Tekst Sander Grip
Foto Marieke Odekerken
Met strenge maatregelen probeert Nederland de uitbraak van het coronavirus te bedwingen. Om te zorgen dat iedereen op dezelfde manier omgaat met deze crisis, is eenduidige communicatie vanuit één centraal punt cruciaal. Dat brandpunt is het Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie (NKC). Een kijkje in de keuken van de crisiscommunicatie bij de Rijksoverheid.
Communicatie van de Rijksoverheid
“Bij een crisis komt er vaak veel en tegenstrijdige informatie beschikbaar, zeker als zo’n crisis meer departementen raakt”, stelt Ivar Nijhuis. Hij is niet alleen directeur communicatie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, maar ook voorzitter van het Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie (NKC). Dit omdat zijn ministerie verantwoordelijk is voor de crisiscommunicatie in ons land. “Het is cruciaal dat informatie op waarde geschat wordt en de enig juiste informatie gedeeld wordt. Dat doet het NKC. Het NKC is ook adviseur van de Ministeriële Commissie Crisisbeheersing (MCCb), waarin het kabinet in crisistijd besluiten neemt.
Wij bieden een heldere boodschap met duidelijke handelingsperspectieven. Dat geeft betekenis aan wat er gebeurt. Er is een basisbezetting van communicatiemensen van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV). Verder schuiven communicatieadviseurs, redacteuren, woordvoerders en omgevingsanalisten van de bij de crisis betrokken ministeries aan. Samen met Mark van der Roer, directeur Communicatie bij VWS, vorm ik een duovoorzitterschap. Er is sprake van een gezondheidscrisis, dus VWS is in the lead.”
Herman Wiersema, hoofd communicatie NCTV vult aan: “Het NKC is een samenwerkingsverband dat de structuur, positie en energie biedt om in crisistijd te communiceren. Dat is samenwerken in een snelkookpan; professionals slaan de handen ineen en vinden ondanks de hectiek houvast en ambitie in de uitvoering van hun belangrijke werk.”
Svenja Westerduin, communicatieadviseur Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV), is betrokken bij de crisiscommunicatie. “Wij zijn bezig met de coronacrisis sinds de begeleide terugkeer van Nederlanders uit Wuhan naar Eindhoven, begin februari. Daarvoor deden het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), en het RIVM de communicatie. In het begin was onze rol klein: nieuwsberichten maken, vragen en antwoorden voor Rijksoverheid.nl opstellen. Handoverhand werden de omvang en impact van de crisis groter. De behoefte aan een centraal samenwerkingsverband werd daarmee ook steeds groter.
Het NKC biedt die structuur met een basisbezetting vanuit de NCTV. De medewerkers van de NCTV zijn altijd paraat en worden continu getraind om direct ingezet te worden als er een crisis is en als er dan ook behoefte is aan die centrale samenwerking. Communicatieprofessionals van ministeries die bij de crisis betrokken moeten zijn, maken dan gebruik van onze expertise en faciliteiten. Als je kijkt naar de coronacrisis dan was eerst het ministerie van VWS de aangewezen partij. Nu we werken in het verband van het NKC, zie je dat inmiddels alle ministeries betrokken zijn; zo omvangrijk is deze crisis dus ook echt voor de overheidscommunicatie.”
Hoog tempo
Op het NKC vindt elke ochtend een dagstart plaats. Daar zijn inmiddels zo’n dertig mensen bij – of op locatie of via een telefonische inbel. Westerduin: “We zitten bij elkaar met adviseurs, woordvoerders, omgevingsanalisten en redacteuren. Echt alle communicatiedisciplines zijn er. Daar bespreken we de belangrijkste acties van die dag en dan pakt iedereen zijn taak op. Continu voeren we ruggenspraak met onze counterparts bij de ministeries, maar ook met partners in de regio’s zoals gemeenten, GGD, de veiligheidsregio’s en andere zorgpartijen. In de tussentijd voeren we onderling overleg om ervoor te zorgen dat we aan het eind van de dag die gezamenlijke nieuwsberichten, nieuwsbrieven, updates en woordvoeringslijnen voor bewindslieden hebben. Alles met eenzelfde boodschap.
Ik vind dat we veel voor elkaar krijgen in heel korte tijd. Natuurlijk zit je met veel bloedgroepen bij elkaar, maar iedereen doet zijn best om als één te werken. Is dat moeilijk? Ja natuurlijk. Stel je voor dat je in een paar dagen tijd een heel nieuwe afdeling opricht, die in hoog tempo communicatie moet gaan opzetten waar heel Nederland om zit te springen. Je werkt onder een vergrootglas en moet in je werk continu aansluiten op een actualiteit die elk uur verandert. Als er een persconferentie geweest is, gaat half Nederland naar Rijksoverheid.nl en dan moet alle informatie daar goed staan: de actuele maatregelen, antwoorden op veel gestelde vragen, socialemediaposts, factsheets en een complete publiekscampagne. Ook bij publieksinformatienummer 0800-1351 moet al die informatie tijdig zijn verwerkt.”
Het bijzondere aan deze crisis, vindt Westerduin, is de duur ervan: “De onzekerheid, de dreiging en de continue ontwikkelingen zijn er gedurende lange tijd. Je hebt het niet over een paar dagen of zelfs weken, maar over maanden. Het is zaak dat we het met elkaar volhouden. Dat geldt voor heel het land maar ook voor de communicatie vanuit de overheid. Ik vind het mooi om ons werk zo breed terug te zien komen in het land. Overal waar je kijkt, zie je dat partijen de boodschappen overnemen. En iedereen houdt zich ook heel goed aan de maatregelen die afgekondigd zijn en centraal staan in onze communicatie. We kunnen de noodzaak dus goed overbrengen en dan denk ik dat we het met elkaar best goed doen in deze nare en onvoorspelbare situatie.”
Approved by RIVM
Een belangrijke partner in de coronacrisis is het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu. Remko Steenbergen, hoofd communicatie en informatievoorziening van het instituut: “Onze communicatie is integraal onderdeel van de aanpak van infectieziektebestrijding. Wij werken nauw samen met artsen en wetenschappers. In rustiger tijden én in crisistijd. Vanaf de eerste uitbraak in Wuhan zijn wij ook al bezig met het coronavirus. Wij vertalen wetenschappelijke kennis naar begrijpelijke informatie voor het publiek. Met het dichterbij komen van de ziekte raakte het de beleidsterreinen van steeds meer ministeries en hebben we opgeschaald naar het NKC.”
Voor Mark van der Roer ligt hier de kracht van het NKC: “Je kunt opschalen naarmate meer ministeries betrokken zijn. Dan wil je gecoördineerd en eenduidig communiceren. Daarnaast: deze crisis duurt wel even; het is goed dat je het werk samen draagt en dat lukt goed.” Steenbergen vult aan: “Bijkomend voordeel: wij zijn expert in de aanpak van ziekte-uitbraken. In publiekscommunicatie gaat het nu om zoveel meer dan alleen medische informatie. Dat kunnen wij niet leveren. Wij zijn er voor de basis en die is approved by RIVM.”
