dus om productie te draaien en om daarvoor gekend te worden. Dat is heel goed gelukt! Maar ja, een beetje lol trappen en geiten met elkaar... Ik weet nog dat we het hadden over hybride werken en een collega tegen mij zei: ja, maar we gaan natuurlijk niet naar kantoor om met elkaar te lunchen. Nou, dat hoort er voor mij zeker bij! Dat zijn juist de momenten om contact te maken met mensen waarmee ik niet in een overlegje zit. De mensen met wie ik nu niet direct samenwerk, spreek ik bijna niet. Dat ligt ook aan mij, hoor! Ik zou ze willen bellen en daar tijd voor maken, maar thuis zit ik dan weer in die productiemodus.’

Jarno: ‘Binnen de Rijksoverheid heb je een Rijkspas, waarmee je een gebouw binnenkomt. Om een ander ministerie binnen te komen, moet ik mij aanmelden. Ergens hoop ik dat we die werkwijze straks niet meer kennen. Dat ik gewoon bij de gemeente Hilversum kan gaan zitten. Dat is ook overheid! Of in Utrecht bij Rijkswaterstaat, de Sociale Verzekeringsbank... En dat ik dan niet een formulier hoeft in te vullen en dat het écht hybride werken is. Dat zou een droom zijn die uitkomt.’

Vanuit de Ontwikkelagenda IenW (programma van de vier beleidsdirectoraten voor de ontwikkeling van de organisatie en cultuur van de beleidskern en ondersteunende directies) is een 8-koppige werkgroep ontzorgen vanaf begin 2020 gaan kijken hoe de medewerkers van de bestuurskern konden worden gefaciliteerd om gemakkelijker en beter hun werk te doen. De meeste ergernissen op het werk bleken tot één van drie categorieën te behoren: ICT, inkoop en gebouw. ‘We hebben intensief de samenwerking gezocht tussen beleid en bedrijfsvoering’, zegt voorzitter Harry Boschloo over de aanpak van de werkgroep. ‘Dat heeft effect. Ik durf wel te stellen dat we inmiddels meer begrip voor elkaar hebben en elkaar vaker opzoeken.’

In het dagelijks leven is Harry hoofd van de afdeling Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT) en Regiocoördinatie en plaatsvervangend directeur Mobiliteit en Gebieden bij het Directoraat-Generaal Mobiliteit. Hij wijst graag naar zijn medegroepslid Marieke Buijs, inkoop coördinator en adviseur bij de directie Luchtvaart bij het Directoraat-Generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken, als voorbeeld van waar het wél goed gaat. ‘Het is dat we Marieke niet kunnen klonen,’ zegt Harry over het inkoopproces, ‘maar eigenlijk verdient elk onderdeel in de beleidskern een coördinator die dit zo handig regelt als zij.’

Verbeteren van het proces

In 2018 kwam Marieke met meerdere collega’s vanuit Rijkswaterstaat naar de directie Luchtvaart om een aantal grote programma’s in goede banen te leiden. ‘We ontdekten dat het op gebied van inkoop behoorlijk slecht gesteld was. Er was nauwelijks tot geen kennis van het inkoopproces doordat er in korte tijd heel veel nieuwe medewerkers waren aangenomen. Door de plotselinge luchtvaartontwikkelingen namen de inkoopaanvragen bovendien ook snel toe. Door de hectiek wisten de beleidsmedewerkers de weg naar Inkoop vaak ook niet goed meer te vinden en toen zijn wij in dat gat gesprongen. Ik wist een constructie te bedenken die ervoor zorgde dat er overzicht kwam en sturing op het proces. Inmiddels loopt het proces als een rijdende trein en laten we die trein niet meer stoppen!’ 

Marieke coördineert, begeleidt en adviseert haar collega’s bij Luchtvaart over inkoopaanvragen. Doet ze dat niet, ‘dan kan het zo maar zijn dat 80% van de inkoopaanvragen onvolledig of niet correct zijn als ze worden ingediend’ vertelt ze. ‘Inkoop keurt dan deze aanvragen af en dat is wellicht een van de grootste veroorzakers van onrust en frustratie binnen de beleidskern.’
 

Ontzorgen en kwaliteit

Zijn er andere mensen in de beleidskern die coördinerende werkzaamheden op het gebied van inkoop doen? Sybrand Landman, hoofd van de afdeling Inkoop en Subsidies, heeft dat uitgezocht. Wat blijkt? Sybrand: ‘Onze afdeling administreert de kwaliteit van aangeleverde inkoopdocumenten. We zagen dat als er iemand als Marieke op een afdeling zit, dat ook daadwerkelijk hoogwaardiger inkoopaanvragen oplevert. Als je echt wilt ondersteunen, moet je dus dit type rol inzetten. Je slaat dan twee vliegen in één klap, want je gaat én ontzorgen én je maakt een slag in de kwaliteit van het proces.’

Marieke: ‘En je ontzorgt óók de collega’s bij de afdeling inkoop. Want als de inkoopaanvragen correct en volledig worden ingediend, kunnen de inkopers meteen aan de slag en veel beter hun werk doen. Het is echt een win-winsituatie. De vier beleidsdirectoraten gingen meteen akkoord met ons voorstel om op elke directie een inkoopcoördinator te plaatsen.’ 

Sybrand brengt hier een kleine nuance aan: ‘Het gedachtegoed wordt inderdaad onderschreven, maar het is nog wel even een uitdaging hoe dat precies ingericht moet worden.’
 

Doodgewoon en praktisch

De eindrapportage van de werkgroep concludeerde in september dat ‘nagenoeg alle acties in het plan van aanpak of zijn gerealiseerd of zijn opgepakt door de reguliere organisatie’. Wat voor voorstellen hadden ze nog meer?

Harry: ‘Voldoende vierkante meters om te werken op drukke dagen, belcellen en dat soort zaken zijn opgepakt door de projectgroep die nu op hybride werken zit. Eentje die wel grappig was, is dat als het licht in de vergaderzalen uit is, je door de zwarte belettering op het glas niet meer kunt lezen wat het zaalnummer is. Je zoekt je een ongeluk. Dus hebben wij een doodgewoon, praktisch voorstel gedaan: doe die zwarte belettering nou even op een witte achtergrond zodat je ook als het licht in de zaal uit is, kunt zien welke zaal het is. En we hebben een plattegrond van de zalen laten plaatsen. Dat klinkt heel stompzinnig, maar het is een eenvoudige, praktische oplossing.’

Elkaars wereld begrijpen

Als het aanpassen van de kleur van letters een praktische oplossing is, geeft dat dan hoop dat we ook stappen zetten met de ICT? Harry: ‘Het is een weerbarstig proces waarvoor allerlei protocollen en procedures gelden. Maar de samenwerking tussen beleid en bedrijfsvoering is inmiddels wél verstevigd. We hadden twee collega’s, Rob Kniesmeijer en Randy Lemmers, in ons clubje die zich met ICT hebben beziggehouden. Dat heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat als er nu nieuwe ICT-systemen worden geïntroduceerd, er ook nadrukkelijk een gebruikerspanel wordt ingeschakeld om te kijken of het wel gebruiksvriendelijk genoeg is. Uiteindelijk gaat het erom dat je elkaars wereld begrijpt en elkaar opzoekt.’

Een informatie-adviseur van concerndirectie Informatiebeleid (CDIB) met digitale transformatie en cyberveiligheid in zijn pakket die zich ook met duurzaamheid bezighoudt? Jazeker. Ook met ICT kan je een bijdrage leveren aan het verkleinen van de CO₂-voetafdruk, bevestigt Germain. Op diverse manieren zelfs. ‘Er is best veel aandacht voor het verduurzamen van ICT-middelen. Maar er is minder aandacht voor de mogelijkheden om met behulp van ICT te verduurzamen. Hoe kan innovatie helpen, hoe kun je beter sturen met behulp van ICT, hoe ga je de wildgroei aan data en eventueel algoritmes beperken?’

Jacques: ‘Zo geef je dus eigenlijk vorm aan de nieuwe rol die wij hebben als FIB. Jij brengt er echt weer nieuwe elementen in en daarmee maak je het groter en zien we meer kansen.’
 

Een grote stap voorwaarts

FIB trekt bij IenW namelijk steeds meer taken aan op het gebied van duurzaamheid en neemt zo de verbindende en coördinerende rol over van het inmiddels in de lijn ondergebrachte programma Duurzaam IenW. 

Jacques: ‘Dat betekent dat we over de strategieën van beleids-DG’s heen kijken en er een saté-pen doorheen prikken: als we dit allemaal doen, halen we dan onze bredere IenW-doelen? We kijken niet alleen meer naar duurzame bedrijfsvoering, maar dit jaar beginnen we ook met een verbindende en coördinerende rol t.a.v. de uitvoering. Dat gaat over aanleg en onderhoud van de infrastructuur. De intentie is er vaak wel, maar collega’s kennen elkaar niet goed, weten niet met wat voor projecten anderen bezig zijn en missen zo kansen. Zeker als je het over infrastructuur hebt, moet je vroeg met je plannen beginnen. Dit is een belangrijke rol die FIB dit jaar oppakt. Het is een soort tussenjaar, we moeten er een beetje naartoe groeien. Duurzaamheid is van ons allemaal. Dat is een grote stap voorwaarts.’ 

Germain: ‘Ik heb de opdracht gekregen om de visie op ICT en duurzaamheid concernbreed te gaan opstellen. Dat is een direct gevolg van dat het bij FIB is belegd. De inkoopstrategie vanuit het Rijk is heel erg belangrijk. Omdat je daarmee leveranciers kan bewegen om zuiniger om te gaan met hulpbronnen als energie en water, minimalisatie van de impact op het milieu en het verkleinen van hun CO₂-voetafdruk. Dat moeten we steeds meer gaan benutten.’ 

Jacques: ‘En het is ook nog een beetje spannend. Heel veel staat in de steigers, maar gaan we dat huis ook zo mooi krijgen als hoe het er op het plaatje uitziet? Er zijn best veel uitdagingen die we moeten overwinnen. Sommige dingen zijn ook gewoon heel erg lastig. Voor de schepen van de Rijksrederij is niet 1-2-3 een elektrische variant te bedenken. Met die stookolie waar ze op varen zijn dat enorme CO₂-uitstoters. We krijgen er zelfs méér schepen bij, bijvoorbeeld omdat er windparken worden gebouwd. Enerzijds creëer je nieuwe, schone energie en anderzijds heb je weer vervuilende boten nodig. Dat zijn best ingewikkelde dingen die de komende jaren verder ontwikkeld moeten worden.’
 

Alle zeilen bijzetten

Wat helpt is dat, zoals Germain opmerkt, veel mensen intrinsiek zijn gemotiveerd om de duurzaamheidsdoelstellingen te halen en dat dus doorsijpelt naar afdelingen als zijn eigen directie. En nog verder, zegt Jacques. ‘We hebben het afgelopen jaar voor elkaar gekregen dat alle andere departementen ook de CO₂-prestatieladder gaan invoeren. Dat is echt een hele grote stap, want als je eenmaal op die ladder zit, kom je er niet meer zo makkelijk vanaf. Het is een hele goede stok achter de deur om ook echt stappen te maken en plannen te maken. Vanuit IenW hebben we daar heel erg op ingezet en geïnitieerd. Daarmee krijgen we echt massa en gaat de hele Rijksoverheid mee in deze beweging.’

IenW wil klimaat- en energieneutraal zijn in 2030. Dan hebben we dus nog een kleine acht jaar de tijd. Gaat het lukken? Jacques: ‘Alle directies hebben nu structureel budget voor duurzaamheid. Innovaties zijn vaak wat duurder, dus daar moet je gewoon wat extra geld aan alloceren. Tijd is niet eens de meest bepalende factor. Maar een heleboel andere zaken zijn óók van belang en de middelen zijn niet onbeperkt. Er zijn ook nog gewoon achterstanden in onderhoud en wanneer een brug kan instorten als we blijven wachten op een duurzame oplossing, dan wordt hij hersteld met de huidige kennis. Zo is het natuurlijk ook.’

Een mooie opsteker wordt, als alles goed gaat, de oplevering in 2024 van Maasvlakte 2. Daar verrijst dan een windmolenpark waarvan IenW rechtstreeks energie kan afnemen. ‘Dan zijn we in één klap groen qua elektriciteit en houden we zelfs nog een beetje over,’ denkt Jacques. ‘Ik denk dat we een heel eind komen richting 2030, maar het is nog steeds echt alle zeilen bijzetten. Zodra we denken dat het wel gaat lukken en het ook wel een tandje minder kan, heb ik er een hard hoofd in. De ambitie moet stevig zijn, anders is de prikkel zo weer weg. Daarbij is het nodig om de kolommen te doorbreken om wederzijdse kansen optimaal te benutten, schaarse middelen effectief in te zetten en kennis te delen.’
 

Bedrijfsvoering IenW, - FIB Jaarbericht 2021

Publicatiedatum

woensdag 23 maart 2022

Hoofdredactie

FIB Communicatie, Maaike Cosgun en Shaline Gafoer

Voxx Content in Context, Job de Wit en Lennart van Eerden

Vormgeving

Optima Forma bv

Fotografie: Josje Deekens

Copyright

CC0 1.0 Universal