Informatie goed en veilig bewaren

Dagelijks wisselen we grote hoeveelheden informatie uit bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Het is een uitdaging om deze informatie goed te beschermen, zowel op kantoor als tijdens een dienstreis naar een post . Een reis naar China brengt daarbij extra informatieveiligheidsrisico’s met zich mee, aangezien dit land als Hoog-Risico (HR) wordt beschouwd. Spionage vormt een steeds grotere bedreiging en om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen terechtkomt, nemen we bij BZ (technische) maatregelen.

Efficiëntie en veiligheid in Peking

In september 2024 ging IDI voor ondersteuning naar de posten in China. Dit was gericht op het verbeteren van het bewaren, opslaan en beveiligen van gegevens. Startpunt was de Nederlandse ambassade in Peking. Als IDI waren we onderdeel van de week ’Techtember’,een evenement dat volledig in het teken staat van informatiebeheer, 247Plaza, privacy en informatieveiligheid. Tijdens deze week hebben we de medewerkers van de post intensief meegenomen in alle aspecten van IT, informatiebeheer en cybersecurity.

Onderwerpgericht werken

Lastig om je eigen opgeslagen bestanden terug te vinden? Of informatie van collega's? Je informatiehuishouding goed inrichten is belangrijk in een grote organisatie als BZ. Monique Rook, adviseur informatiehuishouding: ‘Het is belangrijk dat iedereen werkdocumenten op een overzichtelijke manier bewaart, zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn. Dit doe je door onderwerpgericht te werken op 247Plaza, en niet op netwerkschijven, USB-sticks of de harde schijf van je pc. Goed opslaan van gegevens is essentieel voor je eigen werk, de samenwerking met collega's, de informatiepositie van BZ en het naleven van wet- en regelgeving.’

Lokale uitdagingen vragen om veilige oplossingen

Bij BZ werken we veelvuldig met belangrijke en gevoelige gegevens. Naast het zorgvuldig afschermen van de toegang tot documenten in 247Plaza, komt er nog veel meer bij kijken. Elke post kent zijn eigen uitdagingen. Robin van Gerwen, adviseur bewustwording informatiebeveiliging en privacy: ‘In Nederland wordt het gebruik van WeChat bijvoorbeeld ten zeerste afgeraden, terwijl het in China een onmisbaar middel is voor communicatie en het delen van bestanden, ook met overheidsinstanties. Samen met de collega’s op de post hebben we gekeken hoe we dit toch zo veilig mogelijk kunnen doen.’ Het doel van Techtember was om collega’s op de post niet alleen bewust te maken van de risico’s, maar hen ook te voorzien van concrete tools en kennis om veilig en efficiënt te werken in een wereld met toenemende dreiging.

The Key to Your Protection

IDI biedt ondersteuning op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. De posten in China hebben hun eigen uitdagingen. Daar geldt, net als op alle andere posten, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en ook de lokale wet- en regelgeving. De AVG stelt dat de verwerking van persoonsgegevens passend beveiligd en beschermd moet zijn. IDI heeft samen met collega's op de posten onderzocht hoe zij dit op de meest zorgvuldige manier kunnen aanpakken.

Collega’s in actie met 247Plaza

247Plaza is het nieuwe systeem om samen te werken, routeren/accorderen en archiveren. De collega’s van de ambassade doorliepen daarom drie verschillende 247Plaza trainingen. Liza Ramchandani, functioneel beheerder: ‘Collega’s op de posten reageerden positief op het vernieuwde 247Plaza. Veel functionaliteiten zijn nu makkelijker vindbaar. De training werd ervaren als afwisselend, en bestond uit uitleg én zelf doen. Alle collega’s hadden een goede eerste kennismaking met de nieuwe omgeving.’

Goed en zorgvuldig informatiebeheer

Sophia is sinds 2012 het archiefsysteem van documenten tot en met de rubricering Departementaal-Vertrouwelijk. Met de livegang van de nieuwe versie van 247Plaza is dit nu de centrale plek geworden voor het langdurig bewaren van documenten, met uitzondering van personeelsdossiers en projectdossiers (HGIS), die in Sophia blijven. Collega’s kregen op de posten individuele training en ondersteuning van IDI-collega’s om de achterstanden in de archivering weg te werken.

Van Peking naar Hong Kong

Na Techtember in Peking reisden enkele IDI-collega’s door naar Shanghai, Guangzhou en Hong Kong. In Shanghai hebben we een toelichting gegeven op informatiehuishouding, alle trainingen van 247Plaza verzorgd en de persoonlijke Sophia ondersteuning gegeven. In Guangzhou en Hong Kong hebben we ‘onderwerpgericht samenwerken’ workshops aangeboden. Het doel was om uiteindelijk samen een goede structuur in 247Plaza op te zetten, zodat collega’s efficiënt kunnen samenwerken. Met deze dienstreis hebben we als IDI een sterke basis kunnen leggen voor een veilige en efficiënte samenwerking op de posten in China.  Na opvolging van de dienstreis verleent IDI begeleiding om deze werkwijze op de posten verder te implementeren.