Harmonisering Caribische uitzendregeling

Daniël Witjes, Clusterhoofd Uitgezonden Medewerkers en Zerline van Rossen, coördinator team Caribische uitzendingen hebben binnen 3W de nieuwe voorzieningen doorgevoerd en de ondersteuning hierop aangepast. Yvonne Bijman, Hoofd bedrijfsvoering bij het Recherche Samenwerkingsteam (RST), is momenteel op uitzending in Curaçao en krijgt per 1 januari 2025 te maken met deze nieuwe regelingen en de hierop afgestemde ondersteuning vanuit 3W. Als manager vertegenwoordigt zij een grote groep uitgezonden medewerkers en heeft zij een belangrijke taak in het informeren over de veranderingen. Zo houdt de aangepaste huisvestingsregeling nu beter rekening met gezinssituaties, wat het wooncomfort aanzienlijk verbetert. Ook wordt administratieve rompslomp verminderd door een vaste reisvergoeding die losse declaraties voor zaken als huurauto’s en dienstreizen vervangt.

Waarom nieuwe voorzieningen?

’De afgelopen jaren is de manier van werken van onze uitgezonden medewerkers in het Caribisch deel van het Koninkrijk veranderd. De huidige regeling sloot in sommige situaties niet meer voldoende aan bij de behoefte die er lokaal was. In voorbereidingsgesprekken tussen onze klantmanagers en collega’s die zich voorbereiden op hun uitzending merkten we dat er behoefte was aan nieuwe voorzieningen’, vertelt Daniël. Eind 2022 is BZK gestart met een herzieningstraject van de huidige regelgeving. ‘Waar het eerst leek te gaan om een paar tekstuele aanpassingen in de regelgeving, werd gaandeweg duidelijk dat er behoefte was aan moderne voorzieningen, vertelt Daniël. Op initiatief van BZK werd er een werkgroep samengesteld waar ook collega’s van 3W en de Nationale Politie aan deelnamen. ‘Bij 3W hebben we een knelpuntenlijst samengesteld op basis van feedback van uitgezonden collega's uit voorbereidingsgesprekken, klantvragen en casuïstiek’, vertelt Zerline. Deze knelpuntenlijst gaf BZK mede een goede basis om de uitzendvoorzieningen te vernieuwen.

Uitdagingen en verrassingen

3W is als uitvoeringsorganisatie verantwoordelijk voor de implementatie van de nieuwe uitzendvoorziening. ‘We zijn ons er goed van bewust dat de verschillende processen veelal met elkaar vervlochten zijn en in elkaar overlopen. De complexiteit hiervan hebben we nu van dichtbij, over een gehele regelgeving, kunnen ervaren. We hadden op voorhand niet gedacht dat een technische herziening van de regelgeving zo veelomvattend zou zijn. Wat we de afgelopen jaren samen met BZK, vakbonden en andere departementen hebben gebouwd, hebben we in een half jaar om moeten zetten’, vertelt Daniël.  ‘Op 1 juli ontving ik van 3W bericht dat CAO Rijk was gepubliceerd en dat er nieuwe voorzieningen zijn opgenomen voor uitzendingen naar het Caribisch deel van het Koninkrijk. We wisten wel dat BZK bezig was met de nieuwe CAO, maar dat er nu al over gecommuniceerd werd richting medewerkers kwam voor ons als een verrassing’, vertelt Yvonne.

Implementatie

‘De uitvoering en ondersteuning van de uitzendregeling naar het Caribisch deel van het Koninkrijk is en blijft een taak van 3W. De verandering van de regelgeving betekende voor ons als uitvoeringsorganisatie een herziening van bestaande processen en werkwijzen. Daarom hebben we de nieuwe voorzieningen in verschillende fasen geïmplementeerd en opgeleverd.’, vertelt Daniël. Zerline: ‘We hebben nauw samengewerkt met het team van 3W Informatiemanagement, de softwareontwikkelaar en feedback opgehaald bij de klantcontactpersonen van de Departementen’. Yvonne vertelt dat Zerline en zij elkaar goed weten te vinden: ‘Het contact met 3W over de nieuwe uitzendregeling is prettig. Ik begrijp dat 3W een uitvoeringsorganisatie is en daarom niet al onze vragen over de achtergrond van de nieuwe voorzieningen kan beantwoorden. Het is fijn dat zij in die gevallen voor uitleg schakelt met BZK zodat ik dat weer aan onze collega’s kan doorgeven.’

Van planvorming naar uitvoering

Zerline: ‘De klantmanagers werkten altijd al zelfstandig, maar het eigenaarschap binnen ons cluster is door alle wijzigingen merkbaar veranderd. Afgelopen zomer bereikten we een kantelpunt toen we de stap van ‘planvorming’ naar ‘uitvoering’ maakten. Een moment dat de klantmanagers veel energie gaf, omdat de nieuwe regelgeving nu echt vorm kreeg. Bovendien zeer leerzaam als team door zelf intensief met de nieuwe voorzieningen te werken. Hierdoor werden de klantmanagers steeds vaker erkend als experts in hun vakgebied. Ik ben erg trots op het team dat we de omschakeling met z’n allen hebben kunnen waarmaken. Onderweg zijn we de nodige uitdagingen tegengekomen, maar doordat we met z’n allen vertrouwen hadden in het proces en de planning hebben we nu onze ondersteuning weten aan te sluiten op de nieuwe voorzieningen uit CAO Rijk, aldus Daniël. ‘1 januari 2025 is de implementatie nog niet klaar. We gaan dan een andere fase in waarin we ons richten op de overgangsbepaling en de afwikkeling van de oude regelgeving’, vertelt Zerline. Twee keer per jaar meet 3W de klanttevredenheid van de eigen dienstverlening via een extern onderzoeksbureau. Uitgezonden collega’s waarderen het Caribisch uitzendproces met een 7,7. ‘We verwachten dat de tevredenheid van onze klantcollega’s met deze nieuwe voorzieningen zal toenemen’, aldus Daniël.