Beoordelingsprocessen eenvoudiger en efficiënter

Van invuloefening naar effectieve ondersteuning

Bij de beoordeling van rapportages moesten collega’s veel en soms onduidelijke vragen beantwoorden. ‘Het doel is een formulier dat collega’s daadwerkelijk ondersteunt bij het beoordelen van rapportages,’ zegt Monique van der Meijden, specialistisch senior beleidsmedewerker FEZ/FM. Ze benadrukt dat de nieuwe formulieren niet slechts een ‘verplichte invuloefening’ moeten zijn. ‘Je ontvangt rapportages, die moet je lezen en daar moet je iets van vinden. Een effectief formulier helpt beleids- en financieel medewerkers om te beoordelen of de organisatie op koers zit om de afgesproken resultaten te behalen binnen de looptijd en het goedgekeurde budget. Op basis van deze beoordeling kan, indien nodig worden bijgestuurd door bijvoorbeeld aanvullende afspraken met de organisatie te maken. Samen met de gebruikers en op basis van de huidige rapportagevereisten willen we het beste formulier ontwikkelen om dat te bereiken’.

Rogier Marchand, senior beleidsmedewerker FEZ/FM, heeft samen met collega’s in het financieel domein en met beleidscollega’s van Bureau Internationale Samenwerking (BIS), het proces grondig doorgelicht. ‘We hebben gekeken waar vragen overbodig of onduidelijk waren.’, legt hij uit. ‘De inhoudelijke vragen werden voornamelijk door beleidscollega’s van BIS opgepakt, terwijl FEZ zich focuste op de financiële vragen.’ Na een intensieve doorloop met feedback van controllers, zowel op posten als op het departement, financieel adviseurs van de Financiële Service Organisatie (FSO) en Monitoring, Evaluatie en Learning collega’s werden verbeteringen aangebracht en getest. 

Doelgerichter en efficiënter beoordelen

Jasper Kort, Senior Beheermedewerker Ontwikkelingssamenwerking (SBOS) in Dhaka, Bangladesh: ‘In het afgelopen jaar heb ik regelmatig een Quality Note ingediend via BZelf bij  onduidelijkheden of wanneer zaken op de pagina mijns inziens overbodig waren. Ik heb op die manier vaak contact gehad met Rogier, die altijd erg open heeft gestaan voor suggesties. Fijn om te zien dat suggesties ook daadwerkelijk leiden tot veranderingen in het beoordelingsformulier. Voorheen waren vragen zeer generiek en verder gedefinieerd in een aantal sub-vragen waardoor antwoorden lang en onoverzichtelijk werden. In de nieuwe formulieren zijn de vragen beknopter en specifieker, wat mij als financieel adviseur de mogelijkheid geeft om rapportages doelgerichter en efficiënter te beoordelen en de controller van een overzichtelijk geheel te voorzien.

Jasper sluit af met een doorkijkje. ‘We zijn als BZ goed op weg om het beoordelingsproces te stroomlijnen. We kunnen winst behalen op het  afstemmen van de beoordelingscriteria met de contractuele rapportagevoorwaarden. Aan ons de taak als financieel adviseurs en controllers om FEZ van input vanuit de dagelijkse praktijk te voorzien!’.

Invoering in IMPACT voor simpeler proces

Een grote stap in de vereenvoudiging komt met de invoering van de nieuwe formulieren in IMPACT, het systeem dat door BZ wordt gebruikt voor de activiteitencyclus. Monique legt uit: ‘Bij de boordeling van de rapportages werk je op dit moment in verschillende systemen: BZelf, 247Plaza, IMPACT en het archiefsysteem Sophia. Vanaf januari 2025 zal de gehele beoordeling, en de goedkeuring van rapportages volledig in IMPACT plaatsvinden. Sinds december is het in IMPACT  mogelijk om tracks en comments zichtbaar te maken in de HTML invulvelden en formulieren zodat op een goede manier samengewerkt kan worden aan de beoordeling. Ook is het mogelijk om schermafbeeldingen toe te voegen voor een solide onderbouwing (audit trail). Met het terugzetten van de beoordelingsformulieren in IMPACT is gewacht op deze functionaliteiten.

De volgende stap is volgens Monique om kritisch te kijken naar de informatie die BZ vraagt aan organisaties. ‘We vragen heel veel detailinformatie. Als we dit kunnen versimpelen, zal dat een gunstig effect hebben op de beoordeling van die rapportages. Soms krijgen we hele boekwerken binnen.’ Het doel blijft om processen zo eenvoudig en effectief mogelijk te maken, zodat collega’s op een toegankelijke manier hun werk kunnen doen.