Efficiënt financieel beheer

Arjan van der Helm, teamleider van het MIBZ kernteam bij de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ): ‘ik ben een bruggenbouwer. In mijn rol als product owner MIBZ wil ik de informatiebehoefte van collega’s koppelen aan de juiste data. De kracht van MIBZ komt voort uit het samenvoegen van relevante informatie uit verschillende bronnen, zoals het bedrijfsvoeringssysteem SAP, activiteitenbeheersysteem IMPACT en het BegrotingsMutatieSysteem (BMS). Alle data wordt verzameld in MIBZ en beschikbaar gemaakt in overzichtelijke, visuele dashboards. Collega’s kunnen die raadplegen om weloverwogen keuzes kunnen maken en effectief kunnen sturen op basis van de verstrekte informatie.’

Slimmer werken

Tijdens de Vooruitkomdagen voor de Controllers in 2022 en de week van de Operationeel Manager (OM) in 2023, heeft het team het MIBZ-portaal en de relevante dashboards geïntroduceerd aan de OM’ers. Gedurende zes weken kregen zij intensieve kennismakingssessies van 30 minuten om optimaal gebruik te maken van de dashboards. ‘Het mooie van MIBZ is dat het jou herkent als gebruiker als je inlogt', vertelt Ali Rezaei van het MIBZ-team. Een controller ontdekte een rapport in MIBZ dat zijn eindejaarsafsluiting aanzienlijk vereenvoudigde, wat resulteerde in enorme tijdsbesparingen. En OM’ers krijgen via het contractendashboard voor de post inzicht in aflopende huurcontracten. Ali: ‘Met slechts enkele klikken zien OM’ers welke contracten binnen 3 tot 6 maanden aflopen en zien ze hoeveel werk in het verschiet ligt.’

Activiteitencyclus

Arjan van der Roest, controller in Amman, gebruikt MIBZ hoofdzakelijk voor de Activiteitencyclus. MIBZ staat dagelijks open voor een onderdeel van zijn werk, OS financieel beheer. ‘De overzichtelijk dashboards geven direct informatie over de aangegane verplichtingen, de uitputting en de te verwachten acties - zoals op te leveren rapportages - van onze partners’, legt hij uit. ‘Waar ik eerder op diverse plaatsen informatie moest ophalen, kan ik nu alle gegevens met betrekking tot de Activiteitencyclus in één dashboard downloaden. Dat scheelt heel wat gepuzzel in Excel. Met het direct kunnen doorklikken in de dashboards naar een toelichting en de relevante regelgeving in het HBBZ heeft MIBZ een belangrijke efficiencyslag gemaakt.’

Toegang op need to know principe.

Met ruim 1800 actieve gebruikers, die het platform al zo’n 170.000 keer hebben geraadpleegd in de afgelopen zes maanden, is MIBZ goed ingeburgerd bij BZ. Toch is de toestemming tot het platform strikt op basis van het ‘need to know’ principe ingericht, in overeenstemming met de AVG-richtlijnen. ‘Functie, rol en taak bepalen welke data voor wie zichtbaar is’, legt Arjan van der Helm uit. ‘Zo waarborgen we dat informatie niet vrij toegankelijk wordt en dat toegang gebaseerd is op goed omschreven noodzaak’.

Meer focus op beleidsinformatie en externe bronnen

Terwijl MIBZ momenteel sterk is in het aanbieden van financiële informatie, benadrukt Arjan van der Helm dat de focus in 2024 meer ligt op beleidsinformatie. Het kernteam wil zich specifiek richten op beleidsdirecties en hun vragen, ongeacht of iemand een landen- of themamedewerker is. ‘Beleidsinhoudelijke informatie wordt een belangrijk aandachtspunt, maar cijfers en inzichten blijven ook relevant’, voegt Ali toe. ‘Wat we nu hebben met MIBZ maakt me ontzettend enthousiast’, aldus Arjan. De volgende stap is open data van externe bronnen binnen te halen en beschikbaar te stellen aan beleidsmedewerkers. MIBZ is ook de bron van alle data en rapportages die wij vanuit het ministerie naar buiten brengen, zoals van de OESO en het International Aid Transparency Initiative (IATI). ‘MIBZ wordt ook gebruikt als databron voor onze eigen dashboards voor beantwoording van Kamervragen’, vult Ali aan. ‘Dus politiek gezien is het ook nog van toegevoegde waarde omdat we als BZ vragen accuraat kunnen beantwoorden.’

Samenwerking en verbinding

Een paar jaar geleden kwam vanuit Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) het initiatief om als ministerie meer datagedreven te werken. ‘MIBZ levert hier als instrument een mooie bijdrage aan’, zegt Arjan. ‘In het succesverhaal van MIBZ speelt samenwerking een cruciale rol, zowel binnen het team als met andere afdelingen, zoals IDI. Ali: ‘Bij IDI werken collega’s die niet alleen technisch onderlegd zijn maar ook begrijpen hoe de financiële administratie werkt in SAP. Dit helpt ons enorm bij de optimalisatie van het platform.’ Daarbij staat ook de communicatie met gebruikers centraal, waarbij ook de feedback van collega’s die het platform gebruiken van onschatbare waarde’.