Administratie met een glimlach

Betrouwbare financiële administratie

Wij zorgen voor een betrouwbare financiële administratie, zodat andere directies en posten zich volledig kunnen concentreren op hun hoofdtaken’, vertelt Saskia Wiegman, directeur FSO. ‘We bieden een compleet pakket van financiële administratie, advisering en inkoop en fungeren als controller voor directies en posten die zelf geen controller hebben. In oktober 2023 hebben we onze directie heringericht om klaar te zijn voor de toekomst. De 185 collega’s zijn vakkundig en klantgericht. We nemen de financiële bedrijfsvoering serieus, maar we proberen het altijd te doen met een glimlach.’ ‘Helemaal mee eens’, zegt Sarita Ramnarain, Financieel Adviseur bij de FSO.’ In tegenstelling tot wat collega’s vaak denken, draait het hier niet alleen om cijfers. Het draait om het team, de samenwerking, en vooral veel plezier in het werk. Na twee plaatsingen in Ghana kwam ik bij FSO terecht en werd aangenaam verrast door de fijne teamspirit!’

FSO 2.0

‘Recentelijk heeft FSO een reorganisatie doorgemaakt,’ legt Sarita uit. ‘De functies zijn niet ingrijpend veranderd, maar er zijn verschuivingen geweest. In de kolom bedrijfsvoering en programmamanagement adviseren we de posten en directies bij het opstellen en uitwerken van beleidsvoorstellen. We zorgen we voor een rechtmatige en doelmatige besteding van de middelen in de programma’s door ondersteuning te bieden bij de uitvoering van de activiteitencyclus. Verder verwerken we facturen van posten en directies en behandelen de financiële rapportages. Daarvoor werken we nu met nieuwe systemen, waaronder waaronder IMPACT (Informatie Management Platform ACTiviteitencyclus). Daarin voeren beleidsmedewerkers nu zelf financiële informatie in, waarna wij het controleren.’

Beoordeling projecten

Binnen FSO vervult Sarita een cruciale rol bij de behandeling van projecten. Als clusterhoofd en financieel adviseur voor de regio’s NAF en ZAF,beoordeelt zij ingediende rapportages en adviseert ze bij projectvoorstellen. Daarbij is niet alleen haar financiële expertise relevant, maar ook haar kennis van en affiniteit met de regio. Met elf jaar ervaring op de ambassade in Accra kan ze de complexiteit van projecten goed inschatten en is ze bewust van lokale/regionale wet- en regelgeving.

Bouw scholen

‘Goedkeuring en betaling van projecten verlopen via verschillende stappen,’ vervolgt Sarita. ‘Stel, een ontwikkelingsorganisatie vraagt bij de Nederlandse ambassade hulp en budget aan voor het bouwen van scholen in slecht bereikbare dorpen. De beleidsmedewerker beoordeelt dit voorstel en stuurt het door naar mij ter beoordeling. Dat is soms best complex, bijvoorbeeld wanneer een heel team naar de locaties moet afreizen. Een projectvoorstel moet ook goedgekeurd worden door de HOS (Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking), voordat de betalingen kunnen plaatsvinden. Hierbij wordt de eerste betaling op basis van een door beide partijen getekend contract uitgevoerd, waarna de bouw van de school van start gaat. Gedurende het project monitort de ambassade de planning en realisatie. Organisaties dienen verplicht tussentijdse rapporten aan de ambassade en FSO voor te leggen. Na afloop wordt van het project een eindrapport opgesteld.

Helpdesk in actie

Als coördinator van de servicedesk en accountmanagement FSO ziet Angelique Laureij dagelijks een divers scala aan vragen binnenkomen. ‘Ons toegewijde team staat altijd paraat om te helpen. We maken complexe financiële processen begrijpelijk. Posten kunnen met vragen over alle processen binnen de financiële administratie  bij onze servicedesk terecht. Of het nu eenvoudige zaken betreft of complexe vraagstukken, mijn team heeft alles onder controle. Via SSP behandelen we reguliere vragen, zoals 'waarom is mijn declaratie nog niet betaald', en we hebben ook twee accountmanagers voor ingewikkelder vraagstukken. Ik houd me bezig met financiële processen, klanten en budgethouders, wat mijn werk afwisselend en boeiend maakt.’

Diversiteit en Innovatie

FSO is echt een diverse afdeling, en we hebben ons aangepast aan de veranderende tijden’, vertelt Angelique. Met de komst van BZelf, het 'zoek en vind' platform van BZ bedrijfsvoering, hebben ze hun diensten herzien. ‘Door processen in kaart te brengen en te stroomlijnen, is onze dienstverlening efficiënter geworden. We bieden nu dezelfde dienstverlening aan iedereen, ongeacht wie de klant is.’ Sarita deelt haar enthousiasme over FSO 2.0, waarin meer controlefuncties zijn geïntegreerd. ’Dit maakt ons werk interessanter, en de grotere rol van posten in betalingsinitiatie brengt de zaken meer in balans. FSO staat aan de vooravond van een transformatie naar FSO 2.0 en is er volledig klaar voor!’