Tijdlijn 2017

Elke maand krijgt IenW er gemiddeld 70 nieuwe collega’s bij. Om hen snel wegwijs te maken, organiseerde IBI in 2017 elke maand twee à drie introductiedagen. Daarvoor moet veel worden geregeld: een vergaderruimte, fotograaf, dagvoorzitters, gastsprekers, catering, enzovoort. Er hoort ook een uitgebreide administratie bij. Dat klinkt als veel en dat is het ook. Maar omdat IBI het hele proces inricht volgens de efficiencymethode Lean, verlopen de introductiedagen zorgvuldig, soepel en snel.
Dat geldt ook voor deze processen, die volgens de Lean-methode worden onderzocht en ingericht:

• Facturen of foutieve boekingen corrigeren;
• Klachten ontvangen en verwerken;
• Afhandelen van incidentele stralingsmeldingen bij de ANVS;
• Aanvragen van vergunningen bij de ILT;
• Leveranciersmanagement: krijgen wij waar voor ons geld?;
• Wijzigingen aanbrengen in SAP;
• Concernsturingcyclus bij FMC;
• Financieel beheer DCI;
• Jaarbrieven aan ZBO’s;
• Inkopen en betalen: inkoopplannen zijn vanaf de eerste indiening goed – inkoop en betaling verlopen daardoor ook volgens afspraak.

Trein of vliegtuig? Een hotel in het centrum van de stad of liever wat verder weg? Sinds oktober 2017 kunnen medewerkers van Buitenlandse Zaken en Economische Zaken zelf hun buitenlandse dienstreizen regelen. Online, via Travel Expense Management (TEM). Medewerkers kunnen nu altijd en overal reizen plannen, reisopties verkennen, boeken en declaraties indienen. De handige assistente helpt gebruikers stap voor stap op weg. In 2017 is bij IenW de pilot met TEM succesvol afgerond. In de zomer van 2018 zal TEM binnen IenW zijn uitgerold.

Praten over je werk en hoe je werkgever je daarbij kan helpen - het is fijn als dat in een informele sfeer kan gebeuren. Daarvoor organiseerde IBI lunchbijeenkomsten. In 2017 zijn er bijeenkomsten georganiseerd per leeftijdsgroep, omdat dertigers nu eenmaal andere wensen hebben dan vijftigers.
Meerdere leden van Directieteam IBI waren aanwezig om te horen wat er leeft en waar medewerkers behoefte aan hebben. Zo kon je praten over – bijvoorbeeld – een betere mix van oudere en jongere collega’s. Of over minder informatie ontvangen of juist meer feedback geven en krijgen.
De uitkomsten worden nog geanalyseerd en op basis daarvan worden concrete vervolgstappen benoemd. Hierbij worden het management en de medewerkers betrokken.

Elf kilometer documenten hadden ze doorgespit om een papierloze overgang naar de Rijnstraat mogelijk te maken. Gelukkig waren de collega’s van het project ’Schoon over’ goed voorbereid. Er was een projectplan om alle archieven, archiefruimten en bibliotheken van de oude panden aan de Plesmanweg en de Koningskade te ontmantelen, te digitaliseren en/of over te brengen naar musea en Het Nationaal Archief.

Niet alleen moest er veel papier, boeken en documenten worden opgeruimd. Ook moesten de Plesmanweg en Koningskade leeg worden opgeleverd. De verhuiscoördinatoren hebben iedereen gemobiliseerd om op tijd te beginnen met opruimen en weggooien. Er waren speciale plekken waar medewerkers spullen konden neerzetten om te recyclen.

Op de dag van de verhuizing bleef er niet veel verhuismateriaal over. Er was goed opgeruimd, zelfs beter dan verwacht. Mooi is ook dat er, bijvoorbeeld aan de KK4, niets is achtergebleven dat mee had gemoeten. En dat er onderweg ook niets is zoekgeraakt. Resultaat van een goede voorbereiding en samenwerking.

Lees het artikel over de overgang naar Rijnstraat 8.

Het is altijd even wennen als je verhuist naar een nieuw pand. Dat geldt ook voor Gwen Vermeij en haar hulphond Sjakie. Ze vertelt: ‘Verhuizen naar een nieuwe locatie – een zo goed als nieuw pand – dat klinkt zo gek nog niet. Maar als je een rolstoel en een hulphond hebt, blijkt de praktijk toch net even anders. Het is vaak erg druk bij de lift. De toegankelijkheid van, en op, verschillende verdiepingen is niet optimaal. En het invalidentoilet wordt veelvuldig door anderen gebruikt. Bereidheid tot oplossingen vinden, is er wel, tot op zekere hoogte. Maar voor een echt goed toegankelijke Rijnstraat is veel geduld nodig. Je moet de nog overgebleven problematiek aan de orde blijven stellen. Wat Sjakie betreft: hij kan overal werken, als er maar leuke mensen zijn.’

De upgrade van online documentmanagementsysteem HP RM verliep goed dankzij de samenwerking tussen de stakeholders, de ICT, de collega’s van Documentaire Dienstverlening (DD IBI) en de  ‘floorwalkers’ die rondliepen om collega’s verder wegwijs te maken. Met duidelijke informatie, heldere communicatie en korte lijnen stond de zorg voor de eindgebruiker centraal.

De upgrade van HP RM viel samen met de introductie van de digitale werkplek DWR Next en de verhuizing van SSC ICT naar een nieuw datacentrum. Dat bracht grote veranderingen met zich mee, met een flinke impact voor de gebruikers en de organisatie. Dankzij de upgrade is IenW, ten aanzien van informatiemanagement, toekomstbestendig,

Voor ons werk gebruiken we allerlei applicaties. Om wet- en regelgeving snel te kunnen publiceren, bijvoorbeeld. Of om informatie te delen met provincies en gemeenten. Met de komst van het Standaard Platform (SP) is het aantal oplossingsmogelijkheden voor klanten uitgebreid. DCI wil zich deze nieuwe oplossingsmogelijkheid nog verder eigen maken. IBI is (mede)ontwikkelaar, (mede)bedenker en een overtuigde promotor van het platform.

Het SP is een platform voor bedrijfsapplicaties dat werkt in een cloud-omgeving. Het bestaat uit generieke componenten die het automatisch testen en uitrollen van applicaties en releases ondersteunen. Daardoor neemt de inspanning en doorlooptijd van het uitrollen van applicaties sterk af. Ook neemt de kwaliteit - door het uitsluiten van handmatige stappen - sterk toe. Daarnaast bevat het SP een groeiend aantal herbruikbare bouwstenen en een centraal aansluitpunt (denk hierbij aan basisregistraties en e-overheidsvoorzieningen), zodat we binnen het Rijk minder overhead- en ontwikkelkosten maken.

Video over het Standaard Platform op Vimeo

Bob Langeveld startte september 2017 als eerste etage-assistent bij IenW. Samen met jobcoach Lucas van der Veen verkende Bob het pand: met welke lift of roltrap of via welke route kun je bezoekers naar hun afspraak brengen. Belangrijk, want Bob begeleidt onze gasten naar hun afspraken. Ook verzorgt hij de inkomende en uitgaande post op de etages. November 2017 kreeg Bob er een collega bij: etage-assistent Natacha Eyega. Zij werkt voor IBI en FMC.

De functie van etage-assistent is gecreëerd door IBI HRM, om mensen vanuit de participatiewet werk te bieden. Christina Klijn-Tijsterman (IBI HRM/FM): ‘Het is perfect werk voor deze doelgroep. Ze hebben een belangrijke rol: we vinden het belangrijk onze bezoekers goed welkom te heten.’ In 2018 komen er meer etage-assistenten bij IenW.

Met DigiInhuur ondersteun je integraal het proces van het snel inhuren van externe medewerkers. In 2017 rondde IBI de aanbesteding hiervan af en werden plannen opgesteld om DigiInhuur als instrument toe te passen binnen het Rijk. Medio 2018 start de uitrol voor IenW en BZK. Programmamanager Jan van der Krans: ‘DigiInhuur verbindt inhuur met inkoop, HRM en de financiële administratie.’
DigiInhuur kan ook een bijdrage leveren aan reductie van de externe inhuur. Vanuit het gelijknamige programma wordt DigiInhuur gerealiseerd door IBI.

Goed zijn in je vak en je blijven ontwikkelen en verbeteren - het is essentieel om je werk leuk te houden. Voor de organisatie is het ook belangrijk dat medewerkers ontwikkelingen bijhouden. De leerlijn Vakmanschap in Bedrijfsvoering stimuleert het goede gesprek hierover. Niet alleen tussen managers en medewerkers, maar ook tussen collega’s onderling. De leerlijn helpt medewerkers ook op andere manieren om zich te ontwikkelen in hun vakmanschap. Bijvoorbeeld met trainingen, workshops, collegiale uitwisseling van kennis en ervaring (intervisies), en leren in de praktijk. 

Lees het artikel over de ontvlechting.

eParaferen is volledig ingevoerd in het ministerie van IenW. Collega’s van 32 organisatieonderdelen werken er nu mee. Daarmee is een eind gekomen aan een tijdperk waarin we langs de secretariaten liepen om fysieke parafen op te halen, documenten zevenmaal kopieerden en ze daarna bij DBO afleverden.

Managers geven nu, in HP RM, hun digitale akkoord op de stukken. Ook is er een applicatie ontwikkeld waarmee managers op een IPad digitaal kunnen paraferen. Mooi meegenomen: minder printen en altijd de laatste versie van de documenten bij de hand. Naast de volledige Bestuurskern, werken ILT Beleidsadvies en de Bestuursstaf RWS met eParaferen. 

Het onderzoeksteam zit midden in een baanbrekend onderzoek. De resultaten zijn vannacht door de computer uitgerekend en komen vandaag beschikbaar. Maar… het team is verdwenen, de computer doet vreemd. En als er niet snel wordt gehandeld, dreigt er een ramp!
In de Escape Room probeerden collega’s de code te kraken om het drama te voorkomen. Binnen een uur. De Escape Room was een activiteit van Team Integrale Beveiliging van FMC  voor alle collega’s van het pand aan de Rijnstraat. De Escape Room hielp medewerkers op een laagdrempelige manier om zich bewust te worden van de veiligheidsaspecten in het werk.

De directie Luchtvaart van IenW staat volop in de schijnwerpers van media en politiek. Er is dan ook veel te doen. In het regeerakkoord wordt veel aandacht besteed aan Schiphol, Lelystad en de herziening van het luchtruim.
Gevolg was dat de directie op korte termijn op zoek moest naar extra mensen binnen het ministerie.
Hiervoor organiseerden Kathy Aerts-Buurman (IBI HRM) en Anneke Lindhout (FMC HRM) een speeddate-event voor alle IenW-collega’s die interesse hadden in de vacatures. Als kandidaat kon je tweemaal een pitch doen waarin je je belangstelling kon toelichten.
Ruim 100 medewerkers deden mee aan de speeddate. Met resultaat. Naar het zich laat aanzien, zal het merendeel van de vacatures vervuld worden met kandidaten uit het speeddate- event.