‘De financiële functie? Daar gaat het heel goed mee’

Controllers focussen meer op doelmatigheid

‘Het gaat heel goed met de financiële functie’, zegt Machiel Hendrikse – hij is Programmamanager Financiële Functie. ‘De rechtmatigheid van de bedrijfsvoering van het ministerie wordt door ons keurig gecontroleerd en vastgesteld. De begrotingscyclus hebben we goed ingeregeld. De uitdaging is nu: kunnen we de slag maken van rechtmatigheid naar doelmatigheid?’

Wat is nu eigenlijk het verschil tussen rechtmatigheid en doelmatigheid?

‘Rechtmatigheid is een checklist. Het is het antwoord op de vraag of we de dingen die we doen, volgens de geldende regels doen. Je kunt zeggen: business as usual. Heel belangrijk! Maar als je de basis op orde hebt, en met beperkte capaciteit kunt houden, dan is het goed de focus meer te leggen op de doelmatigheid. Meer de grote vragen centraal te stellen: doen we wel de goede dingen? En doen we de dingen dan wel goed?’

Waarom is die verschuiving van rechtmatig naar doelmatig belangrijk?

‘Samenleving en overheid hechten steeds meer waarde aan de doelmatigheid - je kunt ook zeggen: de doeltreffendheid - van wat wij doen. Neem een complex onderwerp als de luchtkwaliteit. Complex, omdat er veel factoren een rol in spelen. Onze luchtkwaliteit wordt beter, het ministerie maakt daar beleid op. Maar hoe weet je nu of, en in welke mate, die luchtkwaliteit door jouw beleid positief wordt beïnvloed?
We vinden het steeds belangrijker dat we dat goed kunnen meten. Dat we echt weten of we resultaten boeken. Ook is het steeds belangrijker dat we voor ons beleid goed verantwoording kunnen afleggen – het gaat immers om publieke middelen. De nieuwe regering spreekt van: ‘inzicht in kwaliteit’.
In dat grotere accent op doelmatigheid kan de financiële functie een belangrijke rol spelen. Bijvoorbeeld door aan de voorkant van beleidstrajecten kritische vragen te stellen, adviezen te geven en risico’s af te dekken. En op deze wijze ondersteunend te zijn aan beleid.’

Hoe gaat dat in z’n werk?

‘Neem de beleidsdoorlichtingen. Tot niet al te lang geleden waren dat ‘moetjes’. Nu zie je dat beleidsmedewerkers er steeds meer het nut van inzien. Door aan de voorkant van projecten ondersteuning te bieden en de financiële sensitiviteit van beleidsafdelingen te vergroten, voorkom je met elkaar dat je er na maanden achter komt dat je – bijvoorbeeld – de verkeerde maatregelen of instrumenten hebt gekozen. Financials houden beleidsmakers scherp. Zo kun je de keten van beleid-uitvoering-inspectie enorm versterken.’

Wat was voor jou in dit opzicht een hoogtepunt in 2017?

‘De grote werkconferentie Financiële Functie 2020 (FF2020). Die vond plaats op 21 september, de dag na Prinsjesdag. Er kwamen 120 man uit alle gremia van het departement bijeen om te reflecteren op samenwerking in de keten en om casussen te bespreken. Het was ook goed dat de SG Lidewijde Ongering de conferentie opende en dat ze de bedrijfsvoering uitdaagde om verder te gaan met innovatie op het gebied van bijvoorbeeld data en digitaal begroten. Ze benadrukte de rol die de financiële functie verder moet ontwikkelen om IenW nog integraler en doelmatiger te maken.’

Het programma heet FF2020 – wat kunnen we voor de komende tijd verwachten?

‘We gaan verder met het uitwerken van programma’s waarin de samenwerking van controllers en beleidsmakers aan de voorkant centraal staat. En waarin we meer focussen op doelmatigheid en innovatie. Dat doen we onder meer met de pilotprojecten ‘Waterveiligheid’ en ‘Circulaire Economie’. In dat laatste project haken decentrale controllers, beleidscontrollers en eventueel de juristen van HJBZ, vroegtijdig aan om advies te kunnen geven over het opstellen van de fiches (beleidsplannen, red.). Dit vereist overigens het nodige vakmanschap van de controllers. Ze moeten een controlerende én adviserende rol spelen en kunnen schakelen tussen die twee rollen. Maar je moet als controller ook zorgen dat je niet op de stoel van de beleidsmaker gaat zitten. Voor een goede samenwerking is het belangrijk dat iedere actor duidelijk in zijn rol blijft.

Verder zijn we bezig met de volgende FF2020-conferentie, die plaatsvindt op 17 april. Het thema is ‘doelmatig beleid maken’. We hopen dat bij de deelnemers de verhouding financials-beleidsmensen dan fifty-fifty zal zijn.’