Foto Jurgen Huiskes
IBI-FMC loopt voorop met data-analyses
Je wilt als HR Management weten wie je medewerkers zijn, wat ze doen en wat ze kunnen. Je wilt ook rekening houden met wat er de komende tijd bedrijfsmatig gaat veranderen. En zorgen dat je personele bezetting daarop aansluit. Je hebt, kortom, de juiste data nodig. ‘We hebben met HR Analytics in 2017 flinke stappen gemaakt.’
Meten is weten. Zeker in deze tijd van groeiende dataverzamelingen. Maar hoe verzamel je de juiste data? En hoe gebruik je ze om de juiste vragen te stellen? Reflecterend op de ontwikkelingen in 2017, geeft Arjan Aanraad, senioradviseur bedrijfsvoering (IBI-HRM) een kort college data-analytics.
Arjan: ‘Human Resources Management (HRM) focust op een aantal hoofdthema’s, waaronder: meerjarige personeelsplanning, duurzame inzetbaarheid en ziekteverzuim. Die thema’s worden vertaald in beleidscycli. En wij, als projectgroep HR-Analytics, geven met onze data-analyses impulsen aan die cycli.
Neem meerjarige personeelsplanning. Dan kijk je naar je huidige formatie en je bedrijfsdoelstellingen, nu en in de toekomst. En dan is de vraag: kunnen we die doelstellingen realiseren met deze bezetting? In 2017 bekeken we bijvoorbeeld twee interne onderzoeken naar de mogelijke effecten van robotisering en digitalisering. Daarbij komen vragen naar boven als: welke taken zullen worden gedigitaliseerd? Welke banen zullen verdwijnen? Welk nieuw werk komt erbij? Wie zou daar geschikt voor zijn? Kunnen we daar zelf voor opleiden?
Elke beleidscyclus kent vier fases: voorbereiden, bepalen, uitvoeren en evalueren. En elke fase moet zo goed mogelijk worden onderbouwd met feiten. Daar zorgen wij voor met behulp van data-analyses. Het is belangrijk om aan het begin van zo’n cyclus, samen met de HR-manager of -adviseur, te kijken naar de beleidsvraag en of die goed is gearticuleerd. Die beleidsvraag vertalen we in een aantal datagerichte onderzoeksvragen. Tijdens de analyse onderzoeken we of we voldoende data in huis hebben en of deze aangevuld moet worden. Moeten we data van buiten halen? Is de data kwalitatief op orde? Moeten we ze verschonen?
Ik geef een voorbeeld. Bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) zijn ze bezig met duurzame inzetbaarheid. Ze willen onder meer weten wat de bezettingsgraad is van de panden die ze verspreid door het land hebben. Mogelijk gebruiken de inspecteurs de panden te weinig en misschien kun je er een aantal van de hand doen, et cetera. Maar ze hebben onvoldoende analysemogelijkheden. Daar zorgen wij dan voor. Zo kun je uit het salarisadministratiesysteem gegevens ontlenen – en ik zeg daar nadrukkelijk bij: volstrekt geanonimiseerd – over de personele bezetting en standplaatsen. Als je dat nu koppelt aan gegevens over het autogebruik, met de wetenschap dat de gemiddelde inspecteur tegenwoordig graag vanuit huis werkt, dan kun je daar redelijk nauwkeurig uit opmaken wat de bezettingsgraad van je panden is.
‘We geven nadrukkelijk geen beleidsadvies, maar helpen wel aan de voorkant’
Dus, voor de antwoorden op dergelijke vragen leveren wij de input. We geven nadrukkelijk geen beleidsadvies. Maar we helpen aan de voorkant van het proces wel bij beleidsbeslissingen. Het klinkt misschien gek, maar beleidsmensen weten soms nog niet helemaal wat ze precies kunnen onderzoeken en wat ze al (kunnen) weten.
Als wij dan bijvoorbeeld aangeven dat we die en die data al in huis hebben, dan kan dat ervoor zorgen dat ze vanuit beleid eigenlijk heel andere dingen willen weten. Zo kom je dankzij HR-Analytics uiteindelijk tot de kernvraag. En daarmee tot beter beleid.
2017 was voor ons als HR-Analytics een verkenningsfase. Wat kunnen we? Hoe willen we werken? Welke data hebben we tot onze beschikking? Dat waren de vragen die we wilden beantwoorden. We zijn, zogezegd, experimenterend voorwaarts gegaan. Het was ook het jaar dat we onszelf op de kaart hebben gezet en dat het management heeft kunnen wennen aan de gedachte: hé, dit is iets dat ik kan gebruiken.
HR-Analytics (HRA) is een mooie samenwerking van IBI/HRM en FMC/HRM. Tegelijkertijd is het qua omvang nu nog een bescheiden projectgroep, bestaande uit twee data-analisten en mijzelf vanuit IBI, en twee HRM-beleidsadviseurs van FMC.
Met ingang van 2018 moet HRA robuuster worden. Dan gaat het bijvoorbeeld om het koppelen van financiële data of data van facilitair management – denk aan de bezetting van panden. Maar ook bij het toenemende aantal CIO-oordelen, zullen we een steeds belangrijkere rol gaan spelen.
Onze ambitie is om niet alleen HR te verrijken met data, maar dat ook Rijksbreed te doen. Er is daarvoor een apart leerplatform HR-analytics in het leven geroepen, waarbinnen wij een voortrekkersrol vervullen. Vandaaruit zullen we andere ministeries gaan enthousiasmeren om hun eigen platforms voor HR-analytics op te zetten.’
