Duurzaam inkopen: schakel tussen interne klant en markt
Het zal niemand verbazen dat duurzame inkoop een grote rol speelt bij het verduurzamen van een ministerie als IenW. Dat bevestigt Ahmed Alchalgie, die sinds juli 2020 werkt als inkoopadviseur bij de Directie Financiën en Inkoop van IenW. Hij begon middenin de coronapandemie aan zijn eerste functie bij de Rijksoverheid, maar mede dankzij de Rijksinkoopopleiding en de goede begeleiding van een buddy raakte hij toch snel thuis in de inkoopwereld van het Rijk. Tijdens de opleiding, waar Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) een van de pijlers is, werd zijn interesse in duurzaamheid gewekt. "Ik raakte doordrongen van de invloed die het Rijk heeft met 10 tot 12 miljard aan ingekochte goederen, werken en diensten per jaar. Ik realiseerde me dat ik als inkoopadviseur dus veel kan doen aan duurzaamheid."
Ook Rosemarijn Damen, coördinerend adviseur maatschappelijk verantwoord inkopen en duurzaamheid bij de Concerndirectie Financiën van IenW, ziet dat inkoop een belangrijke rol speelt bij verduurzaming. "De afgelopen jaren is IenW bezig geweest met de vraag hoe we onze bedrijfsvoering, uitvoering en beleid kunnen verduurzamen. Daarbij speelt inkoop een cruciale rol." Ze benadrukt dat die rol niet op zichzelf staat: "Inkoop moet bijdragen aan het grotere geheel." Om die bijdrage aan beleidsdoelstellingen te kunnen leveren is de opdrachtgeversrol cruciaal; voor de eigen inkoopprocessen en voor de afspraken vanuit beleid met Rijkswaterstaat. Die opdrachtgeversrol ligt binnen de Bestuurskern bij de DG’s. "Als je in de inkoopuitvoering duurzaamheid wil meenemen, moet je dat al aan de voorkant vastleggen in beleid. Er moet dus al aan het begin van het jaar bij het vaststellen van de budgetten in het DG-gesprek met de inkoopadviseur gekeken worden welke aanbestedingen er voor de Bestuurskern op de planning staan, welke duurzaamheidsthema’s daarbij horen en welke budgetten er zijn", aldus Rosemarijn.
"De grootste uitdaging ligt voor mij in het vinden van de juiste gunningscriteria om een uitvraag nog duurzamer te laten plaatsvinden."
Ook Ahmed zit graag vroegtijdig met zijn interne opdrachtgever om de (voor hem tot nu toe vooral virtuele) tafel: "Ik neem regelmatig contact op met mijn klanten bij DGLM om te bespreken welke inkoopaanvragen eraan zitten te komen. Zo ben ik eerder in het proces betrokken en word ik vaker gevraagd om mee te denken. Ik vind het leuk om op die manier mijn adviesrol beter te kunnen invullen." Rosemarijn licht toe hoe dit in de praktijk werkt: "De inkoopadviseur begeleidt het inkoopproces van de interne klant en heeft daartoe een scala aan instrumenten ter beschikking, zoals bijvoorbeeld de CO2-Prestatieladder, de milieukostenindicator en de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Inkoopadviseurs adviseren hun klanten welke instrumenten het beste passen bij hun inkoopbehoefte en het inkoopproces."
Volgens Ahmed kennen alle IenW’ers inmiddels wel de duurzaamheidsambities van het ministerie, maar is de concrete vertaling daarvan naar het inkoopproces en de keuze van de juiste instrumenten nog best lastig. "De grootste uitdaging ligt voor mij in het vinden van de juiste gunningscriteria om een uitvraag nog duurzamer te laten plaatsvinden." Daarvoor is het zogenoemde Ambitieweb ontwikkeld, dat inkoopadviseurs helpt om met hun interne klant in gesprek te gaan over duurzaamheid. De tool wordt al langer gebruikt bij Rijkswaterstaat en is recent aangepast voor de Bestuurskern. Die aanpassing was nodig omdat de Bestuurskern vooral diensten inkoopt en Rijkswaterstaat ook producten en inhuurkrachten.
"Je ziet nu al dat de markt steeds meer zelf met duurzame oplossingen komt."
"Om de inkoop van producten te verduurzamen, kijk je naar het productieproces en koop je duurzaam geproduceerde producten in", licht Rosemarijn toe. "De Bestuurskern koopt vooral diensten in, bijvoorbeeld onderzoek of advies, waarbij er geen fysiek productieproces is en je dus naar andere duurzaamheidsaspecten in het inkoopproces moet kijken, zoals een zo duurzaam mogelijke inhoudelijke advisering. Daarover moeten inkoop en onze interne klanten bij de Bestuurskern met elkaar in gesprek."
Dat dat nog helemaal niet zo eenvoudig is, illustreert Rosemarijn met een grappig voorbeeld: “We kunnen eisen dat onze leveranciers met de trein komen of op de fiets. We kunnen vragen of ze dubbelzijdig printen. Ik zeg dan altijd gekscherend: dan heb ik liever dat ze helemaal niet komen, dat ze digitaal werken en helemaal niet printen. Mijn collega zei laatst: gaan we dan ook vragen of ze duurzame koffie drinken? En ik zei: ik heb liever dat ze helemaal geen koffie drinken maar water.” Ze moet er zelf hartelijk om lachen. “Dat soort dingen bedoelen we dus niet, maar als je niet oppast beland je wel in zo'n soort discussie.”
Waar gaat het dan wel om? "Onze leveranciers moeten zelf een duurzaamheidsbeleid hebben. Zodat IenW bij een concrete aanbesteding kan aangeven dat de opdracht zo duurzaam mogelijk moet worden uitgevoerd en kan vragen welke duurzaamheidsthema’s leveranciers meenemen bij het uitvoeren van de opdracht. Je ziet nu al dat de markt steeds meer zelf met duurzame oplossingen komt. Ook daarbij spelen zowel de inkoopadviseur als de budgethouder een belangrijke rol. Zij hebben contact met leveranciers en kunnen hen prikkelen om duurzame oplossingen aan te bieden. Ze zijn als het ware de schakel tussen de interne klant en de markt."
