Bouwen aan sterke MT-driehoek

Inzicht en kruisbestuiving

Michael Duijff (BBV) organiseerde de ‘joint session’ samen met Corina van Delft (Peking), Ulco Gartner (Taipei) en DARE. Tijdens de sessie, die iets meer dan anderhalf uur duurde, bespraken CdP’s en OM’s in wisselende samenstellingen diverse managementonderwerpen. Thema’s zoals samenwerking binnen het MT, gezamenlijke verantwoordelijkheden en gedeeld leiderschap stonden centraal. De sessie werd geopend met een verwijzing naar het jaarrapport 2023 van de directie Inspectie, Signalering, Begeleiding (ISB), dat pleit voor meer duidelijkheid over de taken en verantwoordelijkheden van de MT’s. Ook werd benadrukt dat een goed functionerend MT cruciaal is voor het succes van een post. Volgens Michael bood de sessie waardevolle inzichten die breder toepasbaar zijn in andere regio’s. ‘Fysieke bijeenkomsten zoals deze hebben een enorme meerwaarde. Door elkaar persoonlijk te spreken, bouw je vertrouwen en begrip op. Een investering in samenwerking binnen het MT betaalt zich altijd terug.’

Praktische aanbevelingen

Michael reflecteert: ‘De sessie bracht waardevolle inzichten naar voren, zoals het belang van het actief erkennen en waarderen van de bijdragen van ieder teamlid, ongeacht zijn of haar rol. De kruisbestuiving tussen CdP’s en OM’s vergrootte het wederzijdse begrip voor elkaars verantwoordelijkheden en uitdagingen. DARE speelde hierin een sleutelrol door de discussies te structureren en een veilige omgeving te bieden waarin iedereen vrijuit kon spreken.’ De sessie resulteerde in praktische aanbevelingen, zoals het voeren van een “MT-startgesprek” bij wisselingen in het MT, het plannen van regelmatige evaluatiemomenten en het vastleggen van afspraken over hoe om te gaan met conflicten. ‘Het zijn kleine stappen met grote impact, direct toepasbaar,’ zegt Michael. Hij benadrukt ook het belang van reflectie: ‘Evalueren achteraf is net zo cruciaal als het afstemmen van verwachtingen aan het begin. Een MT dat helder en consistent communiceert, legt de basis voor een post waar iedereen als team kan opereren.’

Constructief en respectvol

Volgens Remco van Wijngaarden, CdP in Bangkok, maakte de gezamenlijke sessie duidelijk dat CdP’s niet zomaar moeten aannemen dat de MT-driehoek goed functioneert voor elk MT-lid, ook al vind je dat zelf wel als CdP. ‘Ik ben mij nog bewuster geworden van de dilemma’s en uitdagingen waarmee OM’s op de post te maken hebben. Het is onze verantwoordelijkheid om een daadwerkelijk veilige werkvloer te creëren, en dat begint bij een sterk en veilig MT. OM’s moeten voldoende ruimte krijgen om zich uit te spreken en zich daadwerkelijk gehoord te voelen. Dit is geen vanzelfsprekendheid en vraagt om bewuste aandacht van de CdP, kritische reflectie en gerichte actie. Vertrouwen is hierbij cruciaal.’

In Bangkok is de structuur rondom de MT-driehoek helder. ‘Het MT vergadert wekelijks als driehoek, maandelijks met attachés en tweemaandelijks met de postraad. Het voorzitterschap van het MT rouleert onder ons drieën, net als de rol van notulist. Verder werken we met een vaste agenda en delen we na afloop een kort verslag met alle medewerkers. Deze aanpak schept duidelijkheid en onderstreept het belang van een sterk MT. ‘Op dag één hebben we afgesproken hoe we in de driehoek met elkaar omgaan: open, constructief en respectvol, zonder spelletjes. We respecteren elkaars expertise en rol en nemen bij meningsverschillen, na een constructieve discussie, een helder besluit. Daarbij draagt de CdP de verantwoordelijkheid om knopen door te hakken,’ licht Remco toe. Remco benadrukt ook dat het voor MT-leden erg waardevol kan zijn om een buddy te hebben op een andere ambassade: ‘Dit geeft je de kans om te sparren, dilemma’s te bespreken en van elkaar te leren.’

Transparantie en vertrouwen

Anita Balasubramaniam, OM in Kuala Lumpur, vond de gezamenlijke sessie erg waardevol. ‘Het bevestigt dat ons MT al een goede basis heeft. Door heldere afspraken binnen ons team en met collega’s ontstaat er een cultuur waarin iedereen zich gehoord voelt en verantwoordelijkheid neemt. Dat draagt bij aan een goed georganiseerde en doelgerichte ambassade.’ Volgens Anita moet een MT het goede voorbeeld geven door een sociaal veilige werkomgeving te creëren, duidelijke afspraken te maken en consistent te communiceren. ‘Transparantie, vertrouwen, eerlijkheid en open dialoog zijn daarbij onmisbaar. Door teamleden aan te moedigen hun mening te uiten en eerlijke beslissingen te nemen, groeit het onderlinge vertrouwen en wordt samenwerking versterkt.’ Anita vertelt dat ze de afgelopen vijf jaar erg is gegroeid in haar rol als OM door de steun van haar team, en de ondersteuning vanuit Den Haag, bijvoorbeeld door bijeenkomsten zoals deze. ‘Ik hoop dat we vaker met (regionale) OM’s bijeen kunnen komen en nieuwe trainingen kunnen volgen, zodat we ideeën en inzichten kunnen uitwisselen en onszelf verder kunnen ontwikkelen.’

Ook Roderick Wols, plv. CdP in Peking, benadrukt het belang van wederzijdse ondersteuning binnen het MT. ‘Het is essentieel om elkaar vertrouwen en ruimte te geven, zodat ieder lid zijn/haar verantwoordelijkheid kan nemen. Helderheid over verwachtingen en grenzen helpt misverstanden voorkomen, maar ieder MT-lid moet ook zijn of haar rol pakken door actief mee te denken, te praten en input te leveren.’ Hij benadrukt dat een sfeer van transparantie, respect en gelijkwaardigheid essentieel is. ‘Wanneer iedereen zich vrij voelt om feedback te geven en verschillende invalshoeken worden meegewogen, leidt dat tot weloverwogen beslissingen. Vertrouwen binnen het MT is daarbij de sleutel tot succes.’

Klaar voor de toekomst

Met deze en toekomstige sessies wil BBV bijdragen aan goed functionerende MT’s wereldwijd. Michael: ‘De conferentie in Bangkok heeft niet alleen de regionale samenwerking versterkt, maar ook het gesprek over gedeeld leiderschap en wederzijds begrip verdiept. Bewust werken aan een sterk MT leidt tot betere resultaten, een positieve werksfeer en een veerkrachtige post. Dat vraagt om blijvende aandacht voor open gesprekken en betere samenwerking.’ Michael vertelt dat BBV blijft investeren in de ondersteuning van MT’s door middel van regionale sessies en praktische handvatten. ‘Het functioneren van een post begint bij een sterk MT. Door hier samen aan te bouwen, creëren we een veerkrachtige organisatie die klaar is voor de toekomst.’