Beste collega’s,
Met veel plezier presenteren we de derde editie van het BZ-bedrijfsvoeringsmagazine. Dit jaar staat in het teken van belangrijke en soms ingrijpende keuzes om onze organisatie toekomstbestendig te maken. De taakstelling waar we voor staan is uitdagend en vraagt van ons om samen slimme en zorgvuldige beslissingen te nemen. Ik realiseer me dat dit vragen, onzekerheid en zorgen kan oproepen. Daarom willen we in gesprek blijven met jullie, om helderheid te bieden, jullie ideeën te horen en goed te luisteren naar wat er leeft.
Juist in deze periode is mensgericht leiderschap belangrijker dan ooit. De uitgangspunten die op 25 oktober door de Bestuursraad zijn vastgesteld, helpen ons hierbij. Ze benadrukken goed werkgeverschap en zetten in op een veilige, inclusieve en prettige werkomgeving waarin iedereen zich gezien en gehoord voelt. Het geëvalueerde P-beleid speelt hierin een belangrijke rol, onder andere door transparante werving en selectie die recht doet aan onze waarden.
Bedrijfsvoering is er. Voor alle collega’s, wereldwijd.
De wereld om ons heen wordt steeds onrustiger door crises en conflicten, zoals in het Midden-Oosten en Oekraïne. Dat heeft niet alleen invloed op ons werk, maar vraagt ook om extra aandacht voor de fysieke en digitale veiligheid van onze collega’s, gebouwen en belangen. Ik heb veel bewondering voor hoe collega’s in de bedrijfsvoering zich hier dag en nacht voor inzetten. Dankzij hun toewijding blijven cruciale processen, zoals het betalen van facturen en salarissen, zelfs in de meest uitdagende omstandigheden doorgaan. Daar ben ik enorm dankbaar voor.
Ook bereiden we ons voor op een toekomstige verhuizing van het departement naar onze nieuwe unilocatie in de Hoftoren. Tot die tijd werken directies uit de bedrijfsvoering en beleid er gezamenlijk aan om onze huidige werkomgeving in Den Haag zo optimaal mogelijk in te richten.
Duurzaamheid en digitalisering blijven speerpunten. De campagne 'Travel Smart' stimuleert collega's bij te dragen aan duurzaam reizen, door overleggen online te voeren, of bewust te kiezen voor een directe vlucht of economy class. Ook op posten zien we mooie initiatieven, zoals fietsdiplomatie in Parijs, pop-up locaties in Noorwegen en elektrisch rijden in Maputo. Samen maken ze een groot verschil.
Samen bouwen we aan een professionele, toekomstbestendige bedrijfsvoering.
We kijken voortdurend hoe we ons werk slimmer en gerichter kunnen doen. Dat betekent dat we inzetten op efficiëntere, meer geautomatiseerde werkwijzen en het stroomlijnen van processen, zoals het vereenvoudigen van rapportageformulieren. Ook op het gebied van digitalisering zetten we mooie stappen. Een sprekend voorbeeld hiervan is het nieuwe Posten Dashboard, dat een helder overzicht biedt van alle belangrijke beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie per post. Deze innovatieve tool ondersteunt ons allemaal – ook mij persoonlijk – bij de voorbereiding op buitenlandse bezoeken.
Veel van ons werk staat goed op de rails. Het BZelf-portaal, dé zoek- en vindmachine voor bedrijfsvoering, wordt steeds vollediger en overzichtelijker en is nu eenvoudig toegankelijk via het icoontje in de taakbalk. Daarnaast verbeteren we de informatievoorziening voor de posten met gerichte tools en communicatiemiddelen, waaronder dit magazine en de maandelijkse Operational Management Newsletter. Ook organiseren we regelmatig conferenties die collega’s op de posten ondersteunen en inspireren in hun dagelijkse werk.
We hebben al veel bereikt en daar mogen we trots op zijn! Ik besef dat deze tijd van verandering niet altijd makkelijk is, maar ik vertrouw erop dat we, door samen te werken en oog te houden voor elkaar, onze organisatie sterker en toekomstbestendiger kunnen maken. Ik kijk ernaar uit om dit samen met jullie te doen.
Veel leesplezier!
Carola van Rijnsoever
Plaatsvervangend Secretaris-Generaal Ministerie van Buitenlandse Zaken
Onze missie:
De BZ-bedrijfsvoering is de nabije, wereldwijde partner die het mogelijk maakt dat BZ flexibel, resultaatgericht en veilig kan werken.
