Foto Jurgen Huiskes
CIO-oordeel
Grote ICT-projecten worden steeds complexer en daarmee steeds moeilijker beheersbaar. Het CIO-oordeel is bedoeld om opdrachtgevers daarbij te ondersteunen. In 2017 draaiden er vier pilots. ‘Het oordeel van de Chief Information Officer is inmiddels een belangrijke graadmeter.’
IJkpunt was het rapport ‘Grip op ICT’ van de commissie Elias in 2014, vertelt hoofddirecteur Jos van Wesemael: ‘Daaruit bleek dat grote ICT-projecten bij de Rijksoverheid bijna altijd meer kosten dan voorzien, langer duren dan gepland en niet opleveren wat de bedoeling was. Vaak blijkt dat de focus op de probleemstelling aan het begin van het project onvoldoende scherp is. Daardoor loopt een project gemakkelijk uit de hand qua besturing en beheersing. Je moet daar dus aan de voorkant beter naar kijken. Maar ook de mogelijkheden creëren om gedurende de looptijd van het project tijdig bij te kunnen sturen.’
BIT
Gevolg van het rapport ‘Grip op ICT’ was de oprichting van het Bureau ICT-toetsing (BIT), dat in 2016 operationeel werd. Deze onafhankelijke autoriteit valt onder BZK en voert bij projecten, waarvan de ICT-kosten meer dan 5 miljoen euro bedragen, de zogeheten BIT-toets uit. De uitkomst van de toets wordt voorgelegd aan de Tweede kamer. Er wordt onderzocht of goed genoeg is nagedacht over zaken als architectuur, governance, techniek en besturing. Daarnaast toetst het BIT ook of de vereiste documenten aanwezig zijn.
Graadmeter
Van Wesemael: ‘Het is natuurlijk niet zo dat we de uitkomsten van BIT-toetsen wilden afwachten. We zijn daarom bij IenW gestart met het maken van CIO-oordelen bij een aantal grote projecten. Het jaar 2016 hebben we gebruikt om een werkwijze te ontwikkelen en draagvlak te verwerven. We zijn in 2017 gestart met CIO-oordelen in de vorm van pilots. Het CIO-oordeel is het oordeel van de Chief Information Officer. Het is feitelijk een voortoets, waar opdrachtgevers hun voordeel mee kunnen doen voordat het BIT-bureau langskomt.’
Paul Esmeijer, afdelingshoofd Architectuur en Informatiemanagement: ‘Het eerste waar ze naar kijken, is of er een CIO-oordeel aanwezig is. Het is een belangrijke graadmeter. We maken er inmiddels naam mee.’
CIO-team
Het CIO-office heeft een overzicht van alle ICT-projecten groter dan 5 miljoen euro. Daarmee is helder welke projecten een CIO-oordeel moeten ondergaan. Waar het de Bestuurskern betreft, wordt een team samengesteld, dat, onder leiding van een informatiemanager van DCI, het oordeel gaat uitvoeren. Zo’n team bestaat verder uit een informatieadviseur, een IT-architect en een medewerker van het CIO-office. Vaak wordt geprobeerd om ook mensen die minder van de inhoud weten in het team op te nemen. Zo hebben al medewerkers van RWS en ADR meegedaan. Het conceptoordeel wordt met de opdrachtgever doorgenomen, om te zien of er onduidelijkheden in staan. Het oordeel zelf wordt vastgesteld door de CIO.
‘Soms is er bij opdrachtgevers wrevel, achteraf voelen ze zich geholpen’
Wrevel
Esmeijer: ‘Het oordeel ontstaat via een vast protocol. Erg veel tijd kost het lezen van de documenten die een project in de loop van de tijd heeft voortgebracht. Dat levert een eerste beeld op. Vervolgens worden interviews met de diverse betrokkenen ingepland.’
Van Wesemael: ‘Aanvankelijk is er soms wrevel bij de opdrachtgevers van de grote ICT-projecten. Die willen natuurlijk snel verder. En dan moeten ze eerst zo’n - tijdrovende - toets ondergaan. En daarna nog eens de BIT-toets. Dat snappen we. Maar achteraf voelen ze zich altijd geholpen.’
Advies
Esmeijer: ‘Het CIO-oordeel is belangrijk. Maar het gesprek dat de CIO en de informatiemanager daarna voeren met de opdrachtgever, is nog belangrijker. De opdrachtgever moet er immers wat mee kunnen. Ik zie het dan ook meer als een advies dan van een CIO-oordeel.’
Van Wesemael: ‘Precies. We willen voorkomen dat je als opdrachtgever het gevoel krijgt dat een paar gasten van buiten je wel even komt vertellen wat er schort aan jouw project. Het eigenaarschap moet bij de opdrachtgever blijven.’
Esmeijer: ‘We proberen per project maximaal acht aanbevelingen te doen. Bij de vier projecten waarover we in 2017 hebben geadviseerd, was men blij met de wijze waarop we de stand van zaken beschreven hadden. De aanbevelingen waren goed leesbaar, men kon er verder mee. Ons uitgangspunt is: als ons CIO-oordeel niet goed bruikbaar is, hebben we het gewoon niet goed gedaan.’
Beter worden
Van Wesemael: ‘We doen dit als departement ook om gezamenlijk te leren, om samenwerking te bevorderen en natuurlijk om steeds beter te worden in onze ICT-gerelateerde projecten.’
Voor 2018 staan alweer vijf CIO-oordelen op de agenda. Daarnaast is inmiddels ook ervaring opgedaan met adviezen uitbrengen over kleinere ICT-projecten.
Hoe verloopt een CIO-oordeel?
De kern van het team dat het CIO-oordeel uitvoert, bestaat uit een informatiemanager van AIM, een informatieadviseur, een IT-architect en een medewerker van het CIO-office. Esmeijer: ‘Eerst vragen we alle projectdocumenten op. Aan de hand van bijvoorbeeld het plan van aanpak en de architectuurschets, heb je dan al een eerste indruk van de opzet van het project. Vervolgens kijk je samen met de opdrachtgever met wie je verder wilt spreken. We doen maximaal 15 interviews. Daar halen we dan de rode draden uit: is het opdrachtgeverschap goed ingericht, zijn onduidelijkheden en aannames voldoende benoemd, et cetera. Vervolgens geven we een advies met maximaal acht aanbevelingen. Het advies is gericht op het zo efficiënt mogelijk halen van de doelstelling. In totaal kost een CIO-oordeel voor een groot ICT-project twee maanden. Voor kleinere projecten wordt binnen ongeveer vier weken advies uitgebracht.
