FSO: onmisbare schakel tijdens crises

Geen bankverkeer

Debbie Guddens, hoofd afdeling FSO/PCM (Payment en Cashmanagement), vertelt hoe haar team van 16 collega’s razendsnel moest schakelen tijdens het begin van de oorlog in Sudan, die uitbrak in april 2023 en nog steeds gaande is. ‘Met de verslechterende situatie in Sudan moesten we ons voorbereiden op de mogelijkheid dat onze collega’s in Khartoum niet meer veilig konden werken. Dit vroeg niet alleen om aandacht voor hun veiligheid, maar ook om plannen om cruciale processen zoals betalingen vanuit Nederland voort te zetten.’ Als hoofd PCM adviseert Debbie beleidsmakers over betalingsverkeer en neemt ze deel aan crisisteam-calls bij specifieke betalingskwesties. ‘De grootste uitdaging voor FSO tijdens een crisis zoals in Sudan, is dat er geen bankverkeer is. Banken zijn gesloten vanwege de onveilige situatie, en door reeds opgelegde sancties konden we niet vanuit Nederland betalen. Flexibiliteit is cruciaal tijdens crises. Denk bijvoorbeeld aan directe contacten met internationale banken en alternatieve betalingskanalen. Ik voelde een grote verantwoordelijkheid, vooral omdat mensen afhankelijk zijn van ons werk.’

Evacuatie

Marie Smit, tweede ambassadesecretaris in Sudan, was verantwoordelijk voor het migratiedossier maar richt zich sinds de oorlog op humanitaire hulp. ‘Gelukkig konden veel collega’s geëvacueerd worden naar Nederland toen de oorlog begon. Anderen waren op eigen initiatief vertrokken naar relatief veiligere gebieden in Sudan of buurlanden, zoals Egypte, Eritrea en Zuid-Sudan. FSO hielp om de verblijfplaatsen van collega’s in kaart te brengen, bepaalde betalingsprocedures en zorgde ervoor dat salarissen en vergoedingen zo snel mogelijk werden afgehandeld. Voor veel lokale collega’s betekende de oorlog een abrupt verlies van hun baan, maar alleen al de bustickets om Khartoum te ontvluchten waren extreem duur. Het was dus van levensbelang dat zij snel hun salaris en ontslagvergoeding ontvingen, zodat ze zich in veiligheid konden brengen. Flexibiliteit vanuit FSO was essentieel. De situatie vroeg om snelle en creatieve oplossingen, want de urgentie was enorm,’ benadrukt Marie. Zij en haar Sudanese collega’s werkten hard om collega’s in nood te helpen. ‘Zelfs tijdens hun eigen vlucht uit Sudan schoten Sudanese collega’s anderen te hulp, bijvoorbeeld door eigen geld uit te lenen aan collega’s zonder bankrekening. Het is belangrijk om de situatie van elke collega apart te bekijken, en zo snel mogelijk een passende, creatieve oplossing te verzinnen’, aldus Marie.

Improvisatie essentieel

Debbie’s team in Nederland heeft met behulp van Sudanese collega’s met minimale middelen het betalingsverkeer draaiende gehouden, terwijl de collega’s in Khartoum werden geëvacueerd. ‘We hadden te maken met bankstoringen, slechte internetverbinding en beperkte communicatie met het team ter plaatse. Op dat moment is improviseren essentieel. Niet denken in onmogelijkheden, maar zoeken naar wat wel mogelijk is, vaak buiten de gestelde kaders en de gangbare routes. Na evacuatie van lokaal personeel hebben we -in opdracht van BBV- het salaris en/of vergoeding in enveloppen met contant geld gereed gemaakt zodat dit overhandigd kon worden aan onze collega’s op het vliegveld of hun (tijdelijke) verblijfplaats in Nederland. Het voelde als een race tegen de klok, maar uiteindelijk was alles op tijd gereed en betaald. Dat gaf een enorme voldoening,’ zegt ze. ‘Tijdens een crisis is er regelmatig overleg binnen FSO maar ook tussen de verschillende betrokken bedrijfsvoeringsdirecties en de post. Iedereen is servicegericht en gedrevenheid om voor de getroffen post en collega’s alles zo snel en goed mogelijk te regelen.’

Noodplan in actie

Colin Mulders, Hoofd FSO Bedrijfsvoering, legt uit dat internationaal betalen erg complex kan zijn, zeker ten tijde van crises. ‘Daarom stelt FSO direct contactpersonen aan zodat belangrijke facturen niet verdwijnen tussen de reguliere stroom. Van HR tot aan de ambassade, iedereen weet wat zijn rol is en heeft een out-of-the-box mentaliteit om de geldstroom richting de post gaande te houden. Tijdens de crisis in Sudan zorgden wij voor een vlotte verwerking en betaling van facturen, ook toen het betalingsverkeer (bijna) onmogelijk was. We regelden en betaalden lopende en nieuwe betalingsverplichtingen en voorschotten voor salarissen van lokaal personeel. De lokale collega’s waren erg ongerust over hoe en wanneer ze betaald zouden krijgen. De bevestiging dat alle salarissen op tijd waren ontvangen, bracht enorme opluchting. Ook na de evacuatie hielden we de lijnen kort en verwerkten we zo snel mogelijk de facturen voor bijvoorbeeld huisvesting van geëvacueerde collega’s en familieleden.’ Volgens Colin heeft de crisis in Sudan FSO laten inzien hoe cruciaal het is om vanaf het begin bij een crisis betrokken te zijn. ‘Als experts in internationale betalingen kunnen we dan direct de mogelijkheden en oplossingen aandragen.’

SCOT team

Andreas Steinböck is naast zijn werk bij FSO-PCM tevens werkzaam als SCOT’er (Snel Consulair Ondersteunings Team). Hij legt uit hoe zijn rol bij FSO en SCOT elkaar versterken. ‘Internationaal betalingsverkeer is complex door verschillende landen, regels en compliance-vereisten, en vereist samenwerking met posten en banken wereldwijd. Bij FSO draait het om meedenken, oplossingen vinden en flexibel inspelen op voortdurend veranderende situaties. Die ervaring neem je mee als je met het SCOT team naar een crisis wordt gestuurd zonder draaiboek, waarin samenwerking, communicatie  en initiatief cruciaal zijn.’ Zijn eerste SCOT-uitzending in Tel Aviv vond hij mentaal uitdagend, maar ook verrijkend. ‘Heel plotseling stap je in een situatie die buitengewoon en onzeker is. Het is pittig, maar het geeft ook veel energie om te weten dat je werk direct bijdraagt aan de veiligheid en stabiliteit van collega’s die in een gevaarlijke situatie zitten.’

De kracht van samenwerking

De kracht van FSO ligt in flexibiliteit, samenwerking en goede voorbereiding. Debbie: ‘We werken met korte lijnen, van lokale medewerkers tot (internationale) banken en het ministerie. In een crisis zoals in Sudan is er geen tijd voor bureaucratie. Iedereen moet elkaar blind kunnen vertrouwen. Met back-up plannen en een flexibel team konden we snel schakelen. Soms moesten we improviseren en omdenken, maar we vonden altijd een manier om onze taken uit te voeren. Kortom, we weten dat we op elkaar kunnen rekenen: we laten niemand in de steek.’