Tijdig rechtspreken door beter rooster- en planproces

Je kunt wel vinden dat rechtspraak tijdig en voorspelbaar moet zijn, maar hoe zorg je daarvoor? SSR biedt roosteraars, planners,  adviseurs bedrijfsvoering en leidinggevenden sinds kort cursussen op het gebied van roosteren en plannen aan die bijdragen aan tijdigheid en voorspelbaarheid. Anouk Bergmans (tijdige rechtspraak) en Linda Wijers (SSR) vertellen hoe en waarom.

“Wij verkijken ons er weleens op hoe spannend een rechtszaak kan zijn. De meeste mensen komen maar één keer in hun leven in de rechtbank en lopen daar vaak al maanden mee rond. En dan is het frustrerend als wij zeggen dat de uitspraakdatum niet gehaald wordt. Dan hou je iemand nog langer in spanning”, zegt Anouk Bergmans, deelprogrammaleider roosteren en plannen in het landelijk programmateam tijdige rechtspraak. Van uitstel komt geen afstel, maar je kunt je afvragen of een rechtzoekende zit te wachten op een perfect geschreven vonnis of meer baat zou hebben gehad bij een tijdige uitspraak. ‘Justice delayed, is justice denied’, luidt de bekende uitspraak. Tegelijkertijd is onze werkdruk hoog en hebben rechter en gerechtsjurist onvoldoende rust en ruimte binnen hun werkpakket.  

Een slimmerik die kan puzzelen

Onder de noemer tijdige rechtspraak werken de gerechten daarom onder andere aan het professioneler roosteren en plannen en aan het verbeteren van voorspelbaarheid voor rechtzoekenden. Met hulp van planningsdeskundige Vlirdens heeft SSR daarom een pakket nieuwe cursussen rondom roosteren en plannen ontwikkeld voor medewerkers van rechtbanken, gerechtshoven en het Openbaar Ministerie. “Gerechten, parketten en zelfs teams onderling, verschillen van elkaar en richten het rooster- en planproces op hun eigen manier in. Met een collectief aanbod ontwikkel je een gemeenschappelijke taal. Het cursusaanbod draait om de plancyclus, en hoe je daarbinnen beter kunt structureren, voorspellen en bijsturen. Er is altijd wel iets te verbeteren”, zegt cursusmanager Wijers, bij SSR verantwoordelijk voor het cursusaanbod voor roosteraars en planners.

Met een collectief aanbod ontwikkel je een gemeenschappelijke taal.

Ook voor leidinggevenden

Bergmans vult aan: “De Rechtspraak plant per jaar zo’n 1,5 miljoen rechtszaken. Voor de juridische kant is veel aandacht, maar bij planning en roosteren denken we: daar zetten we een slimmerik op die kan puzzelen en dan komt het wel goed. En daarvoor doet iedereen ook enorm zijn best, maar vaak is dat toch niet genoeg. Ik heb zelf ervaren hoeveel rust het in het team breng als een roosteraar of planner op een goede manier structuur aanbrengt en transparant is over de spelregels bij de planning. Ik gun het elke roosteraar en planner om zich hierin (verder) te bekwamen. Ook de leidinggevenden en bestuurders hebben een rol in het planproces.  Zij stellen productieafspraken op en sturen op realisatie daarvan. Vandaar dat een deel van de modules ook voor de leidinggevenden is ontwikkeld en we onderzoeken op welke manier we dit aanbod, al dan niet aangepast, kunnen aanbieden aan bestuurders”.

Volle agenda’s en brandjes blussen

Het is niet zo, benadrukt Bergmans, dat de SSR-cursussen zijn gericht op snelheid en de agenda’s volproppen. “Er zit een grens aan wat mogelijk en wenselijk is en bovendien gaat de Rechtspraak niet als enige over tijdigheid. Maar je wilt wél dat een rechtszoekende weet hoe lang hij moet wachten en waarop hij dan wacht. Er worden nu ieder jaar productieafspraken gemaakt, waarvan velen zich afvragen of we die wel gaan halen. Het hele jaar door bespreken we met elkaar waarom dat zo is. Dat is toch zonde? We zouden in de planning inzichtelijker moeten maken wat we aankunnen, zodat we de capaciteit die we hebben zo efficiënt en effectief mogelijk inzetten.” “Nu zijn we met het roosteren en plannen nog te veel bezig met brandjes blussen, terwijl je ‘in control’ moet willen zijn”, vult Wijers aan.

We zouden in de planning inzichtelijker moeten maken wat we aankunnen, zodat we de capaciteit die we hebben zo efficiënt en effectief mogelijk inzetten.

Aansluiten op de praktijk

Niet alleen staan de cursussen roosteren en plannen nu voor het eerst op het programma bij SSR, ze zijn ook op maat gemaakt voor de rechterlijke organisatie. Bergmans: “Alles wat je als planner zelf kon bedenken, heb je wel bedacht en geprobeerd. Maar met dit cursusaanbod kun je verder. Je krijgt meer mogelijkheden onder ogen én je leert collega’s kennen uit andere teams of gerechten waar je mee kunt sparren.” Voordat de cursussen in januari van dit jaar van start gingen, zijn bij twee gerechten (Den Haag en Gelderland) pilots gedraaid. En gaandeweg dit jaar wordt het nieuwe cursusaanbod geëvalueerd. Wijers: “Hebben de cursisten er in de dagelijkse praktijk voldoende baat bij gehad? En waar kunnen we het nóg scherper laten aansluiten op de praktijk?” Tot mei zijn de cursussen nagenoeg volgeboekt, daarna is er weer ruimte. De cursussen kunnen ook op locatie worden gegeven.

Meer besef

De cursussen draaien niet alleen om het leren van het vak, maar bieden ook de kans om breder te kijken dan alleen de Rechtspraak en het OM, zegt cursusmanager Wijers. “Dit cursusaanbod is een cadeautje voor iedereen die zich vanuit zijn of haar functie met het rooster- en planproces bezig houdt. Het laat zien dat roosteren en plannen een vak is. Er komt steeds meer besef dat je alleen maar tijdig en voorspelbaar kunt rechtspreken als je ook investeert in de bedrijfsvoering.” Bergmans: “Het is geen onwil, iedereen wil zo goed en efficiënt mogelijk rechtspreken, maar niet iedereen beseft dat roosteren en plannen daar een wezenlijk onderdeel van is. Daarom is het zo ontzettend belangrijk dat SSR deze cursussen aanbiedt.”