Let's reconnect!

Operationeel Manager van de toekomst

Om vliegbewegingen en dus onze ecologische voetafdruk te minimaliseren werd de conferentie gelijktijdig in zes verschillende regio’s georganiseerd: Washington, Pretoria, Cairo, Athene, Berlijn en Bangkok. Een kleine delegatie uit Den Haag zich bij de OM’s in de verschillende regio’s, terwijl vakspecialisten vanuit het departement online hun bijdragen leverden. Hiermee hebben de OM’s een voorbeeld gegeven voor hoe conferenties zo duurzaam mogelijk georganiseerd kunnen worden. Dit was de eerste conferentie in een nieuwe reeks. In deze versie lag de focus op de rol en invulling daarvan door de OM op de post. De deelnemers onderzochten wat de OM van de toekomst nodig heeft om optimaal te functioneren en het managementteam (MT) op zijn/haar post te versterken. Middels een estafette-opdracht deelden ze hun visies. Tijdens een volgende conferentie zal de focus meer op vakinhoudelijke verdieping liggen. 

Let’s reconnect!

Joyce Nijssen is strategisch adviseur bij Bureau Bedrijfsvoering (BBV) en projectleider van de conferentie, en woonde de conferentie in Athene bij. ‘Met de OM-conferenties streven we ernaar de onderlinge banden tussen OM's binnen dezelfde regio te versterken en de samenwerking met het departement. Zo ontstaat een hechte gemeenschap die kennis deelt en samen aan een sterke en effectieve bedrijfsvoering bouwt. De conferentie was bij wijze van spreken al geslaagd tijdens de informele opening; we hebben het thema ‘Let’s reconnect’ meteen waar kunnen maken. Collega’s waardeerden het erg om elkaar op locatie te ontmoeten. Er was steeds meer aandacht voor peer coaching en sparren met elkaar, en er ontstonden nieuwe appgroepen om met elkaar in contact te blijven. 

Strategische partner bedrijfsvoering

Met bijna twee decennia aan ervaring bij Buitenlandse Zaken (BZ) vormt Joyce een waardevolle schakel tussen bedrijfsvoering op de post en het departement. In het buitenland werkte ze als hoofd Bedrijfsvoering in Tbilisi, hoofd consulaire zaken bij het Regional Support Office (RSO) in Kuala Lumpur, en als manager Erasmushuis in Jakarta. Op het departement was zij onder andere hoofd Salarisadministratie bij Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO). Bij BBV ondersteunt ze samen met vier andere collega’s vanuit Den Haag de MT’s – waar de OM deel van uitmaakt -  in het buitenland. ‘BBV fungeert als strategische partner en als adviseur voor MT’s, die de weg wijst bij het oplossen van bedrijfsvoeringsproblemen’, vertelt Joyce. ‘We zorgen dat de bedrijfsvoering soepel verloopt. We bieden hulp wanneer er complexe uitdagingen opduiken, en evalueren of aanpassingen in het beleid nodig zijn.’

Droombaan

‘Dit is echt mijn baan’, vertelt Erwin Sluijter, sinds 1,5 jaar OM in Bagdad. Hij nam deel aan de conferentie in Cairo. ‘Heel fijn om daar collega’s te ontmoeten en met hen te kunnen sparren. Als OM ben je de spil op de post en verantwoordelijk voor een breed scala aan aspecten, van ICT en financiën tot personeelszaken en huisvesting – alles behalve beleid. Een ambassade vertegenwoordigt Nederland, en ik wil de post een goed visitekaartje laten zijn. Op een post ben je als lid van het MT de tussenpersoon tussen de leiding van de post en de rest van de ambassademedewerkers. ‘In deze positie word je vaak geconfronteerd met aparte uitzonderlijke situaties. Verbinden en sparren met collega's die vergelijkbare situaties doormaken, is daarom van onschatbare waarde.’ 

Ballen in de lucht houden

Erwin vervolgt: ‘in deze functie moet je goed kunnen prioriteren en diverse ballen in de lucht kunnen houden, ook wanneer er druk op de ketel staat. Als OM zorg je dat beleidsmedewerkers zich volledig kunnen richten op hun taken zonder zich zorgen te hoeven maken over operationele kwesties’. Voordat hij extern was geworven en het OM opleidingstraject had doorlopen, werkte hij 17 jaar in de noodhulp, grotendeels in oorlogsgebieden waaronder Ivoorkust, Democratische Republiek Congo, Zuid-Sudan en Somalië. Werken in hoog-risico landen is hem dus niet vreemd. ‘Met zware consulaire kwesties zoals kindontvoeringen en uithuwelijking vraagt de OM-positie  ook om veel culturele- en organisatiesensitiviteit.’

Hoog-risico post

We werken in twee teams van vijf uitgezonden collega’s en een defensie attaché (DEFAT). Elk team leeft, woont, en werkt samen, vier weken op en vier af. We zijn zeer hecht – dat is ook nodig als je op een compound werkt. Als ik na vier weken weer terugkeer naar Nederland en mijn gezin breng ik ook altijd een bezoek aan de collega’s op het departement in Den Haag’, om de mensen achter de SSP’s en e-mails te leren kennen en mijn netwerk te vergroten. Verder wordt de post versterkt door negen lokale medewerkers. Erwin benadrukt hoe belangrijk hun rol is; ‘zij kennen het land en de taal als geen ander, hun kennis van en connecties in het land zijn erg waardevol. En vergeet niet dat zij jaarlijks weer moeten wennen aan nieuwe managers en niet elke maand kunnen terugkeren naar en uitrusten in een veilig land.’ De realiteit van het werk wordt duidelijk wanneer Erwin een dag eerder de conferentie moet verlaten om terug te keren naar de post vanwege de situatie in Gaza. Ondanks de impact op de regio voelt het team zich relatief veilig, maar het risico op escalatie is aanwezig. Stressbestendigheid is een vereiste voor werken op een HR-post.

Vertaalslag beleid naar uitvoering

‘Vanuit het departement wordt informatie soms nog te verkokerd aangeboden en denken we vaak erg beleidsmatig, terwijl de posten juist behoefte hebben aan heldere, praktische communicatie gericht op de uitvoering. De toegevoegde waarde van BBV zit in het maken van de vertaalslag van beleid naar uitvoering. In de voorbereiding van de conferenties hebben we daar veel aandacht aan besteed’, vertelt Joyce. Dit jaar volgt een digitale follow-up en in 2025 een grote fysieke bijeenkomst in Den Haag. ‘We willen collega’s van diverse directies bij elkaar brengen om thema’s zoals Diversiteit & Inclusie gezamenlijk en integraal vorm te geven. Zo kunnen we uniforme werk- en denkwijzen communiceren naar de posten en een directie-overstijgend programma aanbieden.’