Foto Jurgen Huiskes
De ontvlechting van IenM
Delen van het voormalige IenM gaan over naar BZK en EZK. De stelregel daarbij is: ‘taak over, mens over’. Maar de praktijk is minder eenduidig. Directeur F&I Hans IJsselstijn, namens IBI de trekker voor de acties vanuit IBI, vertelt over het proces van functies beschrijven, clusteren, afstemmen en plaatsen. ’Ik zeg altijd: wees mobiel.’
De ontvlechting kwam als een verrassing, herinnert Hans IJsselstijn zich. Na maandenlange onderhandelingen was daar begin oktober 2017 het regeerakkoord, waardoor het ministerie van Infrastructuur en Milieu veranderde in het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Gevolg: delen van het voormalige ministerie moesten worden ondergebracht bij de ministeries van EZK en BZK. Ontvlechten, dus.
‘Je bent soms in een grijs gebied constant met elkaar aan het pingpongen’
Hoe verloopt zo’n ontvlechting?
‘Zo’n proces verloopt in de bedrijfsvoering in vijf stappen. Je begint met de vraag: welk werk gaat over? Die werkzaamheden cluster je in functies en functieniveaus. Vervolgens maak je functiebeschrijvingen. Dat is al een flinke klus omdat er veel uitzoekwerk aan te pas komt. De directies van de betreffende diensten bij IenW, BZK en EZK moeten vervolgens de opgehaalde informatie goed met elkaar afstemmen - je bent soms in een grijs gebied constant met elkaar aan het pingpongen. Ben je tot overeenstemming gekomen over de inhoud en beschrijving van de functie, dan komt het daadwerkelijke plaatsingsproces. Uiteraard is daar ook de medezeggenschap bij betrokken. Je publiceert de vacatures voor de doelgroep binnen de directies. Waarna iedereen kan reageren met inachtneming van de richtlijnen. Wij hopen dat we door vrijwillige mobiliteit de functies kunnen invullen.’
Maar we leven niet in een ideale wereld
‘Nee. Het hele proces verloopt natuurlijk met een zekere grilligheid. Met name bij onze ondersteunende diensten kom je uitdagende situaties tegen. De stelregel is: als jouw werkzaamheden voor 70 procent of meer verbonden zijn met beleidsinhoud die overgaat naar een ander ministerie, dan ga jij mee. Ofwel: taak over, mens over.
Echter, in de praktijk vervul jij, bijvoorbeeld als administratief medewerker, werkzaamheden voor meerdere directies, waarbij de ene wel overgaat naar een ander departement, en de andere niet. Of andersom bekeken: de werkzaamheden die overgaan, worden in delen door verschillende mensen gedaan. Dan moet je dus gaan puzzelen: kun je die werkzaamheden zo bij elkaar optellen, dat je er een fte bij EZK of BZK van kunt maken? En dan kom je dus in dat grijze gebied terecht. Maar daar hebben we wel een goede methode voor gevonden.’
En dan ben je er nog niet
‘Klopt. Als je bij ons in schaal 8 zit, dan ga je bij een ander ministerie ook minimaal naar schaal 8. Maar er zijn natuurlijk ook verschillen. Een voorbeeld: bij ons mag je tot 15.000 euro zelfstandig inkopen doen. Bij BZK tot 2.000 euro. Bij ons liggen verantwoordelijkheden laag in de organisatie – dat is ook een kwestie van vertrouwen. En wordt dat vertrouwen geschaad, dan volgt er eerst een gesprek. Wij zijn, denk ik, ook minder van het overal controles inbouwen. Dat is overigens een eyeopener voor BZK. Daar kijken ze nu of ze ons hierin kunnen volgen.
Naast het intensieve proces van mensen begeleiden door HRM, moesten er budgetten, lopende inkopen en eventuele subsidies worden overgeheveld. En er moeten allerlei applicaties, content en dossiers, die bij IBI in beheer zijn, overgaan. Geen eenvoudige opgave.’
Kun je de overstap naar een ander ministerie aantrekkelijk maken?
‘Daar doen we zeker ons best voor. Ik denk dat we daar een solide programma voor hebben neergezet. Je hebt recht op een mobiliteitstoeslag. Het is ook mogelijk om een verticale stap te maken, waarbij het wel zo is dat horizontaal voorrang heeft.
We hebben de vacaturefase opgedeeld in een informeel en formeel deel. In de informele fase kun je vrijwillig zo’n overstap maken. Het voordeel is dat je in deze fase meer ruimte hebt. Wij organiseren bij de ontvangende ministeries bijvoorbeeld huiskamersessies. In een informele setting kun je dan praten met afdelingshoofden en andere collega’s. Die kunnen je vertellen hoe het eruit zal zien als je bij hen komt werken. Die sessies zijn informatief en scheppen vertrouwen. De vrijwillige fase ziet er tot op heden goed uit.’
Wat wil je mensen meegeven, die met ontvlechting te maken krijgen?
‘Ik zeg dan wat ik altijd zeg: wees mobiel. We leven in een tijd waarin je zelf verantwoordelijk bent voor je mobiliteit. Dat betekent: doe assessments, volg opleidingen, sta open voor nieuwe stappen. Het kan allemaal en het maakt je werk leuker en interessanter. Wel, of geen ontvlechting.’
