Milieueffectenrapporten van gemiddeld driehonderd pagina’s, met uitschieters van duizenden pagina’s. Lezen mensen dit werkelijk nog? Dat vroeg strategisch adviseur Paul Eijssen bij ingenieursbureau Royal HaskoningDHV zich in 2015 af. Hij was daarom ook één van de initiatiefnemers om het digitale MER te ontwikkelen. Want de verschuiving van papieren documenten naar digitale, interactieve formats biedt nieuwe mogelijkheden om complexe informatie toegankelijker en begrijpelijker te maken.
Traditionele MER: de uitdagingen
Eijssen, ook lid van het Institute for Environmental Management and Assessment (IEMA) en het International Association for Impact Asssessment (IAIA), is voortdurend bezig met het verbeteren van het werkveld. Hij constateerde dat het traditionele MER vaak niet voldoet aan de behoeften van bestuurders en betrokkenen. “Het is bijna niet te doen om honderden pagina’s grondig te lezen”, legt hij uit. “Bestuurders die op basis van deze rapporten besluiten nemen, hebben de tijd niet om zich door de uitgebreide documenten heen te werken. Daar hebben we de publieksvriendelijke samenvattingen voor, maar die kunnen uiteraard niet alle details opnemen. Details die heel belangrijk zijn voor weloverwogen besluitvorming. Voor belanghebbende burgers geldt hetzelfde. De vraag is dus: hoe kunnen we documentatie zowel compact als gedetailleerd houden.”
Van rapport naar platform
In 2015 initieerde Eijssen een gesprek met Rijkswaterstaat over een pilot gericht op het creëren van een digitaal platform voor MER'en. Deze ging in 2016 van start. Eijsen: “De achterliggende gedachte van de pilot was het toegankelijker maken van informatie. We startten met een online rapport, en breidden dit uit naar een digitaal platform waar we niet alleen informatie zenden, maar ook contact konden maken met gebruikers.” Het online platform gaat verder dan een centrale homepage met projectinformatie. Zo kunnen gebruikers projectkenmerken bekijken, documenten downloaden en hun feedback geven via interactieve functies zoals een chatbot. En dat gedurende de hele looptijd van een project.
Ingewikkelde projecten
Zeker voor technisch complexe projecten is een online platform een uitkomst. “In plaats van de honderden pagina’s tekst kunnen belanghebbenden informatie bekijken via films, foto’s, kaarten, tabellen, infographics en audio. Dit maakt het mogelijk om de meest ingewikkelde boodschappen duidelijk en beknopt te presenteren terwijl de details beschikbaar blijven. Denk aan de ‘uitklapfuncties’ die online biedt: ingewikkelde informatie kan gelaagd aangeboden worden door steeds gedetailleerder te worden naarmate je verder klikt. Zo hebben we onlangs het faalmechanisme van een dijk moeten uitleggen; een heel technisch verhaal waar we acht kantjes tekst voor nodig hadden. Daar heb ik een aantal animaties van dertig seconden van gemaakt. Als je dat kijkt, krijg je als leek een goed inzicht in het probleem en waar een oplossing aan moet voldoen.”
Online participatie
De interactieve communicatie met belanghebbenden maakt het mogelijk om lokale kennis en input te integreren in het besluitvormingsproces. Dit leidt tot beter geïnformeerde en meer geaccepteerde besluiten. “Een van de type projecten met MER die regelmatig langskomt is het aanleggen van een rondweg om een stad. Het is goed om hierbij lokale kennis te betrekken. Bewoners weten toch het beste welke plekken als onveilig worden ervaren, wat belangrijk is om te behouden of wat gevoelig ligt. Het zou mooi zijn als bewoners via online platforms hun zegje kunnen doen, in plaats van op het einde als het rapport al af is en ter visie ligt. Op deze manier kunnen ze ook echt meedenken over oplossingen.” Andere mogelijkheden zijn bijvoorbeeld koppelingen met artificial intelligence (AI). Denk aan een zoekfunctie op basis van vragen stellen: zo hoeven mensen niet meer het hele document te lezen maar kunnen ze gewoon vragen stellen aan het platform. Eijsen: “Die ontwikkelingen gaan heel snel, maar we zijn er nog niet. Zo is de vraag of AI bij het genereren van antwoorden goed onderscheid tussen alternatieven kan aangeven. Dat soort dingen willen we verder uitzoeken.”
Ontwikkelingen
Hoewel een digitale MER vele voordelen kent, valt er in de toepassing nog altijd te verbeteren. Een van de grote uitdagingen is het vergroten van de vaardigheden die nodig zijn om een digitaal platform optimaal te benutten. “Veel mensen die al jaren binnen milieueffectrapportage werken, werken vooral met teksten en zijn niet gewend om informatie veel meer visueel te presenteren”, legt Eijssen uit. "Het visueel denken vergt andere skills waarmee informatie aantrekkelijker en toegankelijker gepresenteerd kan worden. Ook zaken binnen je bedrijf spelen een rol. Krijg ik voldoende steun van mijn management om te innoveren? Wat betekent het maken van een digitale MER voor mijn project? Welk risico loop ik om uit te lopen in de planning? Dit soort nieuwe dingen vinden mensen nu eenmaal spannend. Om dat te tackelen, heb je early adopters nodig. Een andere uitdaging is dat je een nieuwe omgeving moet beveiligen, informatie moet beheren en beveiligen, en moet voldoen aan wettelijke vereisten, zoals digitale toegankelijkheid en de archiveringswet. Stel dat we voor een digitaal rapport een vergunning aanvragen. De overheid heeft een archiveringsplicht. Dat houdt in dat sommige documenten dertig jaar beschikbaar moeten zijn. Zo lang hou je geen website open voor één lokale situatie. Een oplossing is het parallel met het platform opmaken van een aparte MER in een pdf bestand. Zo heeft het ministerie nog wel de pdf ter beschikking als een website uit de lucht wordt gehaald, en voldoet het aan de archiveringsplicht.”
Toekomstgericht
De komende jaren liggen bijzondere ontwikkelingen in het verschiet. Eijsen: “Mensen zitten midden in de digitale transitie , mijn collega’s, klanten, maar ook de eindgebruikers van MER. De nieuwe skills leren die met digitalisering komen. De digitale ontwikkelingen zullen ook steeds verder gaan. Dat maakt het heel dynamisch en biedt veel kansen. Ik ben benieuwd waar we over een aantal jaren staan!”
