Tekst Marjolein Kooi
Foto Aki Takematsu
Hoe zorg je voor goed, duurzaam beheer en onderhoud van maar liefst 463 panden in 160 landen? Voor deze uitdaging staat DHF. Samen met de operationeel manager (OM) bekijkt het team ‘beheer en onderhoud’ van DHF jaarlijks of er onderhoudswerkzaamheden nodig zijn aan de panden van de post. Zeker op een grote ambassade als Tokio met bijzondere eigendomspanden, werken zij nauw samen om dit in goede banen te leiden.
'We evalueren bij eigendomspanden jaarlijks samen met de post of er onderhoud nodig is.’
Regulier onderhoud
Van alle kantoren (‘kanselarijen’ in BZ-taal) en residenties wereldwijd wordt een groot deel gehuurd, maar een bijna even groot deel is in eigendom van BZ. Mariete van den Bulck is als adviseur beheer en onderhoud bij DHF verantwoordelijk voor het onderhoud van onze panden in de regio Azië/Oceanië. ‘Bij eigendomspanden evalueren we jaarlijks samen met de post of er onderhoud nodig is’, vertelt Mariete. ‘In dat geval kijken we of we in eigen beheer het onderhoud kunnen doen, of dat het een onderhoudsproject of aanbesteding moet worden. Als er een herinrichting gepland staat stemmen we de planning af met onze interieurarchitecten.’ Het werk van Mariete en haar team is onderdeel van de zogenaamde ‘exploitatiefase’ van het huisvestingswerk: niet het bouwen van mooie panden (zie de meerjarenprogrammering van DHF), maar ervoor zorgen dat al die mooie panden ook mooi blijven.
'Samen met onze OM’s werkt DHF aan duurzaam beheer en onderhoud van ruim 460 panden.'
Verduurzaming huisvesting
Als BZ-organisatie beheren we veel monumentale panden, sommige zijn echt pareltjes. Goed beheer en onderhoud is belangrijk, omdat de ambassades de visitekaartjes van Nederland zijn in het buitenland. De experts van het team beheer en onderhoud van DHF helpen de collega’s op de post daarbij. Ook kijken ze gezamenlijk naar de mogelijkheden om de huisvesting te verduurzamen. Als BZ bedrijfsvoering willen we immers laten zien dat Nederland duurzaam is. Dit willen we ook op onze posten uitstralen. DHF heeft daarvoor, als onderdeel van Mission Sustainable, een Plan van Aanpak Verduurzaming Vastgoed.
'Ik vind het bijzonder dat we met drie vrouwen het beheer en onderhoud van een grote post als Tokio doen.’
Expertise DHF
Betty Reatmadja is sinds 1,5 jaar OM in Tokio en woont al jaren met haar gezin in het buitenland. ‘Je bent als OM verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering op de post, waaronder huisvesting. Op een kleine post heb je soms weinig omkijken naar de panden, al helemaal als dit huurpanden betreft. Op een grote post als deze moet er van alles gebeuren aan beheer en onderhoud. Er is informatie vanuit de post, aannemers alsook architecten. Ik ben erg blij dat ik dan kan vertrouwen op de expertise en ondersteuning van Mariete. Zij pluist de offertes uit en weet goed wat voor onderhoud precies nodig is, en wie we daarvoor moeten inschakelen.’
Digitale evaluaties
Mariete bezoekt een aantal keer per jaar een post. ‘Door eerst alles via digitale overleggen vanuit Nederland te evalueren en gesprekken op locatie goed te plannen, kunnen we de bezoeken zo efficiënt mogelijk maken. We krijgen veel vragen en verzoeken van OM’s. Veel zaken bespreken we digitaal aan de hand van bouwtekeningen, foto’s en filmpjes. Soms kunnen we vanuit Nederland advies geven over een offerte of werkzaamheden.
Inspecties
Mariete vervolgt: ‘Voor eigendomspanden (of huurpanden waar we zelf installaties hebben ingebracht) laten we eenmaal per vier jaar een bouwtechnische inspectie uitvoeren door Nederlandse bedrijven. Bij huurpanden zorgt DHF voor goede beveiliging, herinrichting en klein onderhoud. Grote posten met veel eigendomspanden, zoals Tokio, werken meestal samen met lokale onderhoudspartijbedrijven die jaarlijks terugkerende of kleine onderhoudswerkzaamheden uitvoeren.
Drie vrouwen
De post in Tokio heeft een residentie met drie dienstvertrekken voor inwonend personeel, een kanselarij, en drie appartementen voor uitgezonden personeel. Uit de jaarlijkse inspectie, bleek dat de buitengevel en kozijnen van de residentie geschilderd moeten worden. Mariete schrijft dan het programma van eisen en begeleidt de aanbesteding. Met haar bouwkundige achtergrond is zij ook vaak aanwezig bij het technisch overleg met aannemers. In oktober bezocht ze Tokio om met Betty en haar lokale collega Chizuko Nomura de werkzaamheden in kaart te brengen. ‘Ik vind het bijzonder dat we met drie vrouwen het beheer en onderhoud van een grote post als Tokio doen’, zegt Betty. De drie collega’s spraken diverse aannemers om te beoordelen wie de werkzaamheden het beste kan uitvoeren. Daarbij kijken ze niet alleen naar kwaliteit maar ook of goede communicatie in het Engels mogelijk is.
Lost in translation
Beiden benadrukken de meerwaarde van lokale collega’s zoals Chizuko. ‘De lokale collega’s werken hier vaak al jaren, soms wel 10-20 jaar, en ze kennen de lokale ondernemers en de historie van de ambassade goed’, aldus Betty. ‘Ze hebben een groot netwerk en weten goed wie betrouwbaar is. Daarnaast spreken veel Japanse aannemers gebrekkig Engels. Japanners zijn heel beleefd en willen geen gezichtsverlies. Dan is het heel fijn om een lokale collega erbij te hebben qua taal en cultuur. Zij weten veel beter dan wij hoe je daar goed mee om gaat.’
Tulpen diplomatie
De ambassade in Tokio organiseert jaarlijks een tulpenfestival. ‘We nodigen onze contacten uit van de overheid, andere ambassades , belanghebbenden, maar ook bedrijven met wie we samenwerken, vertelt Betty. ‘Het is een flinke klus om het event te organiseren. Tijdens de open dagen voor publiek kunnen bezoekers zo’n 15.000 tulpen bewonderen in de tuin van onze ambassade. Ook is een deel van de residentie open voor bezoekers. De ambassade moet dan als visitekaartje van Nederland in uitstekende staat zijn. Zo kunnen we op een informele, leuke wijze ons netwerk hier onderhouden. Het draagt bij aan het bedrijven van diplomatie in Japan.'
Meer weten over de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) ?
(NB: onderstaande links zijn alleen toegankelijk voor Rijksmedewerkers)
