BZelf op de post

OM in Niamey

‘BZelf helpt ons enorm om ons werk efficiënt te kunnen doen’, vertelt Eunice. Zij werkt al sinds 2006 bij BZ en heeft diverse plaatsingen en opdrachten in het buitenland gehad. Na het afronden van de OM-opleiding begon ze in januari 2022 als OM op de ambassade in Niamey. Als OM behandelt ze een breed scala aan taken, van digitale veiligheid tot huisvesting en consulair werk, vooral op het gebied van Algemene Zaken (AZ). ‘Vertrouwen op de juiste informatie die 24/7 beschikbaar is, is van onschatbare waarde. Vooral voor een “jonge" ambassade als hier – wij zijn pas sinds 2020 een volwaardige ambassade, en werken dus met veel nieuwe collega’s. We gebruiken BZelf voor allerlei bedrijfsvoerings(aan)vragen. Bij het werven van de lokale AZ medewerker vond ik een goede beheersing van het Engels – naast het Frans - dan ook erg belangrijk, zodat er met BZelf en andere systemen gewerkt kan worden.’ 

BZelf en HBBZ

Jeroen Smoorenburg vertelt over de ontwikkeling van BZelf: ‘In 2021 waren we druk aan het uitvinden wat BZelf moest zijn, en hoe het iedere BZ-er zou helpen om het juiste product te zoeken, te vinden en aan te vragen. Met de eerste versie met 150 producten in BZelf lieten we collega’s de eerste versie zien onder het motto: “Hoe zou het zijn als je dit voortaan tot je beschikking zou hebben…”. Dat leverde steeds weer nieuwe inzichten op over hoe het mooier, beter en makkelijker zou kunnen. En er kwamen steeds meer producten en diensten bij. De samenwerking met FEZ bleek een keerpunt. Zij zochten een platform voor het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken (HBBZ). Sinds we HBBZ hebben geïntegreerd in BZelf steeg  het aantal bezoekers op BZelf met sprongen.‘  

Google

In de veeleisende rol van Operationeel Manager in het buitenland fungeert BZelf als een betrouwbare zoekmachine, ongeacht de omstandigheden. ‘BZelf is mijn 'Google', zegt Eunice. ‘Ik zoek alles via deze zoek- en vindmachine, van dienstwoningen tot externe inhuur en templates van contracten tot consulaire zaken. Je typt een woord in, en ziet vervolgens een aantal zoekresultaten. Het is ook erg handig dat je gelijk een link krijgt naar het betreffende aanvraagformulier in het BZ Self Service Portal (SSP). Bij het zoeken naar dienstcontracten vind je gelijk de juiste en actuele documenten, en ook bijvoorbeeld de Franse versie. Dit helpt mij enorm om mijn werk goed te kunnen doen, vooral in deze uitdagende omgeving.’

Staatsgreep

Afgelopen zomer werd Niger geconfronteerd met een staatsgreep. Eunice was verantwoordelijk voor de evacuatie van Nederlanders in Niger, en ook niet-essentieel personeel en partners en kinderen, waaronder haar eigen gezin. ‘Het was heel spannend om dat te regelen. Het is dan fijn als je kunt vertrouwen op de juiste informatie, die 24/7 beschikbaar is. De ambassade werd afgeschaald en we bleven hier tijdens de staatgreep achter met slechts twee MT-leden; de ambassadeur en ikzelf. Non essential staff mag in januari weer terugkomen. Partners en kinderen mogen nog niet terug, dus mijn gezin verblijft sinds afgelopen zomer in Nederland.’

Generator

Door de staatsgreep zijn er veel sancties, waaronder problemen met de levering van elektriciteit aan Niger. Gelukkig had de post net voor de staatsgreep een nieuwe generator gekocht. De oude generator werd na de staatsgreep afgestoten. ‘Richtlijnen voor het afstoten van goederen kon ik gemakkelijk nalezen via BZelf. Er staat veel informatie in BZelf,’ vervolgt Eunice. ‘Via BZelf kan ik eigenlijk altijd wel alles vinden wat ik wil weten. De nieuwsfeed met actuele wijzigingen, deadlines en laatste informatie is ook heel handig. En lopen we toch tegen problemen aan, dan kunnen we terugvallen op een goede helpdesk. Dankzij BZelf hoef ik niet voor elke vraag naar mijn collega's in Den Haag.’

2023: Gele pagina’s

Jeroen vertelt hoe BZelf afgelopen jaar verder is uitgebreid: ‘In januari 2023 ging BZelf live, met 518 producten en 310 HBBZ pagina’s. We zagen wekelijks 1750 zoekopdrachten en dagelijks 350 unieke bezoekers. Met 83 actieve editors worden de pagina's actueel gehouden. Maar 2023 bracht meer, vertelt Jeroen. ‘De behoefte aan niet-product-gerelateerde informatie leidde tot de introductie van de Gele pagina's. Hier vinden onboarding-informatie, consulaire kennisbanken en handleidingen hun plek. Ook de nieuwe financiële systemen en processen worden uitgebreid gedocumenteerd in BZelf.  Vandaag de dag zijn er al 255 gele pagina's, en de collectie groeit nog steeds!’ In samenwerking met 3W ontwikkelde BZelf de 'Klantreis Configurator' (Flamingo), een software uitbreiding waarmee repetitieve processen eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. Dit systeem wordt nu ook geïntegreerd in CSO-processen zoals "Afgeven Reisdocumenten", wat de kans op fouten verkleint en de dienstverlening verbetert. 

Webshop-functionaliteit

Is BZelf klaar? Volgens Jeroen nog lang niet. ‘Dagelijks werken we aan het up-to-date houden van de pagina's. Nieuwe directies sluiten zich aan, en er wordt zelfs gewerkt aan een webshop-functionaliteit om het aanvragen van hard- en software te vereenvoudigen. Met de aankomende vervanging van Planon in 2023 wordt ook daar gekeken naar optimalisaties. We blijven BZelf continue verbeteren om aan de behoeften van BZ-ers te voldoen.’